智慧校园背景下高校学籍档案信息化建设的探讨

摘 要：本文从智慧校园建设背景出发，探讨高校学籍档案信息化工作的现状，并从优化档案管理模式、开发学籍档案信息资源、构建管理人才队伍、完善相关规章制度等方面提出若干建议。

关键词：智慧校园;学籍档案

伴随着“智慧城市”概念的提出，我国提出了“智慧校园”的建设思路。《中国教育现代化2035》指出，要建设智能化校园，统筹建设一体化智能化教学、管理与服务平台。国家于2018年颁布了《智慧校园总体框架》，提出了智慧校园建设的总框架。智慧校园是在数字校园基础上的物理空间和信息空间的有机衔接，是教育信息化的更高级形态。智慧校园使信息化技术融入到校园的教学管理中，在实现网络全覆盖的情况下打通高校各自孤立的管理软件和系统平台，从而达到资源和信息数据共享的目的。

智慧校园的建设与信息资源建设密切相关，智慧校园的建设对当前高校学籍档案的信息化建设和管理提出了新的要求。近十年来，我国的教育质量水平逐步提高，高等学校的学生数量也明显增加。高校学籍档案的数量和管理难度也因此增加。传统纸质档案管理存在的问题不断增多，运用信息化手段进行学籍档案管理也就势在必行。

一、学籍档案信息化的必要性和意义

学籍档案是高校档案管理工作的主要内容之一，指的是记录学生在校就读期间情况的资料，包括入学材料（如招生花名册）、学籍信息及变更材料、成绩单、奖惩情况、毕（结）业信息（如毕业生花名册、毕业生登记表）等。学籍档案记录了学生在校期间的学习情况。学籍档案的服务应用范围广，包括单位入职、出国深造、职称晋升等方方面面。当前社会和用人单位越来越重视个人档案，中组部印发的《关于完善干部人事档案材料的通知》和《干部人事档案工作条例》都强调了档案材料在遴选人才、学生升学就业中的重要性。通过核实学籍档案能为学生提供学历证明、在学证明、在校期间奖惩荣誉情况。若毕业生的个人档案丢失了，也可以通过查询学籍档案为其提供佐证。

由于学籍档案的使用频率高，纸张易磨损，纸上的字迹也随时间推移而模糊。对学籍档案进行数字化加工处理，能够有效降低纸质原件的使用频率，起到保护档案的作用。另外，传统档案包括大量的实体纸质材料，会占用较大的储存空间。而高校的学生人数不断扩张，在如此大的学生基数之上再扩充档案容量，需要占用学校大量空间资源，动辄上万份的纸质档案资料管理起来也十分耗费人力资源。面对大数据时代智慧校园建设的新趋势，高校学籍档案管理模式必须做出改变，分析传统档案管理模式存在的问题，找出解决方案。

传统的档案利用需经过工作人员查档—从库房调阅案卷—复印档案等步骤，如果需要查找的学籍档案数量较多，则需要工作人员频繁在库房内不同位置调阅案卷，复印之后再归回原位。而进行学籍档案数字化之后，就相当于建立了一个海量的数据库，管理人员可以根据学生入学时间、生源地、专业等字段筛选学生信息，从档案软件系统中快速找到所需的信息数据。学生的学籍档案保存在网络空间，无需担心占用过多的实体档案库房面积。管理人员可以随时查询调阅文档，耗费的时间也比原来减少了许多。这一方法极大提高了工作效率，缩短了工作时间，也节约了人力，使档案调阅利用更加高效、方便。使用数字化管理系统，有关机构在调阅学生学籍档案时只要通过网络渠道或信息系统就可获取所需资料。在管理学生学籍档案的转入和转出方面，传统纸质学籍档案需经过整理、密封、邮寄等程序，而通过数字化管理系统，转入和转出高校只需通过网络进行数据对接，节约了资源和成本。

二、学籍档案信息化工作现状和困境

1.软硬件设施落后

大部分高校的主要精力集中于专业建设，而档案馆（室）属于学校发展中的边缘部门，得到的资金支持力度较小，部分高校缺乏甚至没有学籍档案专项管理经费。在智慧校园建设中，档案部门的话语权和参与程度很有限。有些高校虽在早年引入了学籍管理信息技术，但软件系统并没有随着技术发展而更新，因此不能在智慧校园建设的背景下发挥功效。基础设施的老旧缺、软件配置落后且更新缓慢，这些客观条件都阻碍了学籍档案的保护和利用。

2.信息化程度低

虽然多数高校都推进过档案信息化工作，但档案信息化工作目前仍处于初级起步阶段。多数高校对学籍档案的扫描数字化加工数量很有限，有些仅限于对利用率较高的招生花名册、毕业生花名册等档案材料进行数字化，以提供信息证明和原件复印服务为主。信息化工作还未形成完善的系统，其管理模式也未在高校中得到推广普及。大部分高校的信息化管理是传统档案管理与信息化管理的结合，即在纸质档案管理的基础上，通过扫描、OCR文字识别技术等将纸质档案转化为数字化信息并保存到数据库。

因此，学籍档案的传统收集和利用方式仍为主流，即由学院/系部形成纸质学籍材料，根据学生的培养层次将学籍材料上交到不同部门：本专科学生交教务处、研究生交研究生院、成教生交继续教育学院。以上管理部门再按年度将纸质学籍材料移交学校档案馆存档。档案馆负责提供档案利用服务，其包括查询、调阅、复印纸质档案等。为提高服务效率，档案馆在后期再将纸质档案进行数字化，挂接到学籍档案管理系统中。

3.信息服务能力及管理水平低

随着智慧校园的建设，传统学籍档案管理与服务之间的矛盾愈加明显。传统的学籍档案查询和利用必须到档案馆现场方能办理，提供的材料只能是纸质档案。传统的档案利用方式的耗时、不便捷、靈活度欠佳，导致用户体验差。

在智慧校园背景下，学籍档案信息化建设需要专业技术人才。一名学籍档案管理人才，既要了解高校学籍档案开发利用的相关知识，也要熟悉大数据和网络操作技能。但在当前情况下，此类专业人才还比较缺乏。现有的档案管理人员多为辅导员或行政管理人员兼职担任，以上人员大多非专业出身，缺乏档案专业管理知识，缺乏对自身工作价值的认识，对计算机操作的熟练程度也欠佳，难以全身心投入学籍档案工作。多数工作人员仅满足于根据档案管理规章制度和上级通知文件部署开展工作。对业务不熟悉、档案意识淡薄、档案管理模式与时代脱节、思维方式和工作理念缺少创新等原因都导致档案工作开展不顺利。

4. 未充分挖掘信息资源利用价值

很多高校采用的是早期的学籍档案管理方式，学籍档案的开发利用也将满足师生需求摆在首位。尽管高校通过院系和辅导员收集了丰富的学籍资源信息和数据，但这些信息资源多分散在教务处、学工处、继续教育学院等各个部门，各部门间的数据由不同系统进行统计，处于点状发展状态，尚未能很好兼容或互相导入。这些海量学籍数据信息滞留在各个部门的业务系统中，得不到充分利用，还占用了存储空间，存在数据重复建设的问题。且普通高校对学籍档案的利用也仅限于保管和查询，对学籍档案数据资源价值的发掘还不够。若能通过大数据技术，对以上学籍信息和数据进行横向分析比较，就能为教育部门分析决策提供全面而详实的基础数据支撑，总结出教育过程中的经验和不足，进而推动教学改革，提升高校的办学水平。

三、学籍档案信息化实现途径

传统学籍档案通过拍摄照片的形式将学籍档案信息数字化。这种方式的优点是省时省力，往往只需要几秒钟时间就可以完成信息采集。劣势是对拍摄人员的技术水平和拍照设备有一定的要求。第二种方式是使用扫描仪扫描学籍档案。若学籍资料已经装订成册，多数情况下需要将资料拆分后一页页地进行扫描，以获得良好的扫描效果。若原始学籍资料幅面较大或表有折痕，则不适合采用扫描的方式。

随着智慧校园的建设，通过不同软件录入学籍档案信息是今后学籍档案信息化实现的重要途径。学生从入校开始就产生了各种信息资料，学校的各部门分门别类将学生的信息录入不同的系统，最终汇集成关于学生的学籍档案数据。

四、学籍档案信息开发利用的建议

1.完善相关制度规范准则

要加强顶层设计，将学籍档案信息化纳入智慧校园建设规划之中。参与智慧校园建设的相关标准制定，把学籍档案信息化标准融入智慧校园建设标准体系中，为后期的系统对接和利用奠定基础。根据智慧校园的建设标准，结合现有的电子文件管理规范和档案数字化技术规范制定学籍档案信息化管理方面的规章制度，解决目前学籍档案信息化工作面临的管理操作缺乏实践操作具体标准的困境。从制度层面对学籍管理工作进行梳理和全面把关，对学籍档案形成、整理、归档等各个环节的工作进行指导和规范。加强对高校学籍档案信息安全化的管理，提升学籍管理效果。

2.基础设施配套完善

高校应购买扫描仪、计算机、存储器、服务器等必要的硬件设备，同时抓好软件设施（学籍档案管理系统、信息数据库）建设，提升日常学籍管理工作的管理效率。使档案数据库标准化，与智慧校园系统内的各软件系统可兼容。以智慧校园建设为契机，提升学籍档案管理系统的建设质量。定期对学籍管理的软硬件设施进行更新与维护，确保软硬件设施的正常运行，为学籍档案信息化工作奠定坚实的基础。

3.优化档案管理模式

随着智慧校园的建设，网络会全面覆盖校园范围。基于一体化的建设理念，包括校园一卡通、教学综合信息服务平台、财务系统、人事系统、校园安防、网上办事大厅等多平台融合后，成为一个一站式综合服务平台。借助这个智慧服务平台，校园内的海量信息数据得以互通和共享。

高校根据自身发展实际情况，结合现有高科技技术，探索建立基于智慧校园的数字化学籍档案管理平台，使学籍档案数据从学籍档案的各形成部门汇集到学校的数据中心，实现多部门之间的数据共享、学籍管理系统与智慧校园系统的对接。学校通过更新系统和设备，提高系统快速处理数据的能力，利用网络技术等手段优化档案服务的业务流程，提供PC端、移动手机端等多端口服务体系，以实现学籍档案一站式智慧服务为目标，为广大师生和业务部门提供各种智慧化的服务。面向智慧校园的学籍档案信息化建设，离不开对广大师生群众需求的调研。信息化建设应以用户需求为第一，不断优化服务。使服务对象通过登录这个一站式服务窗口，足不出户就可以向档案馆提出申请，包括查询档案、核实学籍档案、提供成绩单及花名册等服务。不用亲临现场，也不需要向多个部门提出申请，节约双方的时间成本，让数据代替人跑路。

4.开发学籍档案信息资源

各部门综合运用不同技术手段收集学籍档案信息，对学籍资料进行数字化扫描后再分析整理信息。要全面系统地采集学生的基本信息，保证学籍信息的唯一性，对学生在校期间的信息进行记录和追踪，不断更新完善。通过横向纵向比较这些学籍信息，可以对学生在校期间的信息进行大数据分析，便于学校了解掌握学生的基本情况，也能更有针对性地为学生提供职业生涯规划、发展建议等。在各个数据收集系统之间设立标准数据接口，打破数据孤岛，通过数据对接和数据集成，最终达到数据共享的目的。

5.构建专业化学籍档案管理人才队伍

建设智慧校园，需要统筹建设一体化智能化的教学、管理和服务平台。这就需要高校培养或引入高素质专业技术人才，打造一批技术过硬的人才队伍。要加强高校学籍档案管理人才的培养力度，让学籍档案管理人员学习大数据技术、计算机、统计学知识，提高档案管理水平和素养，定期对学籍档案管理人员进行培训，以利更好地推进学籍档案信息化建设。通过提供良好待遇吸纳更多的高科技人才进入学籍档案信息化建设的队伍，提高人员的工作积极性。

6.提升网络信息安全

要加强网络安全防护，注重数据安全管理。在信息化建设进程中，要针对档案的安全性问题采取防范措施，以免导致学生的个人学籍信息泄露。在学籍档案信息化建设进程中，以确保档案安全性为前提，挖掘信息资源价值并提升学籍档案信息的管理效率是未来的努力方向。

7.贴近新媒体发展方向

高校可通过官网、智慧校园系统、微信客户端等提供查询学籍信息的网上预约服务平台，摆脱时间、空间的限制，实现远程服务。通过时间预约，工作人员可集中办理有关业务，师生群众按约定时间即可取件，避免跑空或浪费冗长的等待时间。有些高校在学生服务中心办事大厅设置有自助打印成绩单的打印机，全天24小时开放，为查询者提供了便利。

五、结语

在大数据时代下，智慧校园建设为高校学籍档案信息化建设带来了新的发展机遇。学籍档案管理工作者一方面要优化管理方式，另一方面要在智慧校园建设背景下适时引入信息化技术，适应时代发展趨势，创新思维，提升学籍档案管理的质量和效率，以满足社会对学籍档案信息的多元化需求。

参考文献：

[1]教育部解读《中国教育现代化2035》和《实施方案》[EB/OL].[2019-10-20].https：//www.sohu.com/a/297329594_498657.

[2] GB/T36342-2018.智慧校园总体框架[S]，2018

[3]张建娥.探讨数字化管理模式用于高校学生学籍档案管理的价值[J].兰台内外，2019

（作者单位：福建卫生职业技术学院）

作者简介：朱颜郴（1987-），女，汉族，福建宁德人，硕士，福建卫生职业技术学院综合档案室馆员，研究方向：高校档案管理。