信息化时代高校档案管理规范化实施策略

【摘 要】本文通过梳理当前高校档案管理存在的主要问题，指出高校档案管理规范化实施策略：坚持党对档案工作的领导，遵循统一领导、分级管理的原则;建立健全档案管理制度，推进档案管理提质增效;在日常档案管理工作中把好“四关”;保障档案安全防护工作规范化，档案库房选址、档案用房规范化;将高校档案信息化工作纳入高校信息化发展规划，存量数字化，增量电子化;坚持开展档案培训，提高档案管理能力。

【关键词】高校档案 管理规范化 信息化

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2021）39-0122-03

随着计算机技术、通信技术、互联网技术的发展和应用，社会各行各业产生的信息正以几何级数的速度增长，人类社会向信息化时代推进，信息化时代是信息产生价值的时代。高校档案作为社会层面的可靠数据信息来源，是高校历史的真实记录，是维护自身权益的重要工具，通过大数据及人工智能技术挖掘出高校档案的信息价值，对高校管理、招生、教学、学生教育管理、科研等各种活动具有直接的借鉴、凭证和参考作用。然而，当前高校档案没有充分发挥档案存凭、留史、资政、育人的作用，档案管理不够规范，档案工作不被重视，档案收集整理保管不规范、不完善，造成许多档案信息缺失，更无法进行档案的信息化工作。因此，高校档案管理应顺应信息化时代发展要求，贯彻新档案法，实施规范化管理，多措并举，推进高校档案数字化建设，推动高校档案高质量发展。

一、高校档案管理存在的主要问题

一是高校对档案工作不够重视，认为档案工作就是把各部门移交的档案材料装盒入柜，能够查档复印资料就行，没有意识到现代档案的情报信息资源作用。档案人员配置不到位，有些档案员同时身兼数职。高校没有配置档案数字化管理平台，档案收集、整理、保管、利用方法原始，高校的OA办公自动化系统、教务管理系统、学生管理系统、人事管理系统、国有资产管理系统、财务管理系统等各自独立，计算机管理、网络无纸化办公产生的大量电子文件不能协同共享，不能实现自动归档，依然采用原始的复制拷贝方法移交到档案部门收集归档。高校档案管理制度不够完善，有些制度形同虚设，档案管理无序，造成档案管理工作困难。

二是高校在校学生增多，管理体量增大，原始的纸质档案如人事档案、学生档案数量激增。高校党政管理、教学方式手段、学生活动管理等逐渐采用信息化管理手段，档案资源种类增多，档案载体多元异构，各种图片、表格、电子文档、录音、录像、网页、实物等多种类数据信息收集归档，整理保管利用标准、方法、规则都不相同，造成档案管理工作难度加大。

三是高校档案库房硬件设施不够齐全，未配备信息化管理设备。高校档案装具大多使用传统的五节铁皮柜保管档案，在库房容量有限的情况下档案存放空间不足，导致档案存放无序，档案保管不够规范。库房内无温湿度自动调控设备，无防盗防火自动报警设备，温湿度不能保持在相对恒定范围内，温湿度变化较大易造成档案的损坏;同时高温高湿环境易滋生有害生物及有害气体，对档案和档案员造成损害。

四是高校档案利用量大，传统档案管理模式查阅档案困难，费时耗力，纸质档案多次传阅易造成档案污损和丢失的风险，影响档案的利用效率。

五是高校档案管理人员多数不是档案专业出身且流动性较大，专业能力欠缺，培训机会不多，档案员对各门类档案管理规范不够熟悉，档案收集整理保管利用工作不够规范，档案编研能力缺乏，档案管理方法落后，档案信息化综合能力欠缺，必将制约高校档案的信息化发展。

二、高校档案管理规范化实施策略

（一）坚持党对档案工作的领导，遵循统一领导、分级管理的原则

开展高校档案管理规范化建设，突出高校档案工作的政治定位，理顺高校档案工作体制机制。高校档案管理机构要负责高校档案的统筹规划和组织协调，认真贯彻落实档案法律法规，监督和指导学校各部门的档案管理工作。高校档案分级管理应确定各部门档案管理人员和明确档案工作职责，承担本部门文件材料的收集、整理和归档工作，形成以档案管理机构为中心的档案工作管理网络，对档案材料的收集整理归档实行全方位监控，以保证归档文件材料齐全完整。学校各级档案负责人和档案员要提高认识，增强责任感和使命感，做好高校各种档案的收集管理工作。

（二）建立健全档案管理制度，推进档案管理提质增效

高校档案管理规范化工作纳入高校管理计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，纳入绩效考核，权责利明确;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，把档案管理落到实处。高校档案管理是一项系统工程，是高校党政管理、教学活动、科研等高校全程活动的真实记录，必须从高校档案组织建设、业务建设、制度标准等管理机制和设备用品、档案用房、经费等物质条件等所有环节进行规范化管理，根据新档案法、国家档案管理规定和各类档案管理标准，按高校实际建立健全档案管理制度，形成科学有效的高校档案管理体系，建立档案管理网络，制订档案主管领导责任制和档案管理人员岗位职责、兼职档案人员归档制度，制订档案整理分类归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案销毀制度、档案库房管理制度和档案设备维护制度，根据不同档案类别制订文书档案、财务会计档案、科技档案、电子档案、实物、音视频档案归档管理规定，建立健全高校档案突发事件应急工作预案并进行演练，提高应对各种险情的救援能力，完善档案管理各流程，提高高校档案管理的质量和效能，保证对国家、高校和个人有用的档案应收尽收并妥善保管，充分发挥档案的价值。

（三）在日常档案管理工作中把好“四关”

为了使归档资料真实、连续、齐全、完整，须严格执行档案法、高校档案管理规定等档案法律法规，确定高校档案归档范围和保管期限，严格执行归档文件整理规则及各类档案分类整理标准。在日常档案管理工作中把好“四关”。

一是把好档案收集关，收集档案规范化。高校档案管理部门要根据新形势变化，梳理高校管理职能，及时更新档案归档范围，主动出击，广泛征集接收档案资料。充分发挥高校档案管理网络协同管理作用，档案管理人员与各业务部门要广泛沟通，注意收集上级部门对高校管理的重要批示，收集高校专业建设、人才培养等教育教学管理活动成就，收集高校重大活动资料、杰出校友事迹资料等。注意收集如光盘、电子文档、声像、音频、实物等各门类档案资源，实行应收尽收，确保档案资料集中管理。认真检查档案质量，对不符合要求的档案要更正、补交。建立档案材料收集台账，移交档案交接手续齐全。

二是把好档案整理关。熟悉文书档案、基建档案、会计档案、照片档案、电子文件档案、录音、录像、实物等各门类档案整理规范，熟悉归档材料整理流程，提高档案整理水平。高校各门类载体文件材料整理按要求做到分类科学合理，保管期限划分准确，组件排列合理，档号编号正确，根据不同保管期限采用不同装订方式，装订整齐，档号章、档案盒、备考表填写符合规范。

三是把好档案保管关。档案保管规范，高校档案用房应分别设置档案办公用房、档案阅览、档案整理、档案存放库房，以满足档案工作和防护需求，档案装具配置应标准化，规范排号和编号，档案入库前要进行消毒，入库排架应整齐规范、排列有序、查找方便;高校档案数据保管实施“双套制”，有条件的进行异地备份。定期按流程开展档案鉴定工作，到期档案要重新鉴定价值，按程序进行销毁工作。定期检查库房各种设备，清点档案数量及保管状态，做好记录台账，做好档案防光、防高温、防火、防水、防潮、防尘、防霉菌、防虫等“八防”工作，避免因人为因素造成的档案损坏，维护档案的完整安全。

四是把好档案利用关，严格执行档案借阅流程，履行档案利用审批、登记、交接手续，明确责任，杜绝档案丢失损毁事件发生。同时还应避免重藏轻用、坐等利用思维，主动做好档案利用服务工作，充分利用高校档案数据信息，利用新型传媒，开展高校宣传展览，通过高校档案编研，为高校管理出谋献策，推进高校治理体系和治理能力。

（四）保障档案安全防护工作规范化

档案库房选址、档案用房规范化。档案库房应满足档案及装具承重要求，远离火源、水源等，避免危害档案安全;档案库房容积应满足档案存量及未来10年增长存放量需要;做好档案专项经费预算，保障档案工作的基础设施和维护经费，配备扫描仪、复印机、数码相机、装订机等档案工作必需设备，配备网络基础设施，系统软硬件及安全保障系统，满足档案信息化的管理。建设智能化的档案库房管理系统，人员出入库房智能化管理，档案出入库、档案位置提示、档案借还管理、档案统计鉴定等实施智能化管理，库房温湿度全天候实时监测，自动调控，防盗防火异常自动报警，对档案进行安全防护。加强信息化软件安保和防护技术，防止档案信息化数据被窃取、篡改或销毁，确保高校档案安全。

（五）将高校档案信息化工作纳入高校信息化发展规划

随着信息技术的发展，信息化被提升到国家战略，以信息化驱动现代化，建设网络强国。高校顺应经济社会信息化进程，建设现代化教育，实施电子政务管理、混合式教学活动，大量信息数据资源价值得到承认。高校档案信息化应引入信息技术，加强档案科学研究，推进技术创新，加快高校档案数字化信息化建设，推进库藏纸质档案、照片档案、实物档案等传统载体档案向数字化转化，加工形成可被系统处理的数据;全面开展电子文件归档接收工作，规范电子档案管理及业务流程管理，规范元数据方案、归档格式，加强电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性的检测，确保电子档案的凭证作用。开发综合档案管理系统，将高校各个职能部门办公管理系统相互衔接，电子文档数据实现互通并自动归档，整合档案信息资源，利用大数据技术挖掘高校档案信息，激活数字档案信息，为构建档案信息资源共享，推进全社会共享利用创造条件。

（六）坚持开展档案培训，提高档案管理能力

高校应根据学校档案发展规范和学校档案管理问题，广泛开展档案法宣传和学习，组织多种形式的档案培训，如组织参加上级档案部门统一培训，邀请档案专家到校讲学，开展全员培训，利用网络资源组织多种形式的线上学习活动，提高档案管理人员的专业知识和专业技能。高校档案管理人员应把准档案工作正确政治方向，坚持中国共产党对档案工作的领导，紧跟时代步伐，聚集经济社会、高校建设，增强大局观念，主动服务，提高档案服务意识，学习掌握信息化技术，提高档案管理专业素养，积极参加档案业务培训，开展国际交流与合作，到优秀档案单位参观交流学习，熟悉档案管理法律法规及档案管理制度，努力提高档案业务水平和档案工作效率，提高档案管理能力。                                 

总之，高校档案规范化管理是加强高校档案工作“三个体系”（档案资源体系、档案安全体系、档案利用体系）建设的基本前提，在大数据、人工智能、“互联网+”时代，传统载体档案数字化，电子档案快速发展，高校档案管理逐渐转向数字化管理，要与时俱进，探索档案规范化管理新思路、新方法，加强组织管理，建章立制，对国家、高校和社会具有保存价值的档案要规范化收集整理，完善高校档案库房和设施规范化建设，确保档案安全，管好档案。同时要利用信息化技術，推动档案科技进步，充分发挥档案信息作用，利用好高校档案，加强档案人员培训，增强创新能力，有效提升高校档案管理的效率和质量，不断提高高校档案服务水平。

【参考文献】

[1]陶水龙.大数据视野下档案信息化建设的新思考[J].档案学研究，2017（3）.

[2]徐世荣.大数据下的高校综合档案数字化管理分析[J].兰台内外，2021（1）.

[3]赵静.档案规范化管理研究[J].科技风，2020（5）.

【作者简介】李怡红（1967— ），女，汉族，广西贵港人，广西幼儿师范高等专科学校讲师，研究方向为高校档案管理。

（责编 苏 林）