基于业财一体的资金管理平台信息化建设实践

秦臻 薛沁

摘要为加强资金管控能力，提升业财融合深度，项目團队以流程优化、信息共享、自动制单为目标，开展了资金管理平台的信息化建设工作。结合本单位资金管理需要，围绕操作平台不统一、业务流程有重叠和资金计划无平台等三方面问题，明确了现阶段资金管理平台应具备的六大功能域，制定了两个阶段的建设目标和实施计划。通过梳理四类核算业务场景，设置会计分录模板，实现了财务凭证的自动化生成。通过对物流信息、合同模块和账务系统的整合，改进了业务审批流程，赋能软件进行资金计划申报、审批、执行、反馈环节的刚性管理，达到了对合同执行信息的实时查询，为后续收支联动开展资金平衡奠定基础。

关键词 资金管理；资金计划；财务信息化；数智财务

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2021.03.005

伴随国家新发展理念的明确及集团公司高质量发展的部署，创新驱动已成为企业管理变革的重要遵循。近年来，财务共享、电子票据、RPA机器人等新管理模式正被多数企业导入应用，并作为有效推进业财融合的载体或工具，迈向精彩纷呈的数字化转型之路。企业管理的本质是创造价值，资金管理作为财务管理最有效的抓手之一，需要快速适应数字经济的浪潮，为企业的高质量发展提供全方位的创新赋能和管理支撑。FACRI公司是航空工业集团下属的科研院所，十三五期间，在国家战略及集团改革的推动下，企业规模快速扩张，2020年末营业收入62.8亿，较十三五初期增长近60%，同步带来的是业务密集性和管理复杂度的增加。如何将传统业务与数字财务相结合，以信息化为核心构建高效的财资管理平台，夯实管理基础，提供决策支持，是财务管理者急需解答的命题，实践方式就是突出创新引领，深挖业财融合，实现财务转型。

一、现状分析

（一）操作平台不统一，影响业财信息集成

本单位同时存在U8、SMS两套物流业务管理系统，前者为用友公司开发，用于材料业务审批，后者为单位自主开发，用于所有合同业务的信息化管理以及外协、二配等其他业务的审批。对于材料费的核算，一方面，审核会计需要横跨SMS、U8、浪潮三个信息系统才能完成财务凭证的处理，人工处理的复杂性和出错率较高；另一方面，U8系统版本过低，已无法持续更新与运维，且不支持管理改进与其他平台的交互。相反，SMS作为自主研发的供应管理系统，综合了合同与物流管理的要求，近年来在财务部门和供应链管理部门协同推进下，相继完成了协作件、配套成品件物流与财务核算的对接，已具备整体物流核算与价值管理统一集成的基础。

（二）业务流程有重叠，影响业财信息融合

业务审批与支出审批共用一套流程，付款单审批流程串联了合同结算与财务支出流程。经办人员必须先完成合同管理部门的结算审批，然后通过财务支出的分级审批，财务才能进行挂账处理，这种模式下的信息化流程会导致成本归集滞后，影响资产负债的完整性。付款单审批完成仅代表财务已挂账，款项能否支付取决于后续是否有资金计划。从财务核算原则上讲，经办人员履行完合同管理部门的合同结算审批，就应当具备财务审核挂账的条件，进行成本或资产的计量，以及对应负债的确认，至于是否完成财务支出的分级审批，只是影响资金实际流出的必要条件。因此，合同结算审批与财务支出审批需要在流程上进行分离，让债务管理与资金管理独立运行，实现成本流与资金流的双重闭环，才能更好地进行业财信息交互和数据提取。

（三）资金平台未建立，影响业财信息显形

本单位的资金支出纳入预算管理，通过月度资金计划具体实施。由于没有建立统一的资金管理平台，资金计划在申报、审批、执行、反馈这四个环节均靠人工EXCEL进行信息传递，全流程效率不高，且对于经办人员最关心的付款信息无法显形。在申报环节，因系统缺失实际欠款信息，用款部门只能依托财务部门从账务系统导出的应付清单进行申报；在审批环节，由于有用款部门人工填报的因素，需要财务人员对申报信息进行二次校验，审批标准也存在职业判断的影响，对于报账即付的业务，还需登录SMS或U8系统逐笔查询是否已完成相关业务审批；在执行环节，需审核会计对照资金计划逐条甄选后付款处理，因没有信息化管控手段，存在未按照资金计划进行提前付款的风险；在反馈环节，资金主管月末将资金计划与账务系统逐一比对，工作量极大且反馈时点滞后。基于以上原因，需要快速建立统一的资金管理平台，作为业财融合的桥梁，实现业财信息显形，有效支撑经营发展。

二、目标与规划

（一）管理目标

资金管理的业务范畴包括营运资金以及投融资管理。作为一家军工科研单位，财务部门的首要职责强调的是精准服务，以全面保障科研生产任务为目标，加强营运资金管理，即在严格执行各项资金管理制度的要求下，确保资金链安全，通过资源整合盘活资金，提高资金使用效益；另一方面是多元开拓融资渠道，在政策边界内创新金融手段，优化企业资金结构，合理控制融资成本。由于资本运作有专门的主管部门，故本文未涉及投资管理领域的内容。

自2019年起，本单位紧密围绕业财一体化开展管理实践，在财务管理领域设定的工作目标之一就是建立一套科学、共享的资金管理平台，与业务系统实现信息互通，与账务系统达成自动制单。基于以上目标，借鉴外部优秀案例，结合单位业务实际，规划资金管理的业务范畴，梳理出现阶段资金管理平台需具备的六大功能域，见表1。

账户、外部融资及票据管理功能域，主要面向财务专业本身，关注资金的合理配置，目标是优化资金的流动性，提高资金的使用效益，信息化的紧迫程度较低；资金结算和资金计划功能域，主要面向财务与其他业务系统的融合，关注资金的高效运营，目标是业务信息自动生成财务信息，财务信息可回溯到业务信息，信息化的紧迫程度和难度较高，是资金管理的基础；银企直联功能域，主要面向财务与外部银行系统的对接，关注资金的智能响应，目标是打通收付款的最后一公里，实时捕获收支信息，全面掌握资金动态和财务状况，信息化的前提是资金管理平台具备完善的结构化信息。

（二）建设思路

本单位信息化起步较早，已在多业务领域完成了单点的信息化建设，具备较强自主开发能力，考虑后续资金平台与销售、合同、账务等内部业务平台的交联关系，整体的建设思路是充分利用自身能力优势，以合同为源头，重点关注销售与收款、采购与付款业务活动同财务活动的集成，采用先分离后整合的建设模式，分步实施信息化建设工作计划[1]。

第一阶段重点解决基础建设的问题。在整体信息系统设计层面，建立统一且自主可控的付款结算审批系统，为后续个性化需求和管理报表定制奠定基础，通过对资金管理流程的梳理和调整，实现合同结算审批与财务支出审批的分离，从源头上确保负债与成本的完整性，明确成本流与资金流的双重闭环机制。在资金计划审批执行层面，完成申报、审批、执行、反馈全过程通过信息系统闭环，显形合同执行信息，取消人工非增值作业，提高各环节的处理效率及用户满意度。在业财信息系统交互层面，梳理场景，配置接口，账务系统根据合同结算审批的结果自动生成报账凭证，根据资金计划审批的结果自动生成付款凭证，同时，向业务系统反写合同执行的报账和付款信息。

第二阶段重点围绕管理能力的提升。一是加强对合同源头信息的抓取和整合，通过合同执行的结构化信息指导资金计划的编制，按照收款约定及付款条件制定融资规划，切实履行尊重市场规则、尊重合同条款、尊重合作伙伴的“三尊”原则。二是对接正在升级的合同管理平台，整合物流、资金流等价值信息，搭建应收应付管理报表，分析债权债务的业务现状，展示未来的资金全貌，为营运资金管理提供决策支持。三是进行银企直联需求梳理，打通收付款的最后一公里，真正实现资金收付的智能化处理，建立交易有计划、过程有记录、风险有预警、异常有分析的闭环管理机制。

三、本期实践重点

（一）统一业务操作平台

为彻底解决合同管理、存货管理、财务核算跨系统造成的信息孤岛现象，统筹业务部门的管理要求及自身财经专业发展的需要，自2019年起，财务部联合信息化及供应链管理部门，启动了SMS替代U8的财务信息化改进项目，通过应用先进的科学开发技术优化设计符合企业财务核算模式的财务信息化系统，积极尝试并实践财务转型[2]。

第一步，在SMS实现U8审核结算的所有功能，同步继承原系统的历史数据。难点之一是核实期初，项目团队通过对十多年U8处理的入库流水逐一筛查，重新核实了入库流水对应的报账信息，将材料暂估数量和金额与账务系统对齐，建立SMS期初库存信息。以不改变用户使用习惯为原则，在SMS构建采购发票、付款结算、库存暂估、统计汇总、合同执行追踪等功能模块。承办人可以在SMS系统完成合同办理、到货入库、发票录入及付款审批等全流程的业务处理和信息查询，财务会计登录SMS系统即可完成付款单据的审核确认，在浪潮系统进行凭证的账务处理并推送信息。

第二步，在统一操作平台上调整优化核算模式，提升制单效率与做账准确率。原系统采用计划价模式对材料的收、发、存进行成本核算，材料成本差异在月末进行分摊，核算逻辑复杂且相对滞后。财务部门在对存货数据进行执行分析时，与只关注计划价的采购部门缺乏统一的对话基础，影响内部考核指标的分解落实。因此，项目团队将材料计划模式由计划价调整为实际价，期初成本差异一次性追溯到期初的库存材料中，材料的入库、领用、结存信息直接通过实际成本反映，业务部门能够实时获取库存的执行数据，为存货的有效控制提供价值信息。对财务人员来说，手工录入凭证已不能满足日益增长的采购业务量，同时SMS系统已具备报账的基础信息，接下来的重点是根据所需信息自动生成财务凭证。项目团队将材料核算业务进行分类，对报账类、预付类分别制定了凭证模板，通过浪潮接口将会计科目、往来单位、业务号、摘要等财务信息进行信息交互，实现SMS系统自动生成浪潮财务凭证。

第三步，深度挖掘业务信息系统价值，助推经济运行高质量发展。操作平台统一后，原业务系统断点得以打通，存货作为“两金”的重要组成部分，是集团公司的考核重点，也是本单位的短板指標。原材料是存货的初始形态，直接影响该指标的完成结果，财务账面记录的原材料只是入库形成的存货，并非原材料存货形成全貌。项目团队将存货的视角向外延伸，按照材料采购的物流链路，从信息系统提取已签合同未到货、已到货未检验、已检验未入库的三段在途信息，构建存货完整图像如图1所示，从而加深两金分析，促进存货的源头控制。

（二）优化业务审批流程

第一步，从业务流程本质出发，区分业务审批与财务支出审批。无论是预付申请还是报账申请，审批的内容都可以分为合同结算审批与财务支出审批两个部分，前者从合同执行的角度对履约条件予以审核，后者按资金规模的要求进行分级审核，两项审批均具备后，即可触发资金计划的业务流程如图2所示。

项目团队将这两项审批由串行强关联改为并行相独立，通过对审批流程的切分，提升审批的时效性，规范财务对业务的计量，为后续成本流与资金流的显形奠定基础。以报账业务为例，经办人完成合同结算审批后，就可以在财务部进行挂账，成本归集的时点更加精准，负债也得到及时的确认，待财务支出审批完成后，可通过资金计划申请付款，所有账务处理的环节都由信息系统记录，可查询、可追溯。

第二步，梳理核算业务场景，以自动生成凭证为目标进行系统集成。重点解决SMS与浪潮系统的信息交互问题，根据合同履约的形式和账务处理的方式的不同，可归纳为预付付款、应付挂账、核销预付、应付付款等四类业务形态，项目团队对其逐一进行凭证生成的模版设计，通过接口传输并获取相应的业务数据，形成财务会计使用的四大业务模块。

（1）预付付款凭证处理模块

财务会计根据已下发的资金计划中预付类付款单进行生成付款凭证的操作，可以生成一个以单张预付单为牵引的合同预付款记账凭证，该模块支持对预付单的批量处理功能。浪潮系统通过调用SMS中付款金额、付款方式、供应商等信息，并根据合同类型自动匹配预付往来科目，自动生成预付凭证，同时，将付款信息反写，完成数据交互。

（2）应付挂账凭证处理模块

财务会计对完成合同结算审批的报账申请进行生成挂账凭证的操作，可以生成一个以单张应付单为牵引的合同应付款记账凭证。浪潮系统通过调用SMS中课题或库存核算模式、报账金额、供应商等信息，并根据合同类型自动匹配应付往来科目，自动生成挂账凭证，同时，将挂账信息反写，完成数据交互。对于包含尾款业务的报账申请，贷方科目还包含质保金的往来信息并按照独立分录核算，系统自动生成与之对应的应付单，用于未来付款时核销使用。

（3）预付核销凭证处理模块

财务会计对已完成付款的预付类付款单进行生成预付核销凭证的操作，可以根据原预付付款凭证的借方信息生成贷方分录，对于全额冲销预付的场景，浪潮系统通过调用SMS中合同信息自动生成借方分录，直接完成预付核销流程的成本闭环；对于非全额冲销预付的场景，根据合同类型生成借方分录的同时，参照应付挂账模块，以应付单为牵引生成剩余金额的贷方应付款分录。核销后的凭证信息自动反写，完成数据交互。

（4）应付付款凭证处理模块

财务会计根据已下发的资金计划中完成挂账的应付单进行生成付款凭证的操作，该模块支持同一供应商单个或多个应付单合并付款以及批量处理功能。浪潮系统根据原应付挂账凭证的贷方信息生成借方分录，通过调用SMS中付款金额、付款方式等信息，自动生成应付付款凭证，同时，将付款信息反写，完成数据交互。

（三）加强资金计划管理

本次资金管理信息化实践的另一重要输出物是实现资金计划的线上管理，以信息系统能真实反映合同的实际付款信息为目标，将资金计划的申报、审批、执行、反馈四个环节通过系统进行闭环管理，实时反映资金计划的执行情况。通过软件设置将需求部门按月申报的资金计划进行收集，逐步提高各部门的计划管理能力，发挥资金的使用效益，解决以前申报不及时、审批不齐全、执行有偏差、信息不对等的问题。资金管理工作从被动跟随迈向主动管理，由原来的事后结果追踪，转变为事前源头管控、过程信息共享，减少不必要的事务性工作，提高资金计划的可执行性。通过信息化平台记录资金计划从可申请至执行完毕的整个过程，实现不同角色的人员可查询检索其关注环节的全部信息，也促使各部门的职责更加明晰。

1.申报环节

需求部门根据财务部通知的次月付款额度进行资金计划申报的操作如图3所示。为了从源头防止未完成审批的单据进入资金计划，SMS系统中只有已完成审批的预付单和应付单才可以自动纳入可申请付款的计划清单。申请人评估合同实际履约情况，勾选拟申请的付款单，填写拟支付的金额及对应的付款方式，报部门领导或业务主管部门审核后推送至财务部，若资金计划明细的汇总金额或现金比例超过预先配置的付款额度，则系统无法送审，杜绝过量申报的行为。

2.审批环节

财务部门对申报的资金计划进行审批的操作如图4所示。月初在资金平台中维护需关注的供应商信息，包括应收账款的金额、是否存在质量问题等，审核界面将主动提示慎重付款，增加审核的有效性。对于票据或航信等非现金付款，资金管理人员会优先利用现有资源进行票据背书或航信流转，最大限度地优化资产负债结构，形成银行转账、商业汇票、信用证、票据背书、航信流转五种付款方式和对应金额，经报请资金平衡会审议后予以下发，同步通知经办人并推送至财务会计。

3.执行环节

财务会计根据推送的资金计划进行付款的操作如图5-6所示。财务人员默认只能读取经过审批需要执行付款的资金计划，不再需要像原有模式那样在海量付款单中对照电子表格逐一挑选本次需支付的单据并记录对应的付款金额和方式，所有的支付信息无二次人工干预，确保资金计划的严格执行。财务会计按照预付和应付两种情形，在前述预付付款凭证和应付付款凭证处理模块进行账务处理，系统留存执行结果，状态可实时查询。

4.反馈环节

本环节包含财务部门对各部门或各业务维度已执行付款的结果反馈和需求部门对未执行付款的原因反馈。为增强资金计划的时效性，付款計划当月有效，跨期自动作废，月末系统将已完成的付款计划推送给经办人，同时要求经办人对未按时执行的付款计划进行说明，未填写具体原因将不能发起次月的用款申请，推动资金计划的刚性管理。

四、实施效果

资金管理平台自2020年11月正式上线运行，通过顶层设计、分步实施的方式解决了跨系统的信息孤岛问题，利用信息化手段实现物流、成本流和资金流的价值显形，全面完成项目第一阶段的建设目标。一是财务管理更加贴近业务，资金管理平台将合同管理、库存管理以及账务系统打通，有助于对存货、成本、资金等影响经营质量指标的预警分析。二是财务核算更加合理规范，将合同结算审批与财务支出审批在业务流程中分离，有助于成本的及时归集和债权债务的按时确认。三是账务处理更加便捷高效，信息系统能够替代人工过滤掉无效信息，各环节加强刚性约束，通过自动生成凭证完成账务处理，服务满意度、工作效率显著提升，财务人员可以将更多的精力投入到规则设计和管理提升中去。四是信息查询更加真实透明，信息系统详细记录了报账、付款的全过程，经办人可直接在平台查看办理进展，尤其在审价配合中发挥较强的支撑作用。

五、后续方向

项目团队将参照采购与付款流程的案例，启动销售与收款流程的业财融合实践，围绕产品发货确认收入、货款回收冲销应收等场景，推动自动化账务处理功能的实现。在收支信息结构化的基础上，结合合同条款预测资金流量，模拟编制资金平衡计划，加强对经营层的决策支持力度。开展业务创新，尝试新工具、新理念，通过银企直联完成资金收支业务的最终闭环，向数智财务不断迈进。AFA

参考文献

[1]陈虎，孙彦丛.财务共享服务[M].北京：中国财政经济出版社，2014.

[2]李彤，贾小强，季献忠.企业数字化转型[M].北京：人民邮电出版社，2021：250.

（审稿：张国永编辑：张春红）