高校档案部门勤工助学大学生保密能力的提升途径

李丹　何刚　王从东　黄守友

摘要：为提高高校档案管理部门工作效率、缓解专职档案管理人员工作压力，引入大学生勤工助学已成为重要手段，但大学生保密能力不足的问题，又极大地增加了高校档案失密、泄密的风险。以X大学档案部门为例，充分调查勤工助学大学生的保密意识、保密知识和保密技能现状，从制度建设、职责设定和教育培训三方面构建保密能力提升途径体系并在实践中检验改进，以降低高校档案管理安全风险，规范和保障高校档案部门以及其他部门的勤工助学管理工作。

关键词：档案部门;勤工助学;保密能力

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1672-1101（2021）06-0105-04

基金项目：安徽理工大学青年教师科学研究基金一般项目（社会科学类）（QNSK201903）

作者简介：李丹（1992-），女，江苏盐城人，助理馆员，硕士，研究方向：档案管理。

Ways to Improve the Confidentiality Ability of Work-study Students in Archives Departments of Colleges and Universities

LI Dan， HE Gang， WANG Congdong， HUANG Shouyou

（Human Resources Office， Anhui University of Science and Technology， Huainan， Anhui   232001， China）

Abstract： Work-study mode for college students has become an important means to improve the work efficiency of archives departments and relieve the working pressure of full-time archives personnel. However， it also faces the problem of insufficient confidentiality ability of college students， which greatly increases the risk of losing and revealing the confidentiality of college archives. Therefore， taking X university archives as example， fully investigating the status of their confidentiality awareness， knowledge and skills， this paper puts forward a system of ways to improve the confidentiality ability from the aspects of system construction， resetting and education & training. Then the system is tested and improved in practice to reduce the security risks， standardize and guarantee the work-study management of archives and other departments.

Key words：Archives departments; Work-study program; Confidentiality ability

2017年6月5日，國家档案局局长李明华在全国档案安全工作会议中强调档案泄密不只关系到档案工作，事关党和国家的根本利益，要确保档案实体和信息安全[1]。国内外相关研究指出，信息安全重在人才队伍建设，涉密人员素养和专业能力是影响档案信息安全的关键风险因素[2-4]。勤工助学大学生作为高校档案整理的主要参与者[5]，是档案工作人才队伍的重要组成部分，对于缓解专职档案人员编制不足，缩短档案规整周期，提高档案利用率有重要作用[6-7]。因此，针对勤工助学大学生的特点、工作方式、培训模式、专业素养等进行探讨，进而对严峻保密形势下的勤工助学大学生保密能力现状、提升途径展开研究尤为必要[8]。

以X大学档案管理部门2018—2019学年的勤工助学大学生为研究对象，采用问卷调查和参与观察的方法对研究对象的档案保密能力进行调查，在全面充分评估其档案保密能力现状的基础上，探索提升其档案保密能力的途径，并对途径的有效性进行评估。

一、档案部门勤工助学大学生保密能力现状调查

（一）基本情况

2018—2019学年，X大学档案部门共有勤工助学大学生17名，均为中共党员或预备党员，助学期间分配的档案管理工作集中于教学、科研、文书档案的整理。显而易见，上述工作内容和性质要求该团体应当具备较强的保密能力[9]。

（二）保密能力调查与分析

已有研究表明，保密能力是保密制度建设与保密教育相结合的产物。通过保密制度的建设、保密教育培训体系的完善，可增强档案工作人员保密意识、普及保密知识、提高保密技能[4，6]。因此，本次调查研究从档案保密意识、档案保密知识、档案保密技能三个维度设计档案部门勤工助学大学生保密能力调查问卷并结合参与观察法，对17位研究对象的档案保密能力展开调查。调查结果以问卷填写内容与档案保密能力要求匹配程度为判断标准，设定匹配度60%以上（含60%）为达标，如表1所示。

结合表1，将研究对象保密能力存在的不足总结为三个方面：

1.档案保密意识薄弱。勤工助学大学生普遍对档案保密的重视程度不足[6]，针对“档案整理过程中自身保密能力重要性”问题，超过半数的研究对象无保密观念，普遍认为整理内容无保密的必要性，主要工作任务是整理好档案。在保密行为的认知方面，7位研究对象有过“非工作要求时讨论档案内容”的经历。而在保密行为的约束与规范方面，所有研究对象均未与档案部门签订保密协议书，且超过半数的研究对象认为没有签保密协议的必要。

2.档案保密知识匮乏。调查发现有近一半的研究对象未接触过档案保密相关知识，其余的对档案保密知识的了解也较为片面。关于“国家密级的种类”，调查显示有7位学生仅听过一种，5位听过两种，剩余5位一种都未听说;关于“高校档案需要保密的内容”，则仅有2位学生了解文书档案中有保密文件，1位知晓涉密文件的整理步骤。

3.档案保密技能欠缺[10]。研究对象的档案保密技能十分欠缺，档案整理过程中存在多种高泄密的风险操作。以“档案数据录入设备的选择问题”为例，4位存在利用私人电脑录入档案数据的行为;而对于“涉密文件的移交方式”问题，有7位选择可通过普通快递移交，其余不知道具體的处理方法，全部研究对象均认为 “可利用移动设备拍照、扫描以辅助整理”;而对于“作废涉密文件的处理方法”，仅有3位意识到可利用碎纸机进行处理。

二、勤工助学大学生档案保密能力不足的形成原因剖析

由表1可知，档案部门勤工助学大学生保密能力存在明显不足，而形成这一问题的原因是多方面的，具体剖析如下：

（一）档案部门勤工助学保密制度尚不完善[11]。目前，档案部门针对专职档案人员制定了严格的保密制度，将保密要求明确责任到人，并配有严厉的泄密惩罚措施。相对而言，针对勤工助学大学生的保密制度则不够完善，不仅缺少岗前保密协议，还缺少学生参与档案工作全过程所要求的保密细则，导致勤工助学大学生的保密意识薄弱。

（二）勤工助学大学生专业背景的结构限制。勤工助学大学生多来自工科专业，几乎无档案管理的相关学习经历，造成该团体接触和学习保密专业知识和技能的机会甚少，导致勤工助学大学生的保密知识和技能缺乏。

（三）勤工助学大学生自身的学习意识和动机偏弱。勤工助学大学生对档案管理的定位有偏差，将档案管理简单等同于档案整理，机械重复的整理内容及工作流程使得大学生忽视了档案管理的专业性，严重削弱了该团体学习档案保密知识及技能的动机。

（四）缺乏有针对性的保密能力培训。档案部门一直处于高校五大职能的边缘地带[8]，专职档案人员配备不足，造成专职档案人员工作任务重、压力大，进而影响对勤工助学大学生保密能力的重视程度，缺少时间和精力去设计并打造勤工助学大学生保密能力培训模式，是勤工助学大学生保密能力不足的关键原因。

（五）对勤工助学大学生不恰当的角色期待。一方面，高校将勤工助学大学生定位成学校部门工作的“辅助者”和“协助者”，未突出强调大学生自身素质和能力与工作岗位的匹配，对提高大学生勤工助学的专业能力培养重视不够;另一方面，档案馆将勤工助学大学生定位成“档案整理的主要参与者”，但却仅将整理好档案材料作为唯一评价标准，从而严重忽视了提升大学生档案保密能力的必要性。

三、勤工助学大学生保密能力的提升途径分析

（一）提升途径

基于上述五个方面对勤工助学大学生保密能力不足形成原因的剖析，文章设计了以下三种提升途径。

1.完善勤工助学大学生档案保密制度，做到勤工助学保密工作有据可依[12]。严格制定准入机制，筛选保密意识强的大学生进入档案管理部门，上岗前必须签订大学生勤工助学保密责任书;规范档案工作中的保密操作，严禁携带电子产品进入档案整理室，制定合理的“失密、泄密”评判标准，明确周期性奖惩措施。此外，宣传勤工助学保密制度内容，呼吁勤工助学大学生严格按《大学生勤工助学档案保密制度》执行档案保密要求。

2.明确勤工助学大学生“兼职档案员”的定位，全面提升其档案保密能力。改变对勤工助学大学生的角色定位和不恰当的角色期待，协助其完成从“辅助者”“协助者”到“兼职档案员”的角色转变，从根本上培养大学生在档案工作中的主人翁意识，从而能够以兼职档案员的标准要求自己，增强学习档案保密知识和技能的主动性。

3.设计勤工助学大学生档案保密能力的培训模式。最大程度上突破专业背景的限制，提高该团体保密能力提升的效率，依据实际情况，考虑从以下几个方面入手：

（1）档案保密专业知识与技能培训[13]。在保证培训所需物资齐全的基础上，每两周开展1次，采用讲授法、小组讨论法等多种培训形式，设计两方面培训内容，一是档案管理基础知识，包括《档案管理学》《档案法》以及《高等学校档案工作规范》等内容;二是档案保密专业知识和技能，包括高校档案馆涉密和非涉密档案的接收、鉴定、整理、排架、利用等内容。

（2）定期开展失密、泄密警示教育活动[14]。开展月度失密、泄密警示教育活动，通过搜索整理有社会影响力的档案失密、泄密事件，在详细介绍事件经过的基础上，重点强调失密、泄密事件对个人和社会带来的不良后果和影响，引导勤工助学大学生及时进行反思和自我反思，以提高档案保密意识。

（3）按学年举办档案保密知识技能竞赛。采用举办知识技能竞赛的方式督促勤工助学大学生不断学习档案保密知识和技能，不断提升档案保密能力，努力做一个合格的“兼职档案员”。档案部门可针对竞赛成绩突出的学生提供适当的奖励，授予“档案保密小能手”等荣誉称号。

（4）实时提供保密知识技能指导。在档案整理过程中及时纠正勤工助学大学生存在的失密、泄密风险行为，实时进行保密知识技能教育指导，以实际工作帮助大学生更真实地了解如何运用所学档案保密知识和技能来降低自身在档案工作中失密、泄密的风险。

（二）途径有效性思考

按上述提升途径开展了为期两个月的实践探索，一方面，完成了档案部门“勤工助学岗”岗位名称的修改，定位为“学生兼职档案员岗”，严格执行《大学生勤工助学档案保密制度》，制定并补签勤工助学保密责任书，明令禁止工作中携带和使用私人电子产品，大学生对兼职档案员职责及档案管理的认识显著加深。另一方面，完成了一系列的勤工助学大学生保密能力提升培训活动，包含4次档案保密知识技能培训活动，2次失密、泄密警示教育活动，多次实时档案保密知识技能督导，并再次利用档案部门勤工助学大学生保密能力调查问卷对17位大学生进行调查，前后调查结果对比如图1所示。

调查结果显示，研究对象的档案保密意识显著增强，有15位研究对象认为自身的保密能力在档案整理过程中非常重要;原调查中7位有“非工作必要时讨论档案内容”经历的研究对象表示除工作要求外不会与其他人讨论档案内容;全部研究对象均同意并与档案部门签订保密协议。同时，研究对象的档案保密知识也有所增长：全部研究对象均知晓国家秘密的密级种类并能说出两种以上高校档案中的保密内容，了解涉密档案的整理步骤。不仅如此，研究对象的档案保密技能有所提升：工作前均能主动上交手机，仅有1位对象在档案数据录入设备中选择使用私人电脑，对涉密文件的移交和作废处理均有所了解。

五、结论

本文针对高校档案部门勤工助学大学生保密能力不足的问题，采用问卷调查及参与观察的方法，从档案保密意识、档案保密知识和档案保密技能三个维度展开研究，在深入剖析勤工助学大学生档案保密能力不足形成原因的基础上，设计并实践档案部门勤工助学大学生档案保密能力提升途径。

通过提升途径实施前后的调查结果对比分析显示，本文设计的档案部门勤工助学大学生档案保密能力的提升途径在勤工助学大学生保密意识、保密知识和保密技能提高方面效果显著，可为高校的档案管理部门相关工作提供重要参考，并为其他管理部门的勤工助学大学生专业技能培训与提升提供借鉴。

参考文献：

[1]国家档案局.国家档案局关于印发李明华同志在全国档案安全工作会议上的讲话的通知：档发[2017]5号[A/OL].（2017-06-13）[2020-09-09].https：//www.saac.gov. cn/daj/yaow/201706/ b4aa6f797b6c4731a509c6060b4dfd33.shtml.

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[14]马春荣.如何做好档案保管过程中的保密工作[J].办公室业务，2017（18）：92-94.

[责任编辑：范君]