新时代做好机关事业单位办公室文秘工作的思考

文/李明文

一、机关事业单位办公室文秘工作的主要内容

机关事业单位办公室文秘工作的主要职责是为领导处理好各项办公室事务，如会议开展前后的筹备与服务工作、相关文件的收档与处理工作、保密工作、公文的代拟工作及综合协调工作等。拟定和办理公文、办理组织会务、调查研究工作。信息处理工作、沟通协调工作、信访接待工作、公务接洽工作等，作为文秘人员的基础性工作，十分考验文秘人员的专业素养与业务能力。机关事业单位相较于企业与高校，更应注重对办公室文秘工作的作风规范及工作效率的管理，使办公室服务更加到位、助手作用充分发挥、窗口效应有效体现。经济社会的发展对机关事业单位文秘工作提出了更高的要求，其工作范畴进行了适度拓展，文秘人员如果受陈旧的理念及工作方式束缚，没有与时俱进、继续学习，将难以客观地审视自身的局限性，难以理解新时代对文秘人员赋予的新的内涵并适应新时代对文秘人员提出的更高的要求。文秘人员的作风作为是办公室形象的“名片”，新时代要求文秘人员在思想、政治、行动上与以习近平同志为核心的党中央保持高度一致，严格遵守中央八项规定精神，廉洁自律。文秘人员必须不断强修养、转作风、提能力、树形象，才能切实助力机关事业单位办公室工作的开展。

二、机关事业单位办公室文秘工作存在的问题

（一）专业素养及业务水平有待提高

文秘人员自身的专业素养与业务水平直接影响了机关事业单位办公室工作的质量与效率，当前许多机关事业单位的文秘人员往往忽视对自身能力的提升，认为做好日常工作就可以了。这种思想可能导致遇到棘手问题时，文秘人员因自身专业素养及业务水平不足，影响到办公室工作的正常运转。对于初入机关事业单位的文秘人员而言，因其缺乏丰富的机关事业单位办公室工作经验，对政治理论知识与业务知识的理解不够透彻，更可能遇事慌乱，工作质量与工作效率达不到领导的要求，无法将工作做在前头，让领导放心和满意；对于从事文秘工作的老同志而言，可能无法适应新时代下新技术的变化，业务能力停滞不前。

（二）疏于进行工作经验总结

办公室文秘工作有一定的办事模式与办事节奏，听从于领导的安排，在行动中发挥主观能动性，做好服务工作。正因为文秘人员在工作的具体执行中有一定的发挥空间，而这正是决定工作质量与服务水平好坏的关键环节，文秘人员的个人工作经验在其中发挥着重要作用。因此，文秘人员应及时做好工作复盘，定期对工作中遇到的问题进行分析总结，为日后工作的开展奠定基础。如果无法对工作现状做出正确的分析，得过且过，遗留的问题可能不易被发现，难以在工作中做到分清轻重缓急、有的放矢、统筹兼顾。

（三）缺乏创新思维与创新精神

创新对于机关事业单位办公室工作十分重要，然而在现实工作中能将创新精神认真贯彻的文秘人员少之又少，且远远达不到把握时代精神、勇于打破陈旧的思维和观念，在工作中取得创造性进步的程度。例如，在进行公文收发、会议筹备、来宾接待、上传下达等日常性工作时，文秘人员易陷入思维定式，按部就班，导致办公室工作陷入呆板的模式之中。过时的办事套路与思维观念影响了文秘人员对新鲜事物的接受程度，尤其难以适应新时代的发展要求，不利于工作的创新发展。

（四）缺乏全局意识与前瞻性思维

办公室文秘工作，其根本是为大局服务、为组织服务，要站在一定的高度，围绕组织的工作计划、阶段性重点任务有序地开展工作，将参谋与助手的角色发挥到极致。因此，全局意识与前瞻性思维就显得尤为重要。许多文秘人员缺少工作的预见性及大局观，思维意识局限性较大，做不到超前考虑解决问题的方案。例如，在收文流程中，把握不准的请示件，应该让职能部门作为收文的第一环节，职能部门摸清情况负责任地提出意见后，再送办公室进行运转[1]。如果文秘人员没有全局意识，无法做出正确的判断，可能导致来回折腾，大大降低了工作效率。

三、机关事业单位办公室文秘工作的改进对策

（一）加强理论学习，提高业务水平

机关事业单位办公室文秘人员必须坚持政治理论与相关业务知识的学习，正确把握宣传导向，贯彻落实上级文件精神及领导的讲话精神，并坚持通过“多看、多思、多写、多悟”来提高文字水平，多了解本单位及本系统业务知识与进展情况，为工作的开展做好前期准备。以笔者的工作实际为例，笔者参加工作三十八年来，养成了固定的习惯：每天来办公室后要做的第一件事就是认真学习有关文件精神、认真领会上级领导的指示批示、认真答复下属单位上报的请示件以及人民群众的上访件，认真阅览会议材料和领导的讲话稿。此外，每天都会抽出一小时来学习《中国劳动保障报》《中国社会保险》《就业与保障》等专业报刊，以提高业务水平。

（二）加强业务交流，提高办事效率

机关事业单位文秘人员不能将视野局限在本单位或者本科室，放眼全国，有许多办公室文秘工作者在各自的岗位上发光发热，应多汲取他人业务方面做得好的地方，以弥补自身工作的不足，谦逊为人、踏实做事。组织应为相关从业人员创作条件，提供跨区域业务交流会以及业务讲座，做好业务培训，帮助文秘人员改进工作方法，提高办事效率。文秘人员一定要珍惜机会，通过参加业务培训，强化自身业务水平。另外，还可定期召开相关会议，为办公室文秘工作做业务上的专题指导，使文秘人员更加了解本单位的工作重点、领导的思想方针，共同探讨当下工作中存在的问题与下一步的工作重点，交流工作心得，促进共同成长。

（三）加强作风建设，激发创造活力

针对新时代、新形势、新要求，应解放思想，开拓创新，建设一支综合素质强、廉洁自律、办事高效的办公室文秘队伍。打破传统思想、思维的枷锁，开创新局面，培养队伍创新精神，激发创造活力，在提高工作效能上实现质的突破，为机关事业单位办公室工作的开展奠定新格局[2]。强化文化建设与试点工作，以文化陶冶情操，以素质优化队伍，形成学以提效的良好局面，增强团队凝聚力与向心力。通过文化建设，提升文秘人员的综合素质、道德修养与创新精神，有利于在实际工作中激发新思维、新潜能，使整个办公室文秘队伍不断适应新的工作要求，以饱满的精神状态与不惧挑战的昂扬斗志做好日常的办公室服务工作。

（四）增强责任意识，积极认真履职

对于机关事业单位办公室文秘工作而言，责任意识是重中之重。文秘人员为做好办公室日常服务工作，应抓住工作重点，认真履职，确保万无一失。在全面总结以往工作成效的基础上，积极对标“九个新”目标，开拓工作新局面。即参谋服务要有新起色、综合协调要有新作为、督查落实要有新举措、后勤保障要有新提升、宣传信息要有新拓展、从严治党要上新水平、绩效管理要有新成果、效能建设要有新成效、网络安全要有新加强。把“九个新”目标转化为担当奉献的不竭动力，感恩奋进，锐意进取，努力建设让人民满意的模范科室，当好服务机关的“坚强前哨”和“巩固后院”。切实推动事业高质量发展，扎实推进政策深入有效开展，充分彰显履职为民的情怀，全面提升办公室治理能力与整体水平[3]。

四、结语

办公室工作是机关事业单位正常运作的运转枢纽与参谋助手，只有不断完善办公室文秘人员的综合素质与办事效率，才能有效提高办公室工作水平，从而为机关事业单位谋划更远更优的发展。当下，机关事业单位办公室文秘工作存在专业素养及业务水平有待提高、疏于进行工作经验总结、缺乏创新思维与创新精神、缺乏全局意识与前瞻性思维等问题，需要不断加强理论学习以提高业务水平、加强业务交流以提高办事效率、加强作风建设以激发创造活力、增强责任意识以更好地履职。办公室文秘人员必须不断强修养、转作风、提能力、树形象，做到“开口能说、提笔能写、问策能对、遇事能办”，将自己锤炼成一名合格的“人才”。