“放管服”背景下的高校采购信息化建设实践与探索

赵 婷， 戴咏梅

（南京大学招标办公室，南京210023）

0 引 言

2016 年在国务院关于全国推进“放管服”改革电视电话会议上［1］，李克强总理提出持续推进简政放权、放管结合、优化服务，不断提高政府效能。近年来，中共中央办公厅、国务院、财政部和教育部先后发布了一系列关于科研“放管服”的文件，提出赋予科研单位科研项目经费管理使用自主权。这些文件和政策的出台彰显国家对于科研“放管服”的要求在不断升级。对于高校政府采购领域来说，如何深化高校政府采购的“放管服”改革成为当前面临的重要任务［2］。“互联网＋”的时代，大数据，微信以及微信公众平台等多种信息存储和传播的新技术，为生活和工作带来了极大的便利，甚至改变了人们的生活方式和工作模式。人们已经充分认识到“互联网＋”信息化技术的重要性。“互联网＋”技术的先进性，为高校的信息化建设提供了坚实的物质基础，“互联网＋”技术的便利性，为“放管服”的实现提供技术基础［4］。基于“互联网＋”的信息化建设被运用到招标采购管理，是先进技术取代落后技术的必然选择［3］。作为高校的招标采购部门，肩负着高校的基础设施建设和教学科研设备采购的服务重任，如何通过“互联网＋”信息化建设提升高校采购服务水平，深化高校政府采购“放管服”改革，是当前众多高校招标采购部门亟须解决的一道共同难题。

1 高校政府采购信息化建设现状

近年来，随着国家信息化建设的整体推进，政务信息化和企业信息化建设不断提速，呈现出良好发展势头，而作为科技创新高地的高校在信息化建设方面则“慢半拍”［5］，其信息化技术的创新能力和应用水平明显滞后，高校政府采购领域也不例外［6］。

1.1 信息化建设思路相对滞后

学校管理层对政府采购信息化认识的程度深浅，在某种程度上影响着学校信息化建设的速度［7］。目前，不少高校信息化建设思路相对滞后，内部信息系统分散、彼此独立分割现象普遍存在［8］。在政府采购信息化建设方面表现为，与政府采购密切相关的财务、资产、监察、人事系统等多部门分别由各职能部门开发管理，缺乏统筹设计。造成这种局面，①因为对政府采购工作不重视，在“双一流”建设发展时期，学校各类资源通常会优先投向科研和教学单位，而政府采购工作被认为是后勤保障部门，其工作只要按部就班，不出差错即可；②对信息化解决问题的认识不到位，没有认识到可以充分利用信息技术，解决老师们“吐槽”的采购效率低，监管难，服务水平低等问题，从而实现提高采购效率，提升服务水平，营造优质、高效、廉洁、专业的政府采购服务环境，切实让高校老师享受到“放管服”政策红利的目标；③缺乏政府采购信息化建设思路，部分高校虽然实施了政府采购信息化建设，但只是简单地将原来的纸质文档电子化，“为了信息化而信息化”，缺乏长远的信息化建设思路，并且没有其他相应的各类制度等配套措施予以保障［9］。这样“表面”的信息化建设不仅不解决实质问题，反而增加工作人员和采购人的工作量，使信息化建设流于形式。

1.2 信息化制度不完善

“没有规矩，不成方圆”，规章制度是高校政府采购各项工作有序开展的基础和保障。目前，政府采购信息化各项规章制度还不完善［10］。①没有针对高校的采购需求出台相关法律法规。政府采购制度的设计最初主要是针对政府行政机关和管理部门，以节省开支，廉政建设为重要原则，这一原则与高校从科研需要出发，希望采购高技术、高精密度、高稳定性的设备，实现“物有所值”的采购目标有所矛盾。②《电子招标投标办法（2013 年20 号令）》中虽有关于电子招投标的相关规定，但主要是针对工程招投标；而已出台的《中华人民共和国政府采购法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法（财政部87 号令）》等相关文件和规定都是针对政府采购项目的纸质招投标文件，对电子招投标流程如何规范涉及甚少，使政府采购信息化建设推进“无法可依”“无章可循”。随着“互联网＋高校政府采购”的出现和探索应用深入，高校政府采购信息化建设在实践中出现了越来越多的“制度上行不通又不能绕路而行”的情形［11］。

1.3 信息化建设发展不均衡

目前，各高校在信息化建设存在步伐不一致，发展不平衡现象。有的高校政府采购信息化建设取得了一定成绩，天津大学已经实现“多平台互通互联、跨校区远程异地评标、可移动电子评标室”的全流程、全方式、无纸化电子招投标系统［12］。而部分高校的政府采购信息化建设才刚起步，不少管理环节仍然停留在纸质文档层面，采购工作效率十分低下，出现采购信息门户网站建设不完善，采购信息更新不及时，安全防范、系统维护等要求落实不到位等，造成政府采购透明度不够，采购效率低下，廉政风险较大等问题［13］。

1.4 政府采购行政人员信息化素养缺乏

高校政府采购信息化建设是一个涉及财务、资产、监察、人事系统等多部门，覆盖从立项申请到履约验收招标采购管理全过程的系统建设，该系统的建设不是简单地将纸质文档电子化，需要相关建设人员具备基本的信息化素养和思维。目前高校的政府采购信息化建设主要是依托信息技术公司来实现，但由于相关技术开发人员对政府采购政策流程和高校管理体制不熟悉，需要各个职能部处的行政管理人员，尤其是一线政府采购工作行政管理人员协助进行，所以政府采购人员是否具备信息化思维和素养，对信息化的推进具有明显的影响［14］。目前，高校政府采购人员的信息化素养相对于采购专业知识来说比较缺乏。政府采购信息化建设应该一方面通过吸收信息化专业人才，另一方面通过提高其他非信息化专业人才的信息化素养，以助力高校政府采购信息化建设。

2 “放管服”信息化建设的管理体系保障

放管服，是简政放权、放管结合、优化服务的简称。在高校政府采购工作中，所谓“放”是指在信任的基础上，中央向地方和高校放权，按照能放尽放的要求赋予科研人员更大的人财物自主支配权。所谓“管”是指高校在下放以上权利的同时，要完善政府采购内部控制管理［15］，严格执行政府采购相关规定，做到科研仪器设备采购的全程公开、透明、可追溯。所谓“服”是指减轻科研人员负担，管理部门要做好相关服务工作。传统的招标采购管理方式无法有效进行资源整合，已不适应学校事业发展和双一流建设的内在需求，而“互联网＋”技术可以有效进行资源整合和信息共享，实现招标采购与校内其他业务系统，包括财务、审计、OA、人事等系统的有效衔接，为“放管服”的实现提供了技术支持，使之成为深化“放管服”改革的必要选择。

2.1 做好顶层设计，明确信息化建设思路

高校政府采购工作信息化建设是一个涉及财务、资产、监察、人事系统等多职能部门的招标采购管理全过程的系统建设，只有管理层做好政府采购顶层设计，整合资源、有效统筹，才能打破信息孤岛，真正实现政府采购信息化建设。以学校办学事业发展和双一流建设为中心，以教学、科研和管理需求为导向，优化管理模式，构建制度体系建设，紧抓风险防控，“放管结合”，确保政府采购政策红利“放”得下，“管”得住，以信息化建设为切入点，提高效能，做到“服”务好。2017 年，将学校招标采购和政府采购职能统一归口至招标办公室，成立南京大学招标和政府采购领导小组，统一领导学校招标采购工作，明确学校采购模式，出台各项规章制度，明确了各自的工作职责，形成了“统一领导、分级管理、各司其职”的管理模式。招标采购管理模式如图1 所示。

图1 南京大学招标采购管理模式图示

2019 年，学校成立信息化建设管理服务中心，作为全校信息化工作的归口管理部门，统一负责全校信息化的规划、建设、管理、运维、服务和开发等工作。针对高校政府采购信息化建设，实行信息化中心与招标办公室“双负责人制”，按照“分批建设逐步对接服务贯通”的服务思路，以“数据多跑路师生少跑路”为原则，“招标采购全流程一站式服务”为目标，稳步推进招标采购信息化建设。

2.2 放管结合，完善内控管理体系

“没有规矩，不成方圆”，规章制度是高校政府采购各项工作建设有序开展的基础和保障。高校招标采购应按照上级主管部门要求，结合学校实际情况，全面梳理以往各项采购政策和制度，围绕统一领导招标采购、合理编制采购计划、科学确定采购需求、严格执行政府采购规定、改进完善采购工作规范、深入落实政府采购政策功能、完备采购履约验收机制、简化科研仪器设备采购、规范两库建设、完善内部控制等方面修订并出台相关文件，进一步明晰了采购前期论证、中间审核监督、事后绩效评价等环节的责任边界，完善内控管理。以我校为例，为了让规章制度落到实处，发布“校内公开招标（工程类）流程图”“校内公开招标（货物服务类）流程图”等7 个配套流程图，出台“设备采购合同样本”“货物采购合同样本”等4 个模板样本，制定“南京大学非公开招标采购方式申请”“南京大学科研仪器设备鉴定表”等12 个业务用表，构建南京大学招标采购规章制度体系。

3 高校招标采购信息化建设实践

招标与采购管理系统是一个系统工程，涵盖招标采购管理的全过程，包括立项申请、公告发布、采购文件编制、网上报名、辅助评标、合同审核等流程：①为有效提升服务水平，所有的申请、审批均在线完成，每个采购环节均有短信提醒，这些举措为用户办理相关手续提高了效率，也有利于学校大数据的统一形成和规范管理，真正实现“数据多跑路师生少跑路”。②招标采购信息化平台建设要体现风险防控与业务管理相融合的理念，用户的所有操作过程都“全程留痕”，通过硬件设备统一托管、防火墙建立和漏洞检测等方式进行安全技术风险防控，确保信息化安全。系统建设需要耗费较大的人力和财力，可以分批建设，逐步对接，服务贯通，稳步推进招标采购信息化建设，最终实现招标采购全流程一站式服务。招标采购信息化建设包含招标采购与管理、快速采购、电子招投标、门户网站和移动服务平台等子系统，具体包含如下功能模块：

（1）招标与采购管理系统功能模块。学校招标与采购管理系统（以下简称“系统”）功能模块建设如图2 所示。

（2）快速采购系统建设。为解决招标采购程序繁杂、效率低下的问题，在法律法规允许范围内积极优化流程和规则，结合学校实际情况，以“用户导向、用户体验、用户需求”为思路，推进快速采购系统，目前系统已进入测试阶段。该系统涵盖学校招标采购限额以上至政府采购限额以下的科研设备和工程项目采购，通过用户需求数据化，经办人操作便捷化，供应商投标快捷化，专家评审智能化，采购信息公开化［16］，将进一步缩短采购时间，提高采购效率，提速增效，真正实现简政放权、放管结合、优化服务的目的。

图2 南京大学招标与采购管理系统功能模块分解图示

（3）移动服务平台建设。通过建立微信公众号推进移动服务平台建设，实现招标采购业务的手机在线办理。微信公众号具有招标采购信息发布、政策宣传、项目审核、进度查询等功能，具体分为信息查询、业务办理、其他功能三大模块。

除了在线查阅采购公告、结果公示、通知新闻，了解最新的招标采购信息和重要新闻通知，还实现了通过移动服务平台实现多种招标采购业务的在线办理，包括实现在线审核相关采购招标业务，采购人、申购单位、项目主管部门、审计部门和招标办等人员可通过平台办理采购立项申请审核、采购公告及采购文件审核、合同审核等业务；查阅立项申请的审核进度、采购项目的执行进度、合同起草和审核进展状况。

（4）积极推进专家库建设信息化建设。建立一支素质优良、数量充足、结构合理的招标采购评审专家队伍，是招标采购工作评审专业化、科学化的重要保障。招标与采购管理系统实现评审专家信息库与学校的人事系统对接，申请评审专家个人信息可自动对接，无须逐条填写。学校按照江苏省政府采购专家库的划分为基准，确定专家库分类标准，并预留接口，为未来兄弟高校专家库共建共享设立技术保障。

4 结 语

综上所述，我校招标采购信息化建设以“互联网＋”为手段，以完善的顶层管理制度为保障，将“全程公开、透明、可追溯”的放管服理念融入招标采购系统平台建设实践，打破信息孤岛，让服务贯通，让“数据多跑路师生少跑路”，从根本上提升高校招标采购效能，破解“放管服”背景下的高校招标采购信息化建设的难题，为其他高校招标采购的信息化建设提供了新的思路和方案。