实物档案管理中虚拟现实技术的应用研究

方 懿

（安徽省地质调查院（安徽省地质科学研究所），安徽 合肥 230001）

很多企事业单位都需要将具有法律效应的实物档案进行高效管理，但是实物档案与数字化档案的管理方式有很大不同，其存储方式需要额外配置数字化资源，难以进一步完善实物档案管理流程。虚拟现实技术在档案管理领域内的应用并不广泛，很多工作人员并未深刻认知虚拟现实技术的应用优势。针对实物档案管理工作中出现的多种问题，需要从VR技术的应用层面重新思考。

1 实物档案管理的特点

1）直观、客观存在性。实物档案具有直观性和客观存在性的主要特征，但是种类比较复杂，非常不利于信息查询操作[1]。实物档案作为承载信息的主要载体之一，其内含的信息模式比较复杂，无法采用单一的信息化管理方法实现有效存储过程。实物档案的直观性，能够让借阅和信息查询的工作人员快速获取档案主体内容，还能够进行分类索引。实物档案的客观存在性，是有效实施多维度档案信息管理工作的重要特征之一。大多数企事业单位的工作人员需要将客观存在的实物档案内容进行有序管理，在有效载体上进行精准记录，严格按照档案管理规程执行管理操作。由于实物档案独有的直观性和客观存在性，对其实现数字化管理非常不利[2]。计算机技术人员无法将复杂的实物档案信息实现有效关联，也不能根据实际应用场景，采取多维度数据存储方式，进一步加强实物档案管理能力。

2）载体丰富。实物档案的载体类型非常丰富，不仅是文字形式，还可以是具体物品的形式。实物档案的来源非常多样化，因此载体形式也非常丰富。很多企事业单位的实物档案更多的是将具有法律意义以及证明性意义的物品，承载的内容类型比较多，其中承载的信息可以是结构化数据，还可以是非结构化以及半结构化数据。实物档案载体的丰富性也是其难以完成数字化存储的重要原因[3]。很多企事业单位无法将形态各异的实物档案进行分类管理，只能根据具体事项所需档案内容实现有效管理。在需要实物档案证明时，借阅人员需要花费较多时间寻找多种实物档案，非常浪费精力，因此实物档案的载体丰富性也降低了档案信息管理的工作效率。实物档案的载体需要根据具体问题具体分析，将较为复杂的事件进行拆分，将索引方式进行改进，才能避免实物载体丰富性对档案管理造成的缺陷。

3）存放形式分散化。企事业单位的实物档案需要根据具体事件进行有序排列，但是很多事件的保密性级别不同，存放形式和地点也有所不同，因此在查询档案信息的过程中，需要额外浪费时间和精力。实物档案的存放形式并没有统一的技术标准，也未形成完善的管理规程，因此每个企事业单位都需要额外制定实物档案管理制度，将不同类目的实物档案信息进行科学合理的存放管理。企事业单位的各个部门并不重视实物档案的存放形式，每个部门都会将与业务相关的实物档案信息进行存储，并不实行集中化的档案管理方式，对查阅档案的工作人员而言，是非常繁琐的一个事项。存放形式的分散化，会严重影响档案查询和借阅的工作效率，也会影响档案变动信息的更新效率。

2 实物档案管理中虚拟现实技术的具体应用

1）实物档案模式识别。在实物档案管理过程中应用虚拟现实技术，可以结合模式识别算法，将档案的保密级别作为索引条件，工作人员可以通过查找关键字以及保密级别等数据标签的方式，将模式识别算法的计算结果输出到用户界面中。VR技术可以将实物档案信息中的非结构化数据内容，通过模式识别算法，进行抽象化表述。工作人员在联网设备中可以选择虚拟现实操作方式，在本地数据库中快速链接实物档案中的相关内容。实物档案的模式识别，需要将本地样本库作为虚拟现实设备训练学习的内容，档案工作人员可以将模式识别计算结果与查找条件之间的权重进行关联。实物档案的模式识别过程，需要借助虚拟现实技术对实物的感知能力，进一步完善高效率以及高质量的本地档案管理流程。

2）构建物联网络。构建物联网络，是将虚拟现实技术应用在实物档案管理范畴中的关键应用形式之一。很多实物档案信息需要较为严格的存放条件，对温湿度以及通风条件要求较高。构建物联网络，可以将实物档案信息中存储的内容与虚拟现实感知设备进行连接，设备在采集信息的过程中，还需要借助模式识别技术，设置实物档案条目的权重参数等。构建物联网络，是实现实物载体与数据资源之间有效连接方式的重要内容。在物联网以及虚拟现实技术中的射频感知设备，需要将实物档案信息中可以被抽象的类目进行关系化存储，快速反馈到服务器以及数据库逻辑处理层中，工作人员可以定期更新和维护实物档案的相关信息，也可以及时更新查阅和存取记录。构建物联网络，则需要以实物档案作为信息汇聚的中心，采取拓普网络构建的方式，提升实物档案管理效率。

3）实现高效率存取操作。实现高效率的存取操作，是虚拟现实技术在实物档案管理工作中的重要应用。很多企事业单位的档案管理工作人员，每日都需要进行大量信息存取操作。在虚拟现实技术的应用过程中，需要将实物档案信息中的结构化数据与半结构/非结构化数据进行隔离存储，在数据仓库中进行有效链接。实现高效率的存取操作，VR设备需要借助物联网感知技术和模式识别技术，将档案信息的保密级别、应用场景、数据标签等相关内容与实物物品进行关联，在信息查询以及借阅操作过程中，可以实现快速的系统响应能力。VR技术在构建的虚拟化档案管理场景中，根据数据库中的存取类目，将不同级别的实物档案信息分布到不同时域和空域内，逐步完成系统化以及模块化的实体数据化存储方式。

4）建立档案云端数据库。建立档案云端数据库，是虚拟现实技术在企事业单位实物档案管理工作流程中的重要应用。由于企事业单位的信息化改革能力有所不同，本地网络部署以及软硬件资源配置情况不同，对于不同存放形式以及载体形式的实物档案信息，可以采取云端数据库的存储方式，有效减少数据存储过程中的冗余情况。建立档案云端数据库，首先需要将企事业单位内部的档案保密级别进行分类，其次将数字化档案和实物档案进行分类处理。对于内容较为复杂的实物档案信息，可以将结构化数据以及非结构化数据进行并行存储，还能够有效提升云端数据库的检索能力。针对数据类目较多的实物档案，可以按照重要度级别进行排序，能够有效减少工作人员的信息检索时间。

3 结束语

很多企事业单位都需要将具有法律效应的实物档案进行高效管理，但是实物档案与数字化档案的管理方式有很大不同，其存储方式需要额外配置数字化资源，难以进一步完善实物档案管理流程。VR设备需要借助物联网感知技术和模式识别技术，将档案信息的保密级别、应用场景、数据标签等相关内容与实物物品进行关联，在信息查询以及借阅操作过程中，可以实现快速的系统响应能力。