企业物资集中采购及其风险控制分析

◆周 祥

一、企业物资集中采购概述

采购一般指代企业以一定的条件为基础，在供应市场中取得产品与服务，让他们可以转变成成企业的资源，以此来为生产经营提供物质基础。而集中采购则指一个企业在采购过程中使用集中化的管理模式。即针对同样的物资进行大规模集中采购，这有助于降低采购环节需要消耗的成本。集中采购涉及的物资数量较多，同时需要消耗高额的资金，其流程也较为复杂，所以企业有必要对工作的各项流程做好规范，同时提升集中采购管理的信息化程度，这使得集中采购系统产生。因为系统本身便具备固定的流程，因此在采购过程中具有更强的规范性。

二、企业物资集中采购的作用

企业在采取物资集中采购之后，需要为其委派的管理人员数量也会随之降低，这会使得采购的过程更为简洁，通过提升项目积极性来促进效益增长。企业不但要探究和其当前的发展状况契合的物资集中采购流程，还需要观察企业的监察部门能否在这一过程中充分发挥其作用。特别是在企业取得进一步发展的情况下，企业不但需要对人力资源与资金引起重视，还应当持续优化物资管理体系，同时大宗物料集中采购的发展也为成本管理的进行奠定了基础。

大宗物料集中采购能够降低分批采购时可能出现的差价问题，这有利于减少物资采购中的资金浪费。企业不但可以调配与利用库存物资，还能够减少采购过程中的资金耗用量，以此来促进项目材料采购市场化调节的发展，增强其透明性与公正性。因此，使用集中采购的手段是减少成本消耗的重要手段之一。

通过集中采购的方式，企业可以在极大程度上消除物资中可能存在的质量隐患，在后续的生产过程中，企业如果发生原材料方面的质量问题，便会受到严重的损失，集中采购通过解决这一方面的问题为企业带来更高的收益，这对于企业的生产经营也具有积极意义。

三、企业物资采购过程中存在的风险

（一）质量控制不严格

在物资采购过程中必须进行验收检查，许多企业的采购产品种类丰富，因此在验收环节需要聘请经验丰富的专业人士，否则若在验收过程中出现疏漏，便会导致物资质量出现一定的隐患。所以，对于许多企业而言，验收工作是质量控制的重中之重。

原材料的质量是企业产品质量的基础，但过去许多企业难以在采购过程中与供应商达成有效的合作，并以此为基础进行质量控制，这使得企业的采购人员只能通过事后把关的途径来进行质量控制，这也加大了质量隐患出现的概率。

（二）供应商选择带来的风险

对于一个生产流程而言，风险最高的环节是难以进行风险控制的环节。对于大部分企业而言，控制难度最高的环节无疑是供应商的选择。在与供应商签订了合同之后，即便是市场需求发生了改变或产生各种预料之外的事项，企业也不能随便修改合同内容；此外，许多供应商在发生产品质量问题时，并不会选择将其告诉订货方。所以对于订货方而言，如果因为市场环境变动而使得需求降低，企业的库存商品便会增加，而在需求量出现增长后便会产生供不应求的现象；而对于供应商而言，一旦发生了发货延误或产品质量问题，必然会出现供不应求的现象。

（三）采购流程制度一成不变

一些企业长期以来都仅使用一套采购流程，甚至可能在数年时间里都没有进行过修改，即便做过改良往往也仅仅是在几个细节处进行了补充，僵化的采购流程必然会产生一定的采购风险，在供应商发现了企业采购制度中存在的漏洞之后，便会不断利用该漏洞谋利。此外，由于信息技术的发展，一些原先适用的流程在当前已经变得非常繁琐，仅仅对漏洞进行修改却不简化采购流程，会导致企业的采购效率不断下降。

作为企业经营管理的主要环节之一，当前我国企业所使用的采购模式通常是在其成立时制定，并依据其在长期发展过程中积累的业务经验持续补充完善而构建出的经验总结，然而由于市场竞争逐渐加大，仅仅依靠自身的经营经验无法应对不断变化的市场环境，但当前仅仅有少部分企业会在采购制度的修改上向其他企业进行借鉴，这导致一些企业中普遍存在的采购漏洞难以在第一时间被查找出来，一些高质量的采购制度也无法得到有效的普及，这导致市场上大部分企业在进行采购制度的制定与修正时选择各自为战，这大幅提升了企业的采购成本。

四、企业物资采购风险对策分析

（一）提高采购计划过程中的信息化程度

之所以许多企业的采购方案难以精确的表现出企业的实际需求，是因为企业的统计周期过长，以至于效率低下，采购部门无法了解生产经营部门对于物资的实际需要。此外由于所处部门不同，负责采购的人员无法理解未来可能出现的需求中的具体产品数量与种类，这使得采购人员难以完成计划编制工作。此外，计划误差产生的另一个主要因素在于人工统计必然会存在一定的超算或漏算，这些错误的不断积累便引发了采购计划整体的误差。

由于传统的物资需求在统计手段方面存在缺陷，同时当前许多企业已经可以通过技术手段来帮助采购人员进行物资的统计与分析，因此在采购计划的编制过程中引入信息技术具有显著的积极作用。

（二）完善物资采购管理体系

企业完整、统一、规范的物资采购管理体系相当重要，只有对其有充分的重视并且以此为基础开展管理工作，物资采购管理的质量才能够的到更大的提升。为了实现这一目标，明确企业的管理层级是基础条件，只有在明确了企业的管理层级的情况下，采购部门才能更好的确定之后要选择的物资采购平台以及采购管理机构。其次，不同管理层级在级别上的差异可能导致其重视的对象也出现差异，将不同的管理层次及时的进行统一并开展其它工作，这有利于提高企业的物资管理建设工作效率。最后应该加强各部分之间的联系，比如物资采购部门要随时与财务、技术等部门联系、配合，争取将物资采购管理的优势发挥到最大。

（三）增强与供应商的信息沟通

在实际采购工作中，应该随时与供应商进行交流，以此来更加精确的把握供应商的实际信息与需要。同时为了实现企业的发展，在决定采购方案之前应当明确各个供应商的生产状况。对于企业的关键产品和重要产品有必要采取签订合同的方式进行进行质量的保障，可以降低企业的采购成本。同时，在采购过程中还应该将获取的信息及时分享到企业各个部门，让获取到的信息及时发挥它的作用，防止交流不及时而产生的超额下单以及能够减少其他部门超需上报物资需求的成本。同时还将信息与其它部分及时分享合作来预测市场的变化情况，这样就可以减少下单后修改所造成的损失。

（四）提高对物资运用重视程度

在物资的管理工作得到重视之后，企业的物资管理就能更好的实现。在进行物资管理时，应当把物资用合理方式运用到正确的地方，其他的工作才能顺利正确的开展。因此，企业管理工作的开展，首先应该做好物资管理工作，并通过前期调研来掌握供应商在经营状况以及产品质量等方面的具体情况。此外还应当重视政府有关部门发表各项法律条例，依靠对取得的数据进行统筹分析来开展活动，这能够显著提升工作效率。当资料统筹等工作完毕后，有关部门便能够依据其实际状况来进行调整，企业的采购部门需要了解大型物资在验收过程中可能发生的各种问题，并在对其引起充分重视的前提下进行后续的验收以及检验工作。相关单位需要关注批量物资管理工作，安排专业人员来进行物资验收工作，采用双人分工合作模式来进行工作的开展，这样一来就可以解决验收不仔细等问题。

五、结语

综上所述，物资采购是企业和外部进行联系的重要渠道，影响着企业的生产经营。在企业日常经营过程中，可能会出现各种各样的会计风险，导致企业遭受经济损失，为了在风险产生前对其做出有效应对，企业管理者应该及时采取有针对性的措施来控制风险，只有这样才能防患于未然，确保企业物资采购活动能够顺利开展，让企业能够更加健康稳定的发展。