浅谈双高视域下高职院校档案网站的建设

侯浩

摘   要： “双高计划”对高职院校内涵建设提出了新的标准，本文从“双高计划”遴选出的相关院校档案网站入手，分析网站设置、业务建设、资源服务等现状，挖掘整理出意识不强、建设不及时、积淀不足、存在孤岛现象等问题，提出“双高”视野下高职院校档案部门做好设计规划、明确标准职责;加强业务建设，促进资源整合;创新特色板块，提高服务效率等对策，为高职院校档案网站建设提供新思路。

关键词： 双高计划   高职院校   档案网站建设

2019年国家启动了“双高计划”——“中国特色高水平高职学校和专业建设计划”，这是继国家双一流建设之后高等教育的又一重大战略决策。在双高任务建设中，档案管理部门应勇挑重担，结合自身丰富内涵助力学校发展。现今虽然各界对高职院校档案方面均有一定研究，但知网的数据检索情况表明，基于双高视野的档案研究不多，涉及档案网站建设的研究更少。对于高职院校档案管理建设而言，档案管理网站具有重要的意义，不仅是满足网络化校园建设节点、实现学校电子办公的需求，还是各类档案信息公布和数据服务的窗口。档案网站作为建设档案、宣传档案的重要工作之一，作为管理者和利用者沟通的桥梁，作为信息化档案管理的平台，对于高职院校实现网络化、数字化、电子化的档案管理，推动档案管理工作的开展和双高院校建设均起到不可忽视的作用，应予以重点关注。

一、现状分析

为更好地了解双高计划内档案网站建设现状，选取双高计划中的10所A档建设单位作为研究对象，通过对比各高职院校档案网站的内容、设计及管理维护等项目，为各校档案网站建设提供些许有益的参考价值。

（一）网站设置存在缺陷。

运用网络检索、移动终端搜集的模式，对双高计划中的10所A档建设单位进行调查研究。调研数据表明（如表1所示），“双高”A档10所高职院校档案网站设置大体分为两种情况：一种在建设中的档案网站占10%，另一种是建立的隶属部门之下的档案网页或档案工作介绍，占90%。主要包括以下形式——建立在直管部门下二级模块的占50%;直管部门下三级模块的占10%;直管部门下四级模块的占40%。

通过调查，这10所院校的档案机构主要分为以下两种设置情况：合并建馆设置，即院校将档案馆与其他机构合并建立，也就是同图书馆、校史馆或者院校下属子部门联合办公，占调查统计的30%;归靠在其他部门下的设置，即在院校党政办公室下设置的档案室，占调查的70%。笔者了解到实际情况中还大量存在一种从属设置，即在党办、院办之下，没有明确设立档案管理子部门，而由办公室人员兼职处理相关业务的情况。这样设置会在很大程度上影响档案网站建设，有馆建制的能够进行相关人、财、物的处置，可以进行网站的设置、投入、维护，而归靠在其他部门之下的档案室则无相关权限。

（二）业务建设涵盖不足。

根据对双高10所院校档案网站调查研究表明，结合天津职业大学档案馆在建网站的实际情况，90%的情况均为建立的隶属部门之下的档案网页或档案工作条目介绍，内容均为档案工作的简略介绍，涵盖了工作内容、工作职责、机构人员、联系方式等简单要素。在建网站内容方面，根据比对其他高校档案网站，结合自身特点，主要包括首页、通知、业务指导、规章制度、利用指南、友情链接、信息服务、系统门户等8个一级目录。此外，还可依据各校情况，增加图片展示区、馆内外互动区、征集捐献区等诸多模块。

（三）资源服务项目单一。

据调查范围内各高职院校的档案网络内容显示，均不能提供更丰富的网络，只能以网页形式公布联系方式，更出于馆室档案安全性的考虑，在网站建设上使很多馆藏内容不能更好地被利用，缺少与利用者的交流互动，限制利用者从网络获取信息资源。如何更好地利用档案网站获取学生毕业信息等，提高档案利用效率，简便用户获取档案资源模式，已促使档案网站建设工作提速加劲。

二、存在的問题

（一）意识不强。

通过同其他高校尤其是双一流本科各高校档案网站的对比，双高院校中档案网站建设不充分的原因，主要是在院校自上而下从领导层开始，对于档案工作认识不够，重视归集、管理，往往忽视最有价值的档案利用环节，使很多档案处于半封闭的状态，导致档案的利用率偏低，更没有将能够实现作为办公平台、宣传教育阵地、服务交互网络的档案网站建设工作提升到学校层面运作，影响各校档案网站建设。

（二）建设不及时。

信息化时代，5G网络进入工作生活的各个领域，“互联网+”的持续推进，纸质载体的传统档案数字化和电子文件、档案发展迅猛，档案管理工作需要从实体管理逐渐转向信息化、网络化管理。因此，有必要加强档案信息化建设，特别是明确电子档案的地位和作用。通过调查，截至目前双一流的各高校大多数均建设独立的档案网站满足信息时代的需要，而作为高教发展的另一领域，双高院校没有及时跟进此项建设。

（三）积淀不足。

高职院校大多建立于改革开放后，缺少一定的历史积淀。各校建立的档案网站除了与该校硬件综合实力相关外，还与历史文化底蕴的软实力有关。历史积淀深厚、人文氛围浓厚的高职院校馆藏相对丰富，利用价值大的档案较多，故而对档案工作比较重视，也乐于投入档案网站建设中。

（四）孤岛效应。

所调查的大部分档案网站目前大多以各部门网站的下级子目录网页形式存在，因此内容信息往往呈现固态化：一是不能满足用户与档案管理部门的互动;二是不能提供档案编研的成果、部门动态的报道、学术发展的前沿信息;三是点点存在，没有成片成面，信息固锁，不能与同类、近类网站有机联系和相关链接，缺乏一个权威责任部门主导的高职院校档案综合网站统筹信息资源，整合共享网络。

三、建设对策

（一）做好设计规划、明确标准职责。

2020年6月20日修改后的档案法明确了档案信息化建设的地位和重要性，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用，同时要求档案馆不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平。其中建设档案网站平台就是有效利用的重要手段之一，也是宣传档案工作的阵地，是利用档案资源的平台。作为双高建设的宣传窗口，应当在网站建设前，就做好设计规划、明确职责等工作：提高领导层对档案网站建设的认识程度，使院校决策层明确意识到档案网站建设对于建设国家和服务社会的重要意义，能够在校园网络建设的总体设计中完善档案网站建设，用与双高建设同频同步的思路、模式、做法进行前期规划;做好档案网站的建设工作，应当明确岗位分工与职责，有效推进档案网站建设工作。即在国家没有制定标准规范前，可约请专家论证调研，制定网站建设标准，应专人专务专责，负责网站的运行和相关技术支持。

（二）加强业务建设，促进资源整合。

第一，在基础工作中，着力完善各种载体及形式档案（尤其是电子档案）的收征建设，并将之数字化积淀馆室内涵，通过对馆室档案进行数字化扫描，建设更丰富、优化的数据资源。第二，高职院校档案网站建设的中心在于信息资源整合，加强档案馆室与其他相关机构的守正、创新、合作，整合图、情、档案的信息资源，扩大收集范围。此外，高职院校档案馆室可与校办、信息中心、网管中心等联合，使用串联网络门户，接力增效，通过整合资源信息，满足校内外各界用户的多重需求。第三，建立平台互通，站在双高建设的高度，通过链接模块连接国家、省市档案管理机构、博物馆、图书馆、美术馆、其他院校档案管理、高职高专等网站，提高网络利用的便捷性。

（三）创新特色板块，提升服务效率。

创建特色板块，就要突出院校自身及档案馆室独有内容，宣传院校历史文化精髓，还需在顶层设计时注重档案数字化、信息化的特色，切实掌握现有科技手段，除设置基本板块——馆室概况、工作职责、人员分工、联系方式、检索查询、法规政策、业务指导、通知公告、问询答疑等板块外，还可结合校史馆建设，单建一板块，运用3D模式展现院校特色——师生作品、校园景观等子栏目，达到良好的视觉效果;在数字化成熟单位可增设档案展览模块，将馆室内可开放资源利用最大化，增加档案展览板块，在网站上展示可开放的档案资源，提高院校影响力;增设视频点播板块，播放具有教育意义的校内宣传片等，实现校内信息资源的优化整合;设置档案征集板块，征集相关历史档案，完善馆室档案资源建设，为学校档案及校史建设工作积累素材;协调配置档案管理系统，将其与网站挂接，形成专兼职档案工作中信息检索的绿色通道;安排预留板块设置，为网站日后的提升、擴容提供对应设置区域。要注意及时更新网上档案信息——不论是馆藏档案信息，还是工作事务类、服务类信息都要及时补充、公布、更新，保持新鲜活力，牢牢吸引用户的注意力。在基础的问询答疑互动板块中，及时反馈用户和利用者的相关建议、意见、问题，问有所答，力争解决利用者和用户的实际问题，达到档案服务利用的目的。

四、结语

“双高计划”对高职院校教育发展提出了新的标准，旨在加强学校内涵建设。本文分析其对档案部门提出的新的工作要求，同时结合档案管理工作在推进“双高计划”中的作用及高职院校档案管理现状，进一步梳理出档案创新管理路径研究思路，提出“双高计划”背景下高校档案部门加强顶层设计、构建制度体系、建立特色板块、推进高水平专业建设、用好育人资源、加强数据治理、提高信息服务能力等新思路。

参考文献：

[1]靳启颖.“双高计划”背景下高职院校档案工作发展现状与对策分析[J].秘书之友，2020（07）：29-32.

[2]王树娴.“双高计划”背景下高职院校档案管理创新研究[J].兰台内外，2020（34）：16-18.

[3]高珊.高校档案馆网站建设思考——以中国海洋大学为例[J].兰台世界，2020（08）：62-64.