谈电子档案对疾控档案管理发展的推动作用

郭翠月

（湖北省枝江市疾病预防控制中心，湖北 宜昌 443200）

档案资源管理对疾控中心的各项工作发挥着重要的参考价值，能够有效地提升档案资源的使用效率和利用价值，而怎样更好地管理档案资源成为现代档案管理工作中的重点问题。随着科学技术的不断发展，我国迈进了信息化时代，传统的纸质办公方式逐渐被线上办公替代，越来越多的单位开始利用计算机来进行资料的收集与整理，充分地发挥出计算机的数据处理能力，传输能力以及储存能力，很大程度上提高了档案管理的效率和质量。因此，加强电子档案管理的建设工作，可以实现档案管理工作的创新，还可以有效地推动档案管理工作的开展。

一、疾控中心档案管理工作的现状以及存在的问题

1.档案管理观念缺乏创新

疾控档案资料为疾控中心的各项研究工作提供基础条件，所以疾控中心的各项研究工作需要参考疾控档案资料。但是目前，我国疾控档案管理工作中还存在着许多的不足，主要的限制原因是受传统管观念的影响，许多档案管理人员缺乏对于档案管理重要作用的认知，没有树立正确的档案管理意识，对于档案管理工作的内容认知不清晰，重视程度不够。档案管理由于长时间没有进行规划性地整理和收集，呈现出复杂混乱的特点。另外，档案管理人员缺乏专业性，缺少档案管理技能和经验，不能科学合理地运用计算机技术进行档案管理，影响管理工作的高效性和完整性，同时也会影响疾控中心的各项研究工作[1]。

2.档案资料质量达不到标准

疾控中心以往的档案管理都是采用纸质材料，工作量较大，内容也具有分散性，不整洁且纸张规格不统一，管理质量一直得不到有效的提升，需要花费大量的人力资源进行档案管理工作，这种方式严重限制了管理效率的提升，同时资料无规划地存储，无法发挥档案资料的使用价值。除此之外，纸质资料长时间存储，会发生腐烂、破损、泛黄的现象，缩短了档案使用寿命，给后续的查阅工作带来困难。

二、疾控中心加强电子档案管理建设工作的重要性

1.提高疾病档案资料保存的便捷性

疾控中心收集的档案主要是包括各种传染病疾病、慢性非传染病、计划免疫、卫生检验等各类公共卫生的档案信息，能够为疾病预防和控制工作提供宝贵的参考价值。因此，需要完善档案资料的保存，纸质资料会随着时间发霉变质，并且在保存的过程中，避免不了使用现象，导致档案资料的破损或丢失，影响疾控中心工作人员的研究，缩短档案资料的使用年限。过去的档案管理工作，都是由工作人员进行收集和整理的，在整理的过程中，避免不了会出现各种错漏，给日后的档案查询工作留下隐患。同时，纸质资料的增加，对于储存空间的要求也逐渐提高，需要投入许多的人力和物力对档案资料进行管理。而电子档案管理的建设可以通过计算机对档案资料进行收集和管理，将各种资料内容保存在电脑硬盘中，并通过信息化的记录和计算，有效地防止信息的差错，节约储存空间，在对档案进行查阅时，直接利用计算机系统，提高查询工作的便捷性，很大程度上防止资料的破损和丢失，保证档案资料的完整性。并且，通过信息技术对档案资料进行收集和整理，可以减少档案管理工作人员的工作量，提高工作效率。

2.降低档案管理的风险和成本

加强电子档案管理建设工作，通过计算机技术对档案管理进行收集，整理和查阅，提高了档案管理的安全性和便捷性，避免数据资料的丢失和损坏，减少了纸张的应用，节约环保，降低成本，减少对档案管理的投入。

三、加强疾控中心电子档案管理建设工作的相关措施

1.创新档案管理理念

疾控中心要加强电子档案管理建设，首先就要创新档案管理的观念，摒弃传统观念，深刻认识到加强档案管理工作的重要意义，不断地提升档案管理水平。同时，要结合实际情况，完善档案管理制度，明确档案管理的具体方法。同时，要加强对于档案管理人员的培训工作，学习先进的档案管理手段，沟通和交流档案管理的经验，提高档案管理人员的职业素质和专业水平，加大力度建设电子档案，保证档案资料的完整性和有效性[2]。

2.加强档案管理的信息反馈

在实施电子档案建设工作中，需要高度重视档案资料的使用率，并对档案资料管理工作的开展情况以及成果进行验收和总结，这样才能发现管理工作中存在的问题，并针对问题采取有效措施解决。首先，档案管理人员要对档案资料的查询使用做好记录工作，并统计使用后的积极效果。其次，档案资料使用人员可以对使用感受进行总结，并对于电子档案管理工作提出意见和建议，促使管理人员改善管理工作中存在的问题，提高档案管理水平。

3.加强构建信息化管理系统

在电子档案管理工作中，应逐渐加大软硬件设施的投资力度，构建完善的信息化系统，针对一些重要的档案资料，要进行备份处理，同时，要加强自动化办公建设工作，使信息传输共享真正发挥作用，充分利用疾控档案资料，并且挖掘档案管理资料的潜在价值，为疾控中心的研究工作提供准确有效的参考信息。

结语

总的来说，疾控档案资料的管理对于我国疾控中心的研究工作发挥着重要的作用，可以为疾控研究中心提供重要的研究价值。因此，疾控中心要创新管理观念，加强信息化建设，加强电子档案管理的建设力度，提高档案管理的水平和效率，推动我国疾控档案管理工作更好地发展。