提高高校档案管理工作措施探析

高玲俐

（江苏省连云港中医药高等职业技术学校，江苏 连云港 222000）

现如今，很多高校在档案管理工作上依然存在着很多的不足。有部分档案管理人员由于基础理论知识掌握得不够扎实，导致在实践过程中缺乏严谨性和规范性。有部分档案管理人员没有上进心，保持着得过且过的工作状态，导致档案管理工作的效率得不到提升。随着信息技术的广泛应用，传统的档案管理方式已经适应现代化的发展节奏，同时人工作业会存在一定的误差，无形之中就会降低档案管理工作的效率。还有部分档案管理人员没有完整的管理体系，导致他们在工作中没有固定的行为准则和规范，同样也会降低了档案管理工作的效率[1]。

一、高校档案管理工作的基本特征

1.档案类型多，增加管理难度

高校中的档案种类很多，这样就增加了管理的难度。高校的档案分很多类型，其中包括：行政档案、财务档案、科研档案、硬件设施档案、教职员工档案以及学生的信息档案等等。这些档案的类型都不相同，每个类型的档案都有自己独有的特征，所以档案管理人员要对这些档案进行分门别类，才能便于管理。这些档案中，学校的行政档案和教职员工的档案相对稳定，因为学生的档案每年都要进行更新，所以学生的档案记录就会经常性地被移动。高校档案的管理人员要将更多的精力放在学生的档案管理上，这样才能有效地确保学生档案的准确性。

2.高校档案管理范围广

在高校档案管理中，无论是教职员工的档案还是学生的档案，高校档案的管理和关系业务都是非常复杂的。在我国的人力资源管理中，教师是一项非常特殊的职业，教师不论是在学校还是在教育管理部门，都拥有自己的个人信息。虽然学生的档案管理已经和信息技术相结合，但是档案管理的实用性和安全性上，还是传统的管理方式用得较多[2]。

3.适用范围广，且更新次数频繁

高校档案管理还有一个显著特征就是适应的范围较广，且档案更新次数频繁。高校档案管理人员在实际工作中要对财务档案、课题档案、教职工档案和学生档案进行定期的更新。学生的档案和教职工档案的更新次数相对较少，学生的档案是一学期更新一次，教职工的档案是一年更新一次。课题档案的更新必须根据科学研究的进展情况进行实时更新，档案管理工作者要对科学研究人员提供的信息进行实时处理。同时，高校档案管理人员还要对维护移位器进行实时检查和对文件进行连续管理，这样才能在第一时间搜索到需要的文件，这同样会增加管理人员的工作难度。

二、提高档案管理人员工作效率的是实施策略

1.强化档案管理人员的自身素质

高校档案管理工作者的自身素质对档案管理工作的影响是非常大的，为了有效地提高档案管理人员的整体素质，高校要对相关的工作人员进行经常性的培养，向档案管理人员普及更多的管理知识，这样才能让档案管理人员意识到工作的重要性，才能有效地提高档案管理工作的效率。同时，高校的管理部门还要从根本上提高档案管理人员的综合素质。例如：在对档案管理人员进行招聘时，要提高招聘的门槛，尽量多招募一些年轻并具有管理能力的人才，年轻人通常都有创新意识，能对传统管理工作中的不足进行及时创新，虽然年轻人可能没有太多的工作经验，但高校的相关部门要对年轻的管理人员进行及时引导，促使他们通过自主学习提高工作的效率。又如，高校中的相关部门应该为档案管理人员增加学习的机会，让档案管理人员在学习中充实自己，这样才能让档案管理工作跟上时代的发展。另外，高校的相关部门要为档案管理人员设定竞争机制，通过激发工作人员的积极性，提高档案管理工作的效率。通过种种提升的手段，让档案管理人员意识到自己工作重要性的同时还能给他们营造紧迫感，这样才能彻底激发管理人员的工作能力，有效地提高管理工作的质量[3]。

2.将传统的管理方式进行创新

随着信息技术在我国得到广泛的应用，手工作业的管理方式已经不能满足现代化的档案管理工作，信息化的档案管理已经成了必要的发展趋势。我国高校中的档案管理工作已经开始逐渐地从手工作业转换成了信息技术管理。例如：档案管理中的很多文字和图形都要通过信息技术进行基础处理，然后以更加直观的方式呈现。传统的档案管理工作都是通过手工作业进行记载，现如今，通过信息技术处理，就能让档案的编制形式多样化。又如，我国高校的档案管理也在逐渐信息化，将档案管理中庞大的信息数据通过计算机进行储存，既能节省人工操作的费用，又能增加搜索信息的便利，以便能够让需要的人快速找到自己需要的资料。所以，信息化的管理方式不仅能有效地提高档案管理的效率，还能让档案管理的工作更加规范。信息化的管理技术在高校的档案管理中存在着很多的优势，所以相关的管理人员要不断地创新管理体系，强化信息化管理的力度。高校应该增加档案管理的硬件设施，通过完善电子归档体系来推进信息化的管理进程。最后，档案管理部门的工作者应该通过信息技术记录各种档案信息，然后在对信息进行归类和存储。通过信息化的处理，就能让使用者进行快速搜索。

结语

总而言之，档案管理工作在高校管理中有着非常重要的作用，高校中的相关部门首先要提高管理人员的综合素质，然后对管理方法进行不断地创新，才能有效地提高档案管理工作的效率，使我国高校中的档案管理工作得到稳步发展。