档案管理中数字化技术的运用

马娅娅

摘要：近些年来，我国信息化技术不断完善，各种新型的智能化，数字化技术层出不穷，为我国社会的稳定发展和进步打下了坚实的基础。对于我国企业的发展来说，档案管理工作的重要性不言而喻，他能够保障企业运转的稳定，出现问题时也能够为相关部门解决问题打下坚实的信息基础，保证企业的资源利用效率最大化。而将数字化技术应用到档案管理之中，是时代发展的主流趋势，它能够节约工作的时间，降低工作的压力，还能够保障进行档案管理工作时出现错误的几率大幅度下降，为社会各行业的健康稳定发展打下坚实的基础。本文主要针对档案管理中数字化技术的应用展开分析，并且结合数字化应用现状提出相关的优化措施。

关键词：数字化技术，档案管理体系，应用与问题

一、数字化技术应用的必要性

档案管理工作的重要性不言而喻，他能够保障社会的稳定发展与进步，传统的档案管理方法，以纸质档案为主，大部分的工作都是以人力进行，这就导致档案管理时档案极容易出现破损丢失的现象，导致信息的利用效率不佳，而且还没有办法及时的进行传输和应用，无法将信息资源的作用最大化的利用起来。而将数字化技术应用到日常的工作之中，使整个档案管理处于数字化体系的控制范围之内，形成便于储存的电子档案管理起来十分便捷，而且利用数字化进行储存，节约了空间和时间方便检索，后期在进行信息利用的时候也更加的简便利用效率更加高效，对于社会各行业的发展来说有着积极的促进作用，而且数字化技术能够保障档案的真实性和安全性，大幅度提高档案管理的工作效率。

二、档案管理数字化的问题与现状

早在上世纪90年代，档案管理就已经开始应用数字化技术，尤其是经过近几年来的发展已经逐步走向成熟，但是在进行手工管理向信息化方向转变的过程中，存在着诸多的问题，需要进一步的推动数字化技术的开发与利用，这样才能够保障档案管理数字化体系构建的科学性和合理性，否则必然会导致档案管理的效率和质量存在漏洞，对行业的发展造成影响。档案管理数字化体系的构建是一项漫长的过程，无法一蹴而就，现存窃取问题分析如下。

2.1数字化系统不健全

数字化系统不健全主要指的是在进行管理的过程中，为了方便档案的查询和信息资源利用，建立起一个信息检索和保存的系统，而该系统存在着一定的漏洞。长时间的发展保证档案管理的资料转化为电子资料，能够构建一个数字平台，为后续信息利用打下基础，但是现如今仅仅能够提供咨询或者是查询等等简单的服务，没有综合性对数字平台进行利用，导致整个应用体系缺乏创新和深入研究档案管理数字化体系仍然处于表面工作开发深度不足。

2.2数字化管理体系标准化不足

随着科技的快速发展，各种新兴技术可谓是层出不穷，尤其是信息化技术和计算机技术的发展，为各行各业的发展都带来了便利，在这样的时代背景之下，各行业的自动化智能化水平不断攀升，但是发展速度的迅猛，并非全都是利处相关标准化体系的构建，没有跟上时代发展的潮流，导致无法对日常的档案管理数字化体系构建进行约束，使档案收集与整理存在着一定的工作难度，还有可能造成资料上的缺失和遗漏。没有一个统一的流程和标准，自然无法将数字化技术的作用充分的发挥出来。

2.3缺乏专业人才

虽然近些年来各大高校和职业学院都开始针对自身的教育体系进行改革，向社会各界输送大量的档案管理型人才，但是由于发展的速度较快，人才的缺口仍然不断的攀升，尤其是新型档案的应用和档案管理的创新方向的人才缺口较大。很少有专门的大学设置档案管理学专业，仅仅是其他专业学习该门课程，专业性不足，创新能力不足，导致各行业档案管理数字化体系的构建陷入了瓶颈和困境，很难满足时代发展的需求。

三、数字化体系构建改进措施

3.1培养专业人才

对社会的发展进行剖析不难发现人才是第一生产力，所以若是想构建完善的电子档案体系，就必须培养专业的档案管理人才，要求人才学习数字化相关的技术，将其以计算机系统有机的融合到一起开创档案管理的新形式和新局面，人才培养可以从两方面入手，首先针对现有的档案管理人员进行专业知识培训，摒弃其传统思想的束缚，勇于创新更新知识框架。这样现有的管理人员就能够提高自身的专业水平，使团队的创新力和工作效率大幅度提高，另一方面要向社会各界吸纳专业人才，以更加高昂的薪资待遇和明确的岗位进行渠道为资本引进人才，留住人才。

3.2加强标准化体系建设

一个完善的标准体系，能够帮助数字化电子档案体系的构建，要求每一步电子档案构件都有相关的标准，可以作为依据，否则档案管理建设的意义就无法发挥出来。可以设置档案管理标准，流程，约束标准等等相关的规范准则，健全相关体系，保证档案管理信息的每一步操作流程都科学合理，能够充分的利用数字化技术进行约束，将档案管理数字化建设的作用充分的激发出来。

3.3健全电子档案数据系统

电子档案大部分是以文字，文檔，照片，视频，音频等等方式为主，与传统纸质档案有着明显的差别，进行档案构件时，一般是采用人工录入或者是扫描仪进行保存，人工录入效率较低，极容易出现错误，所以应该通过扫描仪将纸质文档变为电子文档，保证电子文档的储存不存在遗漏缺失的现象。

四、结束语

综上所述对于我国的社会发展来说，档案管理的重要性不言而喻，因此必须将数字化技术应用到档案管理体系的构建之中，逐步摆脱传统档案管理的困境和束缚，提高档案管理的工作效率，保证数字档案的真实性和可靠性，将信息资源的利用效率最大化。

参考文献：

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