对提高档案利用质量的思考和探索

石莉萍

摘要：档案资料只有通过平衡而又充分地利用，才能发挥其该有的价值作用。只有完善创新相应的档案利用措施，才能获取更多有价值的档案内容。积极开展档案利用工作，注重档案信息的质量，才能用优质的档案资源服务社会，增强档案工作自身生存力和竞争力。

关键词：档案利用;思考;探索

在整个档案工作体系之中，档案资源的开发利用是重要的工作内容和环节，将丰富的档案资源充分利用好，服务发展之需，这都是档案工作的职责和任务要求，利用工作在彰显档案工作价值的同时，又不断开拓了档案发展空间，为档案工作的持续快速发展意义深远而重大。

一、档案利用工作的意义

（一）促进档案工作的全面开展。就档案整体环节来说，虽然档案利用工作只是众多档案管理环节的一部分，但是，档案利用环节处于整个档案管理过程的末端，开发利用成效如何与前面的档案管理流程和环节密切相关，其中的任何一个环节出现问题，都将导致利用效果不佳的状况。通过档案利用工作的开展。对整个档案管理状况是一项有益的检验，发现问题及时改正，促进整个档案流程环节的规范化发展，推动档案工作质量提高。与此同时，档案工作的利用成效可以推进档案管理场所的改善，以及制约档案工作持续发展的人员配备问题，让档案管理工作的发展形成良性循环。

（二）发挥档案的价值作用。档案资源在未进行开发利用时，是静态存于档案橱柜之中，其作用无从发挥，蕴含的内容也无从得知，只能认为其是沉睡于库房中的纸张等资料，这与档案该有的属性和该起到的作用是不相适应的，是一种重要信息资源的浪费。以积极地开发利用档案理念，采取先进而强有力的档案利用举措，可以将档案的内在价值最大化激活，使其与社会发展同步予以外在性展现，还可以激活档案工作发展潜力，实现档案管理既定服务社会，造福利用者的根本目标，档案服务价值才会得到充分发挥。

（三）推动档案工作社会化发展。档案是社会的宏观性概念，其不可避免的来源于社会，自然应回归社会，服务社会，与社会同生共存，共同进步发展。通过开发利用工作的开展，促进档案管理由封闭独立到与社会民众的开放和融合，这个过程就是档案工作回归社会发展的过程。在日益开放的社会发展形势下，档案的开放发展已经成为一种新时代的必然要求，档案的开发利用正是实现这一要求的最好途径。

二、档案利用存在问题

（一）存在偏面的档案利用意识。.档案虽然不同于其它形式的信息，但是其对外利用的价值和作用是不可否认的。目前档案开发利用工作进展缓慢，很多档案内容没有开发出来，在一定程度是受不正确的档案提供利用理念导致的，如，偏面的认为档案就是保存的重要信息，不能随便提供利用，防止过多的人知晓档案内容;还有的偏面认为在利用中容易出现档案磨损、丢失等现象，以不提供更有利于档案安全管理为由;有的认为档案没什么价值利用可言等等。这样导致的结果就是严重影响档案的对外开发发展，受限于思想观念、技术和经费人员等方面的限制，有效的档案信息只能封存于黑暗的空间之中，实际作用不能发挥出来。

（二）档案利用方式传统、落后。因档案利用工作开展不够，档案查阅数量较少，很多单位在档案利用时依靠纸质档案登记目录进行检索，然后对应目录调阅档案案卷进行内容查找，这种方式工作效率低下，没法满足查阅的质量和效率要求。在信息化办公已经普及的情况之下，档案管理与现代化技术明显脱节，置身于现代化办公环境下，却仍然没有开展现代化档案管理，已经落后于时代和社会的发展。

（三）档案信息不丰富。档案利用需要大量的档案信息为资源支持，很多单位所存档案数量较少，并且门类也不齐全，办公性文件占绝大多數，科研技术等专业档案以及照片音像等档案数量较少，在档案提供利用时经常出现查找不到等窘迫情况，档案利用工作显得不够规范。

三、档案高质量利用的策略

（一）强化档案利用意识。在具体的档案管理工作中，要树立利用意识，主动掌握档案信息内容，了解所存档案结构，在工作中遇到问题或有人利用档案时能够及时快速地提供档案。档案管理人员要注意平时学习，熟练掌握档案利用服务程序，灵活运用查找技巧，工作认真负责，细心对待每一次查阅利用服务，科学解决查找方法和业务不熟悉等方面导致的档案无法查找的问题。

（二）提升档案利用效率。一是要发挥计算机查阅档案的优势，除了利用计算机提供纸质档案服务外，大量的图片、音频等档案资料也可以通过科学技术呈现给利用者，同时很多文件材料也可以转变为计算机数据形式存放于计算机管理系统便于随时调阅，并且在一定程度上还有利于保护档案原件免受损坏;二是发挥网络技术远程查档的优势，连接区域内的档案数字信息资源，利用网络平台和开放权限，实现档案数据网上传输，达到资源共享和资源壮大丰富的目的，提供更多可选档案资源。

（三）丰富档案利用资源。档案资源是档案开展成果的表现形式，也是利用的的物质基础。提供更多的可用档案资源，要注意做好档案门类和内容的收集积累工作，在门类方面注意开展材料的全面收集，纸张、图片、胶片、实物等载体的档案都要收集入库，进行系统化整理;在内容方面要注意围绕工作职责开展，属于职责范围内的档案材料不要遗漏，出现档案内容不系统不齐全的问题。

（四）科学合理规划开发。档案资源众多，在开发过程中要注重围绕社会需求度，对近年来利用情况进行统计，总结和对比，找出社会利用率高，需求量大的档案类型进行开发，增强开发的针对性和需求性。改变过去不分重点或者机械性的按照时间顺序进行开发的做法，做到重点开发，围绕需求多出开发成果，保证开发工作的有序推进，获取更高质量的利用成效。

四、结束语

综上所述，档案工作的重要性主要是通过档案的开发利用予以体现，档案开发利用的质量如何体现了档案的整体质量和水平。为此，档案部门要以利用为各项业务工作开展的导向，保证开发人才到位，先进设备和先进技术充分运用，丰富档案利用形式，以高质量的服务赢得社会的支持和认可，促进档案利用工作走向开放，走向社会民众，展现档案价值，造福社会发展。

参考文献：

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