机关事业单位档案管理创新与改革探讨

2020-10-12 17:51苗永
神州·下旬刊 2020年9期
关键词:机关事业单位档案管理创新

苗永

摘要:机关事业单位的档案管理是一项非常重要的工作,但是同时也是一项非常复杂和繁琐的工作。在当前的新时代背景下,机关事业单位要积极探索档案管理的创新和改革途径,这样才能让档案管理工作适应新时期的要求。本文就机关事业单位的档案管理创新和改革进行探析,旨在为人们提供一定的参考。

关键词:机关事业单位;档案管理;创新;改革

引言

机关事业的档案是指机关事业单位在工作过程中产生的各种资料、数据等文件,对于这些文件要做好搜集和整理工作,能够帮助人们更好地了解机关事业单位的工作状况,同时为后续的工作规划提供科学的参考方向。随着新时代的到来,传统的档案管理暴露出很多的问题,并且人们也对档案管理提供了更高的要求,这就要求机关事业单位要重视档案管理的创新和改革工作。

一、机关事业单位档案管理创新的必要性

(一)时代发展的需求

随着时代的不断发展和进步,以互联网为代表的现代化数字已经渗透到人们生活、工作和学习的各个方面,传统的纸质数据正在慢慢被电子数据所取代。相对于纸质数据来说,电子数据的存储、获取和整理等都更加便捷,受到了人们的青睐,因此机关事业单位传统以纸质为载体的档案管理已经不适应时代的发展特点,要求档案管理必须要进行改革和创新。

(二)事业单位体制改革的要求

当前我国的机关事业单位正面临着改革的关键时期,很多事业单位都在发生转变,在改革的过程中,需要对各类机关事业单位的档案信息进行查阅、分析和利用,如果采用传统的档案管理模式,无法采用现代化的互联网技术来查阅并且利用相关的资料,对于机关事业单位的改革工作非常不利,这就要求要对传统的档案管理工作进行创新和改革。

二、机关事业单位档案管理创新和改革的原则

在机关事业单位的档案管理改革和创新的过程中,应该遵循一定的原则:(一)服务性原则:机关事业单位本身就具有服务属性,档案的管理最终的目标也是为了为单位的发展提供参考,具有服务属性,因此档案管理创新也应该遵循服务性的原则。(二)灵活性原则:档案管理工作要具有灵活性,能够灵活搜集、整理和归档等[1]。(三)规范性原则:在档案管理的每一个环节中,工作都要规范、到位,这样才能确保相关档案信息的准确性、真实性和全面性,并确保档案安全。(四)科技性原则:社会在不断发展和进步,传统的管理手段和理念都难以适应当前科技不断发展的时代需求,因此档案管理也应该充分利用先进的技术手段,借助先进的科技来全面提升档案管理的效率和质量,所以在档案管理的改革和创新过程中要遵循科技性原则。

三、机关事业单位档案管理创新和改革的途径

(一)采用信息化手段扩充档案服务的内容

机关事业单位的档案管理具有服务属性,因此在实际的档案管理过程中,可以充分利用先进的信息化手段和技术来扩充档案服务的内容。信息化手段给档案管理提供了技术支持,事业单位要结合实际的发展需求以及当前的档案管理现状来灵活应用信息技术,充分利用信息技术来对做好分析,并结合实际情况来制定更加明确和科学的档案管理计划,对于每一个环节都应当制定比较详细和合理的内容,确保档案管理工作能够顺利、高效开展。另外,档案管理部门可以建立专门的网站,通过网站的方式来开展档案管理,给人们提供更加便捷的服务。另外,建立电子档案的管理体系,做好对相关档案的信息化处理。档案管理部门的人员要对档案的信息化和数字化形成正确的认知,樹立主动服务的服务意识,将传统陈旧的服务理念摒弃。

(二)建设自动化和数字化的管理模式

在信息化时代背景下,机关事业单位要充分利用信息技术莱建设自动化的档案管理模式和数字化的档案管理模式。可以将指纹识别技术、电子标签、二维码识别以及数码扫描识别等自动化的技术灵活应用到档案的管理工作中,以此来实现对档案资源的自动搜集、整理、筛选和检索等,让整个工作流程自动化,不仅大大提升了工作效率,同时还能够减少人工出错的概率,提高档案管理的准确性,实现档案资源的高效整合与查找利用[2]。数字化管理是一种先进的管理模式,在当前信息技术不断发展的背景下,机关事业单位也应该充分利用数字化的技术来构建数字化档案体系,将传统的纸质档案转变为电子档案,实现对电子档案的数字化管理,这样才能适应时代的发展需求。

(三)实现档案管理的动态管理机制

事业档案要想全面提升档案管理的水平和整体质量,还应该加强管理,可以建立动态管理的机制,分析工作人员的工作状态和动态。档案管理人员要充分应用信息化平台来不断更新档案,对于原始数据可以建立专属档案,对档案资料进行同步管理,反映出档案资料的真实情况。要实现档案的动态管理,就要求要全面提升档案管理人员的信息化水平和数字化水平,这就要求档案管理人员要不断提升自己,采取各种途径和方式来学习新的技能,获取新的理念,掌握动态管理的各种技术。

结语

在当前信息技术不断发展的时代背景下,机关事业单位应该充分利用先进的信息技术来做好档案管理的改革和创新,建立自动化和数字化的档案管理模式,充分利用信息技术来扩充档案管理的服务内容,实现档案管理的动态管理机制,不断提升档案管理的规范化、信息化,做好电子档案的安全管理,以此来积极推动档案的管理和利用。

参考文献:

[1]王祖明.探讨如何做好新时期机关事业单位干部人事档案管理工作[J].数字化用户,2019,025(006):193.

[2]朴顺花.机关事业单位档案管理的重要性及创新途径[J].产业与科技论坛,2019,23(21):51-52.

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