高校国库资金对账管理优化及改进建议

倪梦琦 （合肥工业大学财务处 安徽合肥 230000）

国库资金管理是高校财务的基础性、重要性工作，高校收入绝大部分来源于财政拨款，由于会计核算工作量大，制单、复核、支付通常不在同一天进行，国库资金对账不便于日结，需要按月结账核对账务，但由于对账不及时、对账方法落后，国库资金的安全性难以保证。本文针对高校国库资金对账工作存在的问题，优化了国库资金对账流程，并提出了相应的改进建议。

一、高校国库资金对账的必要性

（一）通过对账发现问题、总结经验，符合监管要求。为控制、反映、纠正预算执行中的违规问题，确保财政资金使用安全、规范、高效，财政部门设置了动态监控互动机制，定期向高校披露资金支付疑点、交流业务反馈意见等。在国库资金对账过程中，高校财务部门可以发现国库资金使用不规范的情况，及时退库或调整支付令，避免因财政部门监控发现违规而对高校进行批评或处罚。

（二）保证国家财政收支平衡，社会资源合理分配。高校国库资金属于财政拨款，财政资金使用有明确的用途和范围，需按照预算严格执行，才能有效保证国家财政支出的合理性和计划性，达到国家财政收支平衡和社会资金合理分配的目的。

（三）减少零余额账户风险。零余额账户虽然只有额度，余额为零，但是只要支付令使用合规，即可立即划转额度且难以转回。财政部门明确规定零余额账户不得超支、串支，但因国库资金对账不及时，零余额账户超支、串支的现象时有发生，影响高校主管部门下一年度零余额账户额度的返还情况。

二、高校国库资金对账工作存在的问题

由于高校零余额账户入账及使用需要按照支出功能经济科目收付，不得超支、串户，所以对账工作需要核对两部分的内容，一是银行对账单与高校银行账进行核对，二是高校银行账（项目支出）与项目余额进行核对。然而，高校每年收到的财政拨款按照支出功能经济科目分类可达几十种，每月对账业务通常存在以下问题：

（一）高校银行对账系统无法满足国库资金对账明细需求。高校使用的银行对账系统多嵌套于财务系统中，先将银行交易明细导入，再导入会计凭证零余额账户明细账，然后财务系统可先进行自动对账。系统自动对账完成后，若出现无法自动对账的凭证，再进行人工勾选手动对账。这种单纯通过具体银行开户行进行系统对账的方式，核对结果只能表明零余额账户总数的准确性，由于无法按照支出功能经济科目进行核对，导致出现串支情况时无法及时发现。

（二）国库资金对账工作监督不到位，高校对账不及时。根据相关规定，教育部直属高校自2019年起不再要求报送《教育部某年度直属高校国库资金执行情况统计表》，导致高校按月核对国库资金的工作未受到有效监督，可能产生年末突击对账或者几个月才进行一次国库资金对账的情况，无法准确、及时找到基本支出和项目支出银行账差异，此时再去调整、更改会计凭证时效性差，若跨月进行国库资金退库或调整支付令，将导致国库资金使用不规范。

（三）代理银行对高校零余额账户重视程度有待加强。尽管代理银行总行对此项业务很重视，但代理银行分行因岗位调动频繁、零余额账户业务与个人绩效不挂钩、操作人员业务不熟悉等原因，入账通知单、银行回单、银行对账单等各类单据提供不及时，导致高校国库资金对账业务滞后。通常，高校财务部门在次月3至5个工作日才收到本月零余额额度对账单，且零余额额度对账单到达后，还有部分银行回单未送达，导致高校国库资金一般在次月7至10个工作日才能对账结束。

（四）高校财务部门岗位设置缺失、专业人员配备不齐。主要体现在三方面：一是极少有高校单独设置国库管理机构或国库管理工作岗位；二是没有专职人员进行国库资金对账，兼职人员相互沟通不足，职责不清；三是多数国库管理人员未经过专业培训，对政策掌握不够、学习能力欠缺。

三、高校国库资金对账流程优化

现有的财务系统银行对账功能只能满足零余额账户总账核对，不能对支出功能经济科目之间是否超支、串支进行核对，此外，高校还应该对每个支出功能经济科目进行明细账核对，零余额账户明细账与各项目的费用发生、资产购置也应进行核对。为此，在财务系统之外可设计一套人工对账流程，以配合银行对账系统，完善国库资金对账业务。

（一）核对内容。高校国库资金对账分为两部分。（1）“银行账-科目账”核对。每月初收到代理银行的额度对账单后，应核对两组数据：一是零余额账户额度对账单上的每个支出功能经济科目的余额；二是财务系统中记录的每个支出功能经济科目余额。（2）“科目账-项目账”核对。“银行账-科目账”核对完成后，还应核对两组数据：一是财务系统中记录的每个支出功能经济科目余额；二是按规定可以使用每个支出功能经济科目进行支付的项目余额。

（二）对账表格设计。

1.支出功能经济科目转换为资金来源。由于高校财务系统多使用资金来源代表不同支出功能经济科目，且对账时多数数据需要通过财务系统进行提取，为了达到核对“银行账-科目账”的目的，应将支出功能经济科目调整成对应的资金来源。以复旦天翼财务系统为例，基本支出的支出功能经济科目顺序为：科目-预算管理-预算来源，基本支出的资金来源顺序为：预算管理-预算来源-科目；项目支出的支出功能经济科目顺序为：科目-预算管理-预算来源-关联号，项目支出的资金来源顺序为：预算管理-预算来源-科目-关联号（见表1）。

表1 支出功能经济科目转换为资金来源示例

2.国库资金对账表格设计。依据国库资金对账的两部分内容，有三类金额需要填列：（1）“银行余额”，即每个资金来源的银行额度对账单“本年未支用余额”。（2）“科目余额”，即财务系统记录的每个资金来源的“本年借方余额”。（3）“项目余额”，即项目账中每个资金来源的“期末余额”。三类金额填列完成后，根据上述国库资金对账的两部分，需要计算两个差额：（1）差额1=银行余额-科目余额，用以进行“银行账-科目账”核对。（2）差额2=项目余额-科目余额，用以进行“科目账-项目账”核对。其中，资金来源为9位时为基本支出。基本支出用于校内预算分配的项目开支，是高校日常所需的必要支出。对于预算分配项目，高校当年的基本支出都会使用完毕，还需实拨资金进行补充。基本支出入账时属于科目核算，非项目核算，校内预算分配金额一般大于基本支出金额，导致财务系统设置的基本支出项目余额大于基本支出零余额账户余额，不会出现基本支出未使用完毕的情况。故基本支出只需要计算差额1。资金来源为12位时为项目支出。项目支出是高校为完成特定的工作任务或事业发展目标从财政部门取得的财政拨款，需要专款专用。项目支出入账时需要进行项目核算，每类项目只能使用拨款资金，且不得使用基本支出或其他类的项目支出。若使用项目支出时，未能按支出金额及时准确使用，可能导致项目余额大于科目余额，最终出现项目支出无法使用完毕的情况。故项目支出需要计算差额1和差额2。每月高校国库资金对账表的设计如表2所示。

表2 高校国库资金对账表

（三）核对结果分析。高校国库资金对账表填列结束后，应根据差额1和差额2的金额来确定核对月份的国库资金入账及使用是否正确。

1.差额计算结果。（1）差额1=0时，表明核对无误；差额1≠0时，需要继续分析差异原因。（2）差额2≥0时，表明核对无误；差额2＜0时，需要继续分析差异原因。

2.差额原因分析。由于高校会计核算工作通常月结不日结，若出现差异可以从以下几方面进行查找：（1）差额1＞0。通常考虑月末账务未处理及时，有三种原因：第一，银行未及时送达零余额账户的退单，导致财务系统中资金来源借方发生额少记；第二，银行未及时送达零余额账户额度到账通知书，导致财务系统中资金来源借方发生额少记；第三，有部分网银支付失败，财务人员未及时进行账务处理，导致财务系统中资金来源贷方红字少记。（2）差额1＜0。通常考虑“资金来源”串户，重点检查零余额账户退回的会计凭证和零余额账户支付失败的会计凭证。有三种原因：第一，零余额账户退回的会计凭证应为资金来源A，财务进行账务处理时误录入为借记资金来源B，导致资金来源B的差额1＜0；第二，零余额账户支付失败的账务处理凭证应为资金来源A，财务进行账务处理时误录入为资金来源B的红字处理，导致资金来源B的差额1＜0；第三，零余额账户退回的会计凭证应为资金来源A，财务进行账务处理正确，代理银行在银行系统中误操作退回至资金来源B，导致资金来源A的差额1＜0。（3）差额2＜0。在差额1核对完成后，需要分析差额2的原因时，通常从两方面查找：第一，特殊情况允许从零余额账户向实有资金账户划转时，未进行及时划转，如确需划转的工会经费、代扣的个人所得税、符合规定的工资中代扣事项、高校内部机构之间合理的结算支出、尚不能通过零余额账户委托收款的水电费等。第二，考虑资金来源串户，某项目支出时应从零余额账户资金来源A进行付款，但使用了资金来源B付款，导致资金来源A的差额2＜0。

3.差额解决办法。（1）差额1的解决办法。如果是银行未及时送达零余额账户退单、零余额账户额度到账通知书的原因，应及时与代理银行取得联系，要求代理银行在月末对账单到达前务必送达各类银行单据。如果是财务人员未及时进行账务处理或财务进行账务处理时误录入资金来源的原因，应立即登录上月财务系统进行补录会计凭证或修改会计凭证。如果是财务进行账务处理正确，代理银行在银行系统中误操作的原因，高校财务部门可以先要求代理银行在银行系统中进行更正，但是多数情况下代理银行无法在银行系统中更正，只能高校按照代理银行错误的资金来源进行退回处理，并在重汇时继续使用错误的资金来源。（2）差额2的解决办法。如果是特殊情况允许从零余额账户向实有资金账户划转，但未进行及时划转的原因，财务人员无法在上月进行账务处理，应在本月补记此项资金划转凭证，以保证本月项目余额与科目余额核对无误。如果是资金来源串户的原因，财务人员也无法进入上月更改，应在本月进行更正支付令的处理，并及时与代理银行沟通，提交更正支付令申请，以保证本月项目余额与科目余额核对无误。

四、高校国库资金对账的改进建议

（一）提高国库资金风险意识，加快零余额账户执行进度。国库资金使用的合规性和及时性，尤其是项目支出中六大专项（改善基本办学条件专项、双一流建设专项、教育教学改革专项、基本科研业务费专项、捐赠配比专项、管理改革等绩效拨款）的执行进度，不仅是财务部门的责任，还与相关业务部门、职能部门有关。高校应建立各部门相互沟通的协调机制，提高严肃使用国库资金的意识和国库资金风险防范意识。使用国库资金前，应考核对方单位的资质；使用时，应在货物和服务验收合格的前提下准确录入、反复核对对方单位的账户信息；使用后，及时与对方单位沟通保证国库资金的执行进度。对于因支付失败、对方单位信息录入错误等原因导致的国库资金退回，财务人员应核对支付时的会计凭证、银行退单、重汇凭证，保证资金使用一致性，提高正确的零余额账户执行进度，以保证国库资金对账时及时、准确。

（二）加快财务信息化建设。高校应加快财务信息化建设，推进对账机器人上线以完成部分国库资金的对账工作。针对本文设计的国库资金对账表，除了差异原因的分析和解决办法需要人工进行解决外，表格设计与填制可向财务软件公司提出需求，共同研制、编制财务对账机器人小程序，解决财务人员因手工填制数据误输、漏输或财务人员自身职业道德风险导致的对账工作错误。

（三）落实国库资金对账监督机制，督促高校及时对账。对账监督机制可通过三方面达到目的：第一，完善和制订对账流程和办法，让高校国库对账工作操作有依据；第二，加强国库资金对账工作动态监督机制，不定期检查高校国库资金对账工作底稿和完成情况，让高校因监管的不确定性形成自觉进行国库对账管理的习惯；第三，建立国库资金对账奖惩机制，对于未能按期完成对账的高校进行批评教育或惩罚，鼓励高校创新国库资金对账工作方法、工作流程。

（四）加强与代理银行的沟通，共同配合完成国库资金对账工作。零余额账户到账通知书、银行回单、银行对账单是会计档案的重要组成部分，也是国库资金对账的重要依据。日常工作中，高校财务部门应指派专人与代理银行零余额账户业务人员沟通，督促银行零余额账户到账通知书、银行回单、银行对账单送达。对于银行人员多次因业务不熟悉或工作懈怠导致的高校国库资金入账不及时、使用串支现象，应由高校财务部门负责人积极与代理银行分行领导沟通，必要时向代理银行总行反映。高校和代理银行还可以共同改进到账通知书、银行回单、银行对账单送达流程，在保证数据传输安全、稳定的前提下，从纸质单据传输改成电子数据传输，以保证数据传输及时，提高国库资金对账效率。

（五）高校财务部门完善机构设置，提高专业人员素养。高校财务部门在人员充足的情况下，可专设国库资金管理机构或国库管理工作岗位；若高校人员短缺，应指派专人从事国库资金对账工作，使得职责清晰、责任到人；若国库资金管理岗位由多名财务人员兼职，应在相关文件下达、预算拨款、使用进度等过程中加强沟通，相互交流各自在国库管理中遇到的经验和障碍，不断修改、完善国库资金管理工作，以利于国库资金对账工作的开展。为提高专业人员素养，高校可安排负责国库管理工作的财务人员到其他单位调研或参加相关培训，提高专业技能和职业能力，并通过加强校园或部门文化建设，提高专业人员的职业道德。