浅谈Excel 数据透视表在财务工作中的应用

张磊

（中国水利水电第七工程局成都水电建设工程有限公司，四川 成都 611130）

一、Excel 中常用的函数

在项目的日常财务工作中发现，对Excel 表格的使用非常频繁，分包等各类台账的登记、工资奖金等统计表的制作、个税申报等模板的录入……随处可见，但是在制作这些表格时，使用的Excel 函数几乎都是简单的加减乘除，虽然这些简单的功能足够应对数据的简单录入、统计。但是一旦遇到比较复杂、繁琐的数据，这些简单的加减乘数显的苍白无力，仅仅靠复制粘贴，则会使工作效率大幅下降。下面介绍几种在财务工作中常用的几种函数。

（一）VLOOKUP 单条件查询函数

在工作中，我们经常会收到公司发送的统计表，要求各项目按要求填写相关数据，公司会根据实际情况发送各种形式的统计表，这时，我们不可避免的会面临公司发的统计表与我们自己做的统计台账会有些形式的不同，使得我们无法直接快速的复制粘贴，有时在表格项目少的情况下，我们可以一个一个的单独复制粘贴来完成，但是当表格项目多的时候，复制粘贴会极大地降低工作的效率和数据的准确性，此时我们可以使用VLOOKUP 函数公式进行快速的填写。

公式1：=VLOOKUP(查找值,数据表,序列数,匹配条件)，如图1

图1 数据匹配函数应用表

VLOOKUP 函数

在工作中被广泛应用，特别是在进行数据匹配时，比如我们在发放工资时，经常会遇到银行系统的导入模板表与工资表中职工姓名及金额，卡号等顺序不同的情况，此时用该公式也会大幅提高数据录入的速度与准确性。当数据进行部分更新时，要想找出其中更新的部分，与其一个个比对，不如在旧数据旁边直接用VLOOKUP 函数公式，重新匹配对应的新数据，再用新数据减旧数据，不为零的就是更新的数据，类似的应用场景比比皆是。

（二）ROUND 四舍五入函数

数据在进行运算时，我们通常会保留两位小数，常用的做法是通过设置单元格格式，选择数值项并保留两位小数，但是，这种做法存在一个问题，那就是虽然我们设置成两位小数，但该数字在进行计算时还是按照原来的多个小数计算，结果是造成最终合计数存在误差。特别是在发放工资时，会使得实际发放金额的合计数与工资表的合计数不同，不得不面临重新制表的尴尬局面。

公式2：=ROUND(数值，小数点后保留位数)，如表1-表3

表1 原工资表

表2 设置单元格保留两位小数后工资表

表3 使用round 公式后工资表

从以上三个表可以看出，设置单元格保留两位小数的方法虽然达到了保留小数的目的，但却在汇总求和时产生了误差，造成这个误差的原因其实还是小数点后几位数要引起的，这也是仅仅通过单元格设置来保留小数的不足之处。而通过ROUND 函数公式计算出来的数值才是我们真正想要得到的，能更准确地解决保留小数的问题[1]。

公式1 和公式2 是我们在财务工作中使用非常多的两个函数公式，实用性强，操作简单，应用范围广。它能够大幅提升工作的准确性，避免了对数据的多次修改，提高工作效率。

二、Excel 数据透视表、数据透视图

对财务人员来讲，记账只是基础性工作，在掌握基础工作的前提下，更重的就是对财务数据进行统计分析，通过横向、纵向等多维度的分析评估项目的经营状况，及时调整经营中存在的问题。分析的基础是对数据的统计，通过函数公式固然可以实现对数据的多种形式的统计，但函数的复杂多样性使我们无法很快的掌握并应用。因此如何快捷有效地对一组数据进行不同角度的统计则显得格外重要。

（一）数据透视表

数据透视表是一种交互式的表，可以根据自己的需要，动态的改变他们的表格形式，以便按照不同的维度对数据进行统计。在项目上工作的这几年，我越发觉得数据透视表在实际工作中的应用的重要性，最突出的就是对职工工资的统计。

一般情况下，人资部或财务部会保留人资系统提供的职工月度工资表，该表能够很好地反应每一个职工当月的收入明细，但是，随着项目管理的需要，有时决策者会要求提供某部门或者某批次进场人员的工资，比如要求提供参与项目科研活动人员在研发期间的工资明细及汇总、在经营活动分析中会要求提供近两年新分学生的收入情况等等，此时，单纯地依靠月度工资表中相关人员的加总，会使得统计工作量大幅增加，费时费力。然而数据透视表能很好地解决工作中这种突如其来的信息统计。只需要对每个月的工资表做简单的复制粘贴就可以轻松筛选所需人员的各种明细。

为了使制作的数据透视表能够很好的反应我们的需求，首要前提也即最重要的条件就是对基础数据的处理，即数据源的处理，数据源的处理很大程度上决定了统计的维度，需要注意的问题就是在选择的数据源中不要出现空值或合并单元格，如表4，

表4 《工资表模板》

将每个月汇总成同一个表，注明所属年份、月份及各个项目，注意表格需要套用Excel 表格格式，这样的方便之处在于，每次添加的数据可以自动汇总在数据透视表中。只需对数据透视表进行刷新即可。

在插入数据透视表时，可以根据自己的需要选择不同的统计维度，比如筛选某职工或某组职工的工资明细，可以选择姓名为筛选项，年份及月份为行项，所需要汇总的工资构成项为为值。也可以以时间为筛选项，姓名为行项等等。如图2

除了人员工资统计外，还经常会统计分析项目经营的成本，在建造合同中，成本项多由直接材料，机械使用费，间接费用等构成，我们也可以通过数据透视表对这项项目进行统计分析。如图3，可以通过对字段的选择，随时统计各类成本的明细。

（二）数据透视图

数据透视图就是将数据透视表的数据转化为图的形式，即数据可视化，使得数据更直观的展示出来。由其在财务分析报告上，数据透视图的使用可以让报告使用者对数的增减变动一目了然，如图4，通过调整左上角的年份按钮可以分别看出2017 年和2018 年各季度直接材料和机械使用费的增减变动情况[2]

三、总结

数据透视表的功能不仅仅限于简单的汇总，还可以进行数据的运算，与数据透视图的结合，使得数据统计更直观，更易理解。此外，通过切片器，日程表，数据连接器等功能，可以使得图与图之间形成牵一发而动全图的联动效果。

Excel 功能极为强大，而我们日常用到只是冰山一角，但仅仅是这冰山一角也有许多财务人员也无法熟练掌握，在工作中甚至还遇到完全不会Excel 办公软件的。因此，我认为作为财务人员，除了扎实的专业知识以外，还应该学习类似于Excel 这样的办公软件，虽然有时候这不是必要的，但会使用能极大提高工作效率。

本文简单介绍了Excel 办公软件中非常实用的统计功能——数据透视表，目的是希望更多的财务人员能够认识它，了解它，能够结合实际将它应用到自己的工作中。此外还介绍了我在工作中经用的两个函数公式——VLOOKUP 和ROUND，在此分享给大家，因本人能力有限，不足的地方请大家批评指正。