大数据背景下如何有效提升建筑企业合同管理方法探究

□ 文| 尹美子

概述

当今社会发展迅速，建筑企业从劳动密集型管理逐步迈入技术密集型管理，无论是传统的管理方式还是当下的新型管理模式，管理效能始终是建筑企业能否快速发展、不断壮大的主要因素。在建筑企业管理中合同管理贯穿于施工项目的各个阶段，合同管理能力的提升关系着建筑企业生存发展的命脉，大数据时代下如何运用信息化平台进行合同各个环节的有效管理，成为决策者越来越关注的问题。如何通过科学的管理流程、高效的管理方式、专业的管理人才为企业有效规避风险，在合同范围内实现效益最大化，是当今建筑企业立于不败之地的法宝。

建筑企业合同管理现状分析

录入方式单一，存储载体落后

目前，施工合同信息录入方式主要为人工手动录入，这是目前建筑企业合同信息记录的主要方式，在合同签订完毕后进行简单的合同台账登记，若人员变动，则可能导致合同台账信息不能及时完善，或者错误信息持续到后续节点，影响企业相关部门获取正确合同信息的情况发生。

由于合同信息的录入及获取方式单一，并且建筑企业对于合同下游数据分析的需求并不完善，使得下游数据没有发挥作用的平台，其对于合同信息要求较为简单，仅用EXCEL表格进行最简单的项目名称、合同金额等基础信息存储，处理的范围也仅仅限于总包合同，落后的存储方式使得建筑企业在合同管理过程中存在信息滞后的现象。

主合同与下游合同未形成体系录入

对于许多建筑企业来说，由于组织架构、人员配备、管理流程较为复杂化，合同管理貌似只在签订阶段由相关职能部门负责，下游合同由其他如成本管理部、材料采购部分别负责，这就导致了主合同与下游合同的分离管理，同一个项目会出现多个部门在某个环节某一个节点进行管理，无法将这些节点有效串联，导致合同管理效能不理想。

在日常工作中，施工项目在进行工程款拨付时，可能会由于主合同与下游合同单价的不匹配，如下游合同单价高于主合同单价、下游合同付款方式优于主合同等情况而导致企业存在经济风险，对企业十分不利，从而使建筑企业处于被动地位。若建筑企业在合同管理过程中只重视总包合同管理，未将下游分包合同、劳务合同、采购合同等纳入记录范围，则无法形成系统的信息对比分析。在企业做成本测算、工程款支付时无法通过现有合同登记信息给出具有价值的信息反馈，加大建筑企业的经济风险。

合同审核方式过于单一

传统的合同评审方式大都是纸质流转或者召开合同评审会议的形式，由于建筑企业的特殊性质，尤其对于项目较多的大型建筑企业来说，召开合同评审会议的模式较为费时费力，且由于机构部门较多，涉及人员较多，许多职能部门人员无法集齐，为召开合同评审会议增加了难点。而传统的纸质评审方式由于形式较为单一，人员寻找不便，达不到职能部门间的有效配合，也为合同评审带来了许多不必要的麻烦。

缺乏专业合同管理人才

由于许多建筑企业对合同管理不够重视，合同管理人员仅为兼职合同管理员，企业未配备专职合同管理员。事实上，一个合格的合同管理员不仅仅是台账管理而已，还要有敏锐的职业素养，从招投标阶段的报价、合同中标的约定、过程中与建设单位的谈判、合同的签订、合同的履约都扮演着十分重要的角色，若建筑企业的合同管理员还兼管工程款拨付，则意味着需要联动下游合同进行主合同与下游合同单价的对比、分析，合同条款的梳理、比对等，以尽可能避免合同风险给建筑企业带来的经济损失。然而许多建筑企业的合同管理员仅仅是管理台账、录入台账而已，并没有起到识别风险、规避风险的作用。

合同管理与成本管控脱节

建筑企业在进行合同管理过程中，未将施工项目成本进行有效成本预测，在项目实施前期阶段，许多企业未将投标报价进行人工费、材料费、机械费、管理费、规费、措施费等总体成本测算。在主合同履约过程中，一旦存在设计变更、增加或减少工程量的情况就会处于非常被动的状态，而在进行下游合同签订过程中，由于没有预设利润点，过程中也没有结合主合同投标报价进行比对，所以在项目全周期过程中常常使自己陷入两难的境地。

建筑企业合同管理标准化建议

搭建合同管理标准化系统

我国现阶段正在逐步推行施工项目信息化、集成式等管理模式，但由于管理者的思维、技术层面的困难等，导致现代化、信息化施工管理在推行过程中遇到许多实际的困难，致使大数据发展平台受阻。虽然大数据时代的道路还有许多困难要克服，但无论做什么都不是一蹴而就的，这需要信息化平台标准的建立和管理者的支持。

随着互联网技术的飞快发展，传统的管理模式已经无法满足企业跨越发展的需要，从建筑企业长远发展来看，以往的单一人工录入方式已经变得越来越不可取，无论是文件的遗失、损坏，信息录入的失误，或者人员的变更，都会给企业运用合同信息带来不便。因此，通过信息化平台建立健全合同档案管理制度十分必要，从项目立项阶段开始，运用大数据平台录入合同相关信息及数据，下一节点工作流程、审批进度，实现智能化管控已经成为当今建筑企业转型升级必不可少的手段。

在实施过程中，可以将项目名称、建设单位、施工单位、合同价款、付款方式、签订时间、开竣工时间等根据需要设置必填选项，若空白或者漏填则无法进行下一流程的节点审批。运用此种方式，无论是人员变更、还是合同节点发生变化，信息内容都实行了动态科学管理，不会造成信息不规范、提取信息不准确的情况发生。只要利用信息化平台搭建合同管理系统并形成统一标准，后续形成合同大数据只是时间问题。

将主合同与下游合同形成体系管理

许多建筑施工企业的主合同管理、下游合同管理是属于多部门或者不同人员管理，无法形成闭环管理，而主合同与下游合同的联动管理对于建筑企业来说十分必要。借助信息化管理平台，将主合同信息按照系统设定的“规则”录入，同时将下游合同关联到主合同项下，在合同评审环节中设置下游合同分包商评价名录，对于企业日后选取合格分包商、排除不合格分包商都会提高效率、降低成本。

通过项目分包、采购、租赁合同的需求计划、工程月报表、工程任务书、履约评价等方式，建立主合同与下游合同的联动管理，实现下游合同付款大数据比对、履约评价综合管理，可以大幅减少因下游合同签订不善导致的经济隐患。

借助信息化平台评审合同流程

摒除传统的纸质化评审流程，利用信息化平台管理，使各个职能部门在线上操作，无论是否处于同一地点，都可以运用互联网进行合同流程审批，对于各个职能部门审批意见可以通过平台进行交流、互动，形成评审痕迹。与以往的评审方式相比，信息化评审流程不仅不受地域影响，还可以利用平台对于评审内容进行归档、整理，不需再进行纸质资料的档案管理，实现“无纸化”办公，为平台数据信息建立形成信息源。在调用合同评审流程审批意见时更加方便、高效，也可以通过平台评审流程查阅到相似工程合同评审意见，从而对建筑企业合同评审提供更加高效、便捷的保障。

图1

合同评审流程环节如图1所示。

培养信息化专业合同管理人才

许多建筑企业对于合同管理仅聘请兼职人员代管，或者人员变动频繁的现象时有发生，导致行业内信息化专业合同管理人才短缺。在建筑企业发展过程中，专业化人才往往是企业赖以生存的法宝。

政府及相关机构应助力建筑企业大力发展相关人才管理，形成培训机制、管理机制、考核机制，对于优秀的信息化合同管理人员给予奖励，对于建立标准化大数据联动的施工项目给予一定补贴，通过各种方式调动企业的积极性，给信息化合同专业管理人员一个成长的环境，从而形成一只优秀的专业人才队伍，最终成长为建筑企业管理人才储备的中坚力量。

启动合同管理与成本管控联动机制

建筑企业的主合同及下游合同在签订完毕后，往往就会被束之高阁，殊不知对于建筑企业来说，根据投标报价进行的成本预测是企业是否获得可观利润的重要方式之一。

对于主合同、下游合同的单价、总价与该项目的成本价格进行对比、分析是十分必要的，倘若下游合同的单价高于主合同投标价格，成本预测的材料价格低于即将签订的材料分包合同价格，对于企业来说，无疑是极大的风险，这时候就要反复进行主合同、下游合同的条款分析，若存在市场变动因素超过一定范围的，是否要按照主合同约定进行补充协议的签订，亦或者下游合同报价是否合理等都会成为施工项目能否盈利的关键。因此，通过大数据平台的管理，使合同与成本进行联动分析已经成为大势所趋。

结语

大数据时代已经来临，建筑企业的转型升级迫在眉睫，如何提高建筑企业合同管理的科学性、有效性已经成为越来越多管理者重视的问题，许多管理者已经越来越关注大数据平台带给企业的效能和作用，结合大数据平台建立、健全合同管理模式，通过完善合同信息化管理体系建设，可以提高建筑企业的管理水平，加大对大数据背景下合同管理体系的探究，已经成为建筑企业得以生存发展的必经之路。