基于“三位一体”构建方法及“7C”写作原则的实际英语外贸函电撰写策略浅析

【摘要】在如今的对外贸易领域，英语外贸函电仍是占据主导地位的交流沟通方式，是建立外贸关系、进行外贸商谈及促成外贸交易的重要交流手段。本文基于“三位一体”英语外贸函电构建方法对“7C”原则进行深层次分类，细化分析英语外贸函电理论撰写原则，同时基于实际情景，针对实际英语外贸函电撰写提出细化的可行性策略分析，分步骤构建实际英语外贸函电撰写过程。

【关键词】英语外贸函电;“7C”写作原则;实际情景;策略分析;步骤构建

【作者简介】王志捷（1998-），男，江苏南京人，西北农林科技大学外语系，本科。

一、引言

互联网的飞速发展及即时通讯技术的日趋成熟为贸易全球化提供了坚实的技术支撑;电脑端及移动端即时通讯软件的井喷式出现为贸易全球化提供了可靠平台;公司为追求成本最低化及利益最大化大力推进对外贸易常态化，贸易全球化趋势日渐深入，商务英语亦随此趋势而在外贸沟通中扮演着重要角色。

基于长途电话的昂贵费用及耗时性，即时通讯软件的即时短消息通讯、语音通讯或视频通讯的功能局限性及非正式性，英语外贸函电依旧是外贸交流中占据主导地位的信息交换方式，其主要形式已基本完成了由纸质英语外贸函电书信向电子英语外贸函电邮件的转变，其书信结构及内容要求也随着时代的变迁、技术的更迭及载体的更替发生了变化。近年来，有关英语外贸函电撰写的理论及原则层出不穷，如通过词块理论进一步探究英语外贸函电的语言特性等。本文将“三位一体”构建方法及“7C”写作原则相结合，综合细化分析撰写英语外贸函电应遵循的基本理论规则，并基于理论规则结合实际情景构建撰写英语外贸函电的基本步骤。

二、分析方法概述

1.“三位一体”英语外贸函电撰写策略。“三位一体”中的“三位”指代语言、语气及内容三个层面，基于这三个层面衍生出不同的策略构建方式，即“语言组织策略构建”“语气表达方式策略构建”与“内容书写及表达策略构建”。“三位一体”英语外贸函电撰写策略可与“7C”英语外贸函电撰写原则相结合，细化分析外贸函电撰写的理论指导。

2.“7C”英语外贸函电撰写原则。“7C”英语外贸函电撰写原则基于著名的Grice及Leech针对商务英语提出的“合作原则”和“礼貌原则”构建。“合作原则”具体包括“质量准侧”，“数量准则”“相关准则”及“方式准则”;“礼貌原则”具体包括“得体”“慷慨”“赞誉”“谦逊”“一致”及“同情”六项准则。“7C”原则取7个英文单词的同一首字母“C”而成，具体指“Consideration”（体谅）、“Courtesy”（礼貌）、“Clarity”（清晰）、“Conciseness”（简洁）、“Correctness”（准确）、“Concreteness”（具体）、“Completeness”（完整）。

三、实际英语外贸函电撰写理论规则分析

1.语言组织策略构建。英语外贸函电由于其自身的商务沟通特点而具有语言使用上的独特性，结合“7C”原则，其独特性具体体现在“Clarity” “Conciseness” “Correctness”三个方面。

“Clarity”集中体现了函电语言组织及表达过程中绝无歧义及模糊含义的原则。清晰原则避免由于同一文段的不同理解而造成沟通误解，导致贸易出现偏差。清晰原则集中体现了英语外贸函电撰写的严谨性。“According to the requirement of our customers， we have a general set of standard for the testing results of pesticide residue provided for our suppliers.”这句话无语法及选词等错误，但由于句式结构及不同主体的不同理解方式，所以会产生歧义，即“农残测定的标准是由客户提出，作为客户需求的一部分”还是“由于客户的需求，我公司制定提出了一系列农残测定的标准并提供给我公司的供应商”。两种不同的理解方式中提出农残测定标准的主体不同，给收信人的理解造成了很大困难。这句话可改为：“Our customers have provided the standard required for our company. Here we enclose this standard for our suppliers reference.”

“Conciseness”集中体现了英语外贸函电语言组织及表达过程中绝无拖沓赘余，突出重点的原则。简洁原则确保能在最短的时间，通过最精简的语言表达出信函最核心的意思，避免收信方阅读时间的增加以及耐心的消磨，进而对双方关系造成负面影响。“In terms of the anthocyanin content， according to the testing method provided by China Co.， Ltd.， the testing result should be reanalyzed.”这句话无语法及选词错误，但“In terms of”及“according to”引导的两个非主句造成了整句结构上的冗余，因而增加了收信人的阅读时间，其需要表述的意思完全可以经过凝练而变得更为简洁。这句话可改为：“According to the testing method of anthocyanin content provided by China Co.， Ltd.， the testing result should be reanalyzed.” 此外，簡洁原则在实际的外贸函电撰写中，亦可由指定的外贸函电缩略术语实现，例如FOB、 CIF等。此外，如是日常通信沟通信函，语体严肃程度非“Frozen”或“Formal”，这一原则也可由众多常用的沟通缩略词实现，例如APSP等。

“Correctness”集中体现了英语外贸函电语言组织及表达过程中杜绝各种形式上的错误，确保函电全文正确的原则。另一方面，“Correctness”亦针对英语外贸函电的语体特点进行了要求。依照不同情景，语体由严肃到随意划分成以下五类：“Frozen” “Formal” “Consultative” “Causal” “Intimate”，根据不同的实际沟通情景，英語外贸函电语体通常为“Frozen”，少部分可有“Formal”或“Consultative”。准确原则是函电语言组织的基础，任何其他语言组织甚至于语气及内容构建层面上的原则都需基于准确原则。

2.语气表达方式策略构建。英语外贸函电基于其自身构建贸易往来关系、进行商务交谈或深层次沟通甚至谈判等功能，其言语表达中使用的语气至关重要，对构建及维持双方的友好关系发挥着不可或缺的作用。结合“7C”原则，其独特性具体体现在“Courtesy” “Consideration”两个方面。

“Courtesy”及“Consideration”集中体现了函电语气表达中尊敬礼貌、体恤对方的原则。礼貌及体谅原则确保函电在意思表达正确清晰、重点突出的基础上，充分表示写信方的尊重，体现构建贸易往来的诚意。“For your information， goods are seriously damaged and we shall send you our claim APSP.” 这句话中的“For your information”及“we shall”的表达显得冰冷而缺乏礼貌，可修改为：“We regret to inform you that goods are seriously damaged and we have to send you our claim APSP.”

3.内容书写及表达策略构建。英语外贸函电基于其自身贸易沟通交流的目的，其内容组织亦富有自身的独特特征。结合“7C”原则，其特点体现在“Completeness”及“Concreteness”两个方面。

“Completeness”集中体现了函电构建的结构及内容完整性。结构完整性很大程度上反映了外贸函电自身独特的构建特点。通用外贸函电构结构包括14个部分，其中7个为必要部分，7个为非必要部分。14个部分分别为：“Letterhead” “The Reference” “Date” “Inside Address” “Attention Line” “Salutation” “Subject Line” “Body” “Complimentary Close” “Signature” “Enclose” “c.c” “Name Initials” “P.S”。其中，第2、5、11、12、13及14项可根据具体情境增减。内容完整性则确保函电表意完整，未缺漏重点。

“Concreteness”集中体现函电构建具体原则，即可以表述明晰精确到施行细节的内容绝不模糊表述。如“My flight arrives at 3：30 on Wednesday.”这句话应修改为“My flight MU2858 arrives at Nanjing at 3：30 on this Wednesday.”

四、实际英语外贸函电撰写步骤分析

基于上述函电撰写策略原则，英语外贸函电撰写步骤可分为：

1. 通过来信或沟通情景确定撰写使用语体，基于语体使用不同风格语言词汇;2. 基于情景确定函电结构，即14个信函部分的取舍;3. 基于自身交流沟通目的，根据上述具体写作策略原则填充信函具体内容;4. 完成撰写复读检查时，应注意语气层面下礼貌及体谅原则的要求。

五、结语

结合实际情景下的英语外贸函电撰写相较于理论研究及纸面撰写较为复杂。想要完成优质函电撰写，锻炼培养优秀的撰写能力，需要学习者及从业者在掌握基本理论原则的基础上，不断在实际情景中磨炼撰写能力，积累不同情景下的撰写经验（很多情况下与理论知识相距甚远），才有极大可能成为优秀的函电撰写人。

参考文献：

[1]陈倩，梅琳，何姗姗.借助词块理论推进外贸函电的语言特征研究[J].文教资料，2018（21）：204-205.

[2]吴石梅.外贸函电撰写“三位一体”策略构建探究[J].高教学刊，2020（24）：120-122.

[3]Grice H. P. Logic and Conversation[M]. New York： Academic Press， 1975：41-60.

[4]Leech Geoffrey. Principles of Pragmatics[M]. London： Longman， 1983：16.

[5]魏婷.商务英语外贸函电写作的语用原则及策略分析[J].甘肃广播电视大学学报，2020（30）：44-48.