现代办公室档案信息资源的整合与信息化探索

王翀楠

摘要：随着信息化技术的发展，现代办公室档案管理更加注重信息的整合，信息化已经成为目前档案管理的最为主要的特征，它能够有效提升办案管理的效率，增强档案管理的安全以及便捷性。本文主要探讨现代办公室档案信息资源的整合以及信息化的探索，希望能够有效提升现代办公室档案管理的效率。

关键词：办公室业务;档案管理;信息整合;资源探索

1前言

在办公室所管理的资料以及资源中，档案信息是非常重要的领域，是现代办公室业务中主要的工作内容。信息化技术的发展逐渐改变了人们的生产以及工作方式，相较于其他办公室业务，档案信息所受到的影响尤为明显，需要对档案信息不断进行信息化的整合以及探索，采用信息化的形式对现代办公室档案进行收集整理以及使用分析，才能够做好现代办公室档案管理归集工作。

2在现代办公室档案管理中利用信息化技术的主要优势

相较于传统的办公室档案管理的模式，信息化档案资源管理以及整合技术不再受到时间以及空间的限制，打破了原有以纸质媒介作为主要记录载体的载体局限性，对于档案的管理不再依靠手动的输入，利用计算机作为主要的输入工具。对于办公室档案管理来说，也不需要像纸质档案那样存放占用大量的空间，可以使用计算机硬盘或者是网络空间来存储相应的办公室档案信息，使得办公室档案管理迈入新的发展阶段。现代办公室档案管理工作借助于信息化整合效率更高，主要有以下几个方面的内容：

2.1使得档案整理更加高效

对于现代办公室档案管理来说，档案分类是一项重要的工作内容，需要花费大量的人力物力以及精力对档案进行归类和分析。借助于信息化的档案管理技术，能够将这些简单的重复劳动直接利用计算机来高效完成。目前现代办公室档案管理，可以借助专门的档案管理软件进行高效率的集中管理，只用在管理初期投入相应的能力进行信息输入，然后对档案的格式进行规范化，就可以实现整个档案管理的信息化整理。能够有效减少重复劳动的时间，解放了档案管理人员的时间和精力，因此具有极为重要的作用。

2.2使得档案的利用更为方便快捷

在现代办公室档案管理中，如果办公室管理人员要使用相应的档案信息，必须要前往办公室或者是资料室查阅大量的纸质文件进行翻译以及查找，这种档案管理的工作十分繁重，同时对正确使用档案的效率也产生了负面性的影响。

如果将现代办公档案管理实现电子化输入，那么直接可以在档案管理客户端所建立的电子档案库中直接进行查阅，打破了原有的时间和空间的限制，在互联网联通的情况下，就可以使用相应的档案信息，有效提升了办公室档案的使用效率。

将办公室内部档案进行信息化以及电子输入之后，对于档案的查找不再依賴原有的纸质查询或者是人工查询的形式，可以形成相应的搜索文件夹，应用模搜索和概念性查找对于目标文件进行查阅，也可以使用关键词进行搜索，找到包含关键词的相应的篇章以及段落，能够有效减少档案管理人员查找档案的工作量，同时也使得档案信息的价值能够得到最大程度的发挥，方便档案查找人员迅速找到相应的档案信息，不至于将档案的价值性埋没，难以发挥其实际的作用。

数字化档案信息以及载体之间出现相互分离的关系，借助于新的编码方式以及存储形式，所使用的档案管理信息软件的不同，都会对档案信息的稳定性产生冲击，随着网络时代的发展，档案管理信息已形成多媒体文件，不再致力于单纯的纸质载体，能够实现良好的交互性。

3现代办公室档案信息资源整合以及探索的要求

随着信息化档案管理技术的使用，对于信息技术的使用提出了更高的要求，以便于迎接挑战，减少使用过程中产生的弊端，以下措施是现代办公室档案信息资源整合以及探索的要求。

第一，在实现办公档案的电子化以及信息化后，对于原有的文件也要保存相应的纸质信息。从长远角度上来看，档案管理的信息化是必经之路，但是由于这种信息化技术耗费的时间和精力比较大，如果原始的档案没有保存，难免会因为定制文件泄露或者丢失，而难以找出相应的原始文件，同时原始的大文件也可以被相应的人员调请审阅，与电子文件进行比对，以防止出现错误的可能性。

第二，所使用的现代办公室档案信息软件需要得到严密的防护。在互联网时代，信息泄露已经成为公共安全问题，在档案的使用以及保存过程中，需要将档案的信息保护放在重要的位置。档案管理人员可以利用信息加密等措施提升档案保护的等级，对于一些绝密档案，要遵守相应的保密程序，只有通过特定许可的人才能够登录，查找相应的档案资料。可以借助于防火墙以及其他计算机杀毒软件，可以提升档案管理环境的安全性。对于进入档案管理系统的人员也要进行相应的审核，做好身份鉴别，以防止出现档案信息泄露的现象。

4结束语

本文主要探讨现代办公室档案信息的资源的整合以及信息化机制的探索，对其目标要求以及资源整合的形式进行了研究，希望能够有效提升现代办公室档案管理的效率。

参考文献：

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