浅谈网络环境下如何做好档案管理工作

摘要：信息时代的快速到来为各行各业带来便利条件的同时，也改变了各行业传统的工作和管理模式。在国家提出“互联网+”这一战略背景之后，各行业都积极加强与互联网信息技术的结合，从而推动产业发展和变革，档案管理同样也适应这一发展潮流。本文重点探讨了互联网环境下档案管理工作的特点，以及如何做好档案管理工作的要点。

关键词：网络环境;档案管理;发展

一、网络背景下档案管理工作的特点

1.创新性

网络背景下档案数据种类繁多，除了传统的纸质化档案之外，还包括了图像资料、图形资料、音频资料以及视频资料等。同时，档案数据通过互联网取得实现了传输和阅读方面的便捷性，为广大受众群体提供了便利。在此基础之上，档案管理工作也应当紧密结合档案资料技术的发展，积极创新管理手段，将信息管理和知识管理有效结合起来。另外，在互联网背景下，传统的档案管理工作模式也有所改变，档案管理的工作人员在开展档案管理工作时除了要融入信息化思想之外，更需要改变传统的管理理念和模式，使得档案管理的数据录入、分离、存储以及传输等过程更具有时代性。

2.便捷性

随着互联网技术的快速发展，通过网络渠道获取信息成为了快捷而便利的方式，这也为档案管理工作提供了便利条件，通过对档案数据的数字化和信息化存储、传播、查询等过程，实现了传统档案管理工作的本质性创新。尤其是在档案查询方面，传统的档案管理在查询资料时需要人工查阅纸质文献资料，过程慢，效率低，而数字和信息化档案数据的查询，通过网络渠道精确检索要查询的信息数据，可以极大地降低档案查询时间，提高查询的效率。

3.安全性

传统的纸质档案在归档和存储过程中，由于自然老化、人为损坏以及偶发事件等因素，容易造成档案的损毁，进而导致相关重要数据泄露或丢失的问题发生。然而，在网络背景下，电子化和信息化的档案数据是被保存在虚拟的网络空间中，通过数据库或者云端的形式来存储，即便是纸板的实体档案发生丢失或损坏，管理员依然可以通过数字档案来还原所需要的数据，进而满足数据和传输的查阅需求。

4.协同性

传统的档案管理工作中，信息数据的收集和录入都需要档案管理工作者独自完成，其工作内容繁重，其在数据的使用上存在着很大的局限性。网络背景下，企业中的各部门可以通过网络平台建立联系，形成共同协作关系，从而实现对数据的共同使用、录入、收集以及更新等，极大地提高了数据使用的效率。

二、信息网络环境下档案管理的途径

1.创新管理模式，转变管理方式

信息网络环境下，档案管理工作需要结合信息技术的特点，创新管理模式和管理方法，具体来讲，一方面应当改变传统的管理工作流程，以满足信息化档案管理的需求。在档案存储和检索方面，通过信息化技术提高存储的安全性和检索的便利性，同时丰富信息存储的形式。另一方面，从硬件设备和软件系统两方面着手，建立档案管理的网络平台，尤其要重点做好设备的研发和系统应用，在此基础之上做好系统软件的设计和平台的建设，同时积极组织开展档案信息在网上的公开发布，从而方便社会公众和各单位信息需求者检索、查阅，提高档案信息的应用效率。

2.加大档案信息化管理经费投入

档案的信息化管理工作是时代发展的产物，为了推动档案管理工作的信息化建设，首要做的就是从经费是给予必要的财力支持，从而为开展档案信息化管理提供物质保障。在信息化技术不断更新换代的网络背景下，企业的档案信息化管理也应当紧跟最新的前沿技术，确保档案管理工作与最新技术的紧密结合。这就需要企业相关部门针对内部档案信息化建设要做好专项的经费预算，在前期各项技术经费投入之后，还需要持续关注行业的发展趋势，通过定期更新技术设备、加强员工学习培训等形式，加快信息化档案管理工作的步伐。另外，在档案的信息化管理工作收到一定的經济效益之后，可以将这部分经费重新投入到档案的网络建设工作中，这样形成循环投资，从而更好地满足档案信息化管理工作的发展和需求。

3.构建档案管理标准化制度

为了推动档案管理信息化建设的有序开展，企业应当制定各种规范和标准，并严格予以落实，从而确保不同类型的档案管理工作能够形成统一、完整的体系，进而实现档案管理工作的效益最大化。例如，在信息网络的大环境下开展档案管理工作，为了实现不同档案之间的数据交换、档案信息的传递以及档案资源共享与网络平台链接等相关内容，必须要具备统一的规范要求才能实现。因此，开展档案管理工作中需要建立起一套行之有效的标准化规范模式，确保现代化档案管理的顺利开展，为档案管理信息化建设提供良好基础。

结语

网络信息环境下，档案管理工作人员及企业管理层首先要明确认识到档案信息化管理的重要性，通过强化档案信息化管理意识，构建标准的管理制度，创新档案信息资源服务方式等方式加强档案管理信息化建设，使档案管理信息化得以更好实现。

参考文献

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[2]倪占云.城镇居民医保档案管理的思考与分析[J].农家参谋，2018（07）：267.

作者简介：徐亭芳（1975.01.20）女，籍贯：汉族，学历：在职本科，单位：山东省轻工工程学校，职称：档案管理中级，主要研究方向：档案信息化。