基层事业单位人事档案管理工作存在的问题及对策

摘 要：人事档案是人才信息的载体和个人成长档案信息资源，是每个人成长过程的真实记录，个人身份、学历、资历等重要凭证展示的依 据，用人单位可以根据人事档案的信息资源全面考察监督人才，从而实现事业单位人事档案管理。随着我国人事制度改革力度的加大，人事档案管理的作用越来越重要，因此文章针对当前基层事业单位人事档案管理工作存在的问题进行分析，提出相关对策，为事业单位人事档案管理工作的进行提供参考。

关键词：基层;事业单位;人事档案;管理工作

当前人事档案管理工作存在的问题严重阻碍事业单位的人事管理，人事档案管理工作面临严肃的挑战，面对这种情况人事档案的科学管理工作就有很大必要。人事档案管理涉及职工的切身利益，是历史且全面了解职工的唯一途径，也是人事管理工作的必备条件之一，这项工作的优劣直接影响到人事工作的效率、质量。

1 基于事业单位人事档案管理工作的思考

从本质上来讲人事档案管理工作的好坏直接决定人事工作的效率、质量。加强人事档案管理和提高人事档案管理工作水平需要从当前管理工作的实际情况出发，结合当前基层事业单位人事档案管理的实际情况，为单位人事工作的顺利开展提供决策和依据。人事档案管理工作还是人才资源开发、人才预测的重要根据。在事业档案管理工作当中，作为档案管理人员，主要的职能是做好保密工作、传达、资料整理、建立档案、上报、建立相关制度等等。在当前，我国事业单位人事档案管理工作的数字化水平低，和社会发展水平相比较，呈现出严重落后的现象[1]。

2 基层事业单位人事档案管理工作存在的问题

2.1 对档案管理工作的重视程度不够

人事档案工作的经济可得性并不明显，晋升空间不大，取得成绩也不明显，因此基层单位领导并不重视人事档案管理工作。他们认为人事档案管理工作就是简单的抄写、存档、保管等事务性工作，对单位的主流工作而言无关紧要。人事档案不丢失可以完成外调和查档工作就可以满足全部工作需求。在实际工作当中，缺乏对人事档案管理工作的认识，没有将人事档案管理工作纳入日程当中。因此基层人事档案管理工作存在忙起来就被忘记、需要的时候才被想起的情况。正是因为领导人员对人事档案管理工作的认识程度不够，严重影响人事档案管理工作人员的积极性和主动性，打击了工作人员的信心之后，很难开发人事建设管理队伍。

2.2 人事档案管理不够完善

人事档案管理工作不够完善体现在：1）档案转递交接工作存在不及时的情况，由于工作没有足够的重视，往往职工在调离单位之后档案转出还没有办理，停留在原单位的情况。个别人事档案管理人员有人调阅档案的时候，不按照规定办事，什么人都可以查阅档案，在这种情况下有人借故钻空子，进行档案造假严重影响档案的真实性。档案人员交接工作要严密手续齐全，但是一些单位档案管理人员调离岗位或者是调动工作的时候，移交不按照规定进行，手续不完全问责不明确。2）人事档案材料收集退档工作不到位，对人事档案管理工作的认识不够全面，没有及时收集、转递材料和材料归档，比如毕业生的档案材料在转递的过程中存在缺失等现象，再加上部分档案收集工作一直是被动地进行，在接收档案的时候只针对转出档案的查阅，但是没有认真检查档案必备材料是否齐全，而且材料没有准确齐全，在这个过程当中还存在材料缺失现象，导致人事档案材料的内容不完整和资料漏缺等等。3）对人事档案管理经费投入的资金不够，导致人事档案管理的配套设施存在问题，保管条件相对落后。一些基层对人事档案管理工作的认识不到位，在设备上采取“因陋就简”的原则，比如办公、阅档、仓库等共用一个房间等，这些现象的存在导致人事档案工作开展效率很低，效益很差。

2.3 基层单位认识档案管理力量薄弱

1）部分单位虽然有专职的档案管理人员，但是匹配不到位，再加上档案管理工作量多，不能满足在档案工作的开展[2]。2）再加上单位档案管理人员流动性比较强，经常变化，因为人事档案工作的衔接需要过渡时间，但是在很多基层，往往是人事档案管理工作人员业务刚刚熟悉，就被调走，新人又需要很长时间去适应的过程。而且在部分单位人事档案管理人员基本上都是兼职工作，人事档案工作过程中精力投入不足，导致很多资源管理存在问题。人事档案管理人员的文化程度、专业素质还需要进行提升。

而且在人事档案管理工作当中，信息化建设不够全面及时，无论是信息化基础设备，还是信息化人才储备，基层都不具备这些资源，基层人事档案管理工作的开展，难度很大。

3 基层事业单位人事档案管理工作存在的问题的解决对策

3.1 强化基层对档案的认识

从人事档案管理工作的实际情况来看基层人事档案的管理，首先要做好领导工作，基层领导思想上重视人事档案管理工作，对人事档案管理工作有积极的支持作用，才是提高人事档案管理工作水平的关键。因此单位领导应该充分认识到档案管理工作的重要性，将人事档案管理工作和基层人才队伍建设提到相同的高度，纳入重要议事日程当中，支持人事档案管理工作，能够经常访问人事档案工作和监督指导，充分调动档案管理人员的积极性，加强培养教育，增强责任意识来提高人事档案管理工作的水平。从而为人才队伍建设 、资源开发、人才流动服务。

3.2 完善档案管理制度、加强基础设施建设

完善管理制度、加强基础设施建设、确保管理水平的提升。首先单位领导对档案管理有明确的认识之后，应该加大资金投入，做好人事档案管理基础设施的建设、更新工作，保证配套设施齐全之后为人事档案管理工作的开展提供一定的基础。其次，提高档案管理人员的水平，需要宣传和培训来强调档案管理工作的重要性，制度不仅仅是工作的手段，更是规范的保证，制定出管理制度可以让工作更有效率更加严格。还应该积极做好档案转接、利用、交接工作，如果档案管理出现问题就实行责任追究制度，真正做到制度维护管理，以管理保证质量。最后，做好人事档案材料的收集和归档，保证档案资源的完整齐全。

3.3 加强人事档案管理工作的现代化建设

当前现代化和信息化建设已经成为必然，现代管理作为人事档案管理发展的目标，应该要实现现代化档案管理。随着现代社会的发展，档案管理的现代化信息化已经成为趋势，也成为人才竞争、人才开发的需要。因此需要将先进的科学技术手段运用在人事档案管理工作当中，作为新时期人事档案管理工作建设的长期任务和关键[3]。人事档案管理工作繁杂、重复、劳动强度大等特征，决定了人事档案管理工作现代化发展的必然。利用计算机等现代化手段管理人事档案，降低劳动成本投入，避免人为因素导致的误差，能够达到更加科学、合理的档案管理，达到提高工作效率和管理水平的目标。另外不能忽视对档案人事管理专业人才的培养。

4 结语

综上，人事档案管理工作比较复杂，随着社会主义市场经济体制改革的深入，給人事档案管理工作的开展提供了机遇。在这种情况下应该跟随潮流，探索新模式，完善档案管理工作。

参考文献

[1]罗红芬.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2018（S1）：127-129.

[2]郭佳劼.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].东西南北：教育，2019（10）：0032-0032.

[3]谭子文.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].人力资源，2018（9）：250-250.

作者简介

龙延学（1971-），男，苗族，云南禄丰人，大专，云南省昆明市禄劝彝族苗族自治县人力资源和社会保障局，研究方向：档案收集保管。