信息化时代学校人事档案管理创新思考

摘 要：人事档案管理工作是干部人事管理工作的一个关键环节，其重要地位与影响是不可忽视的。随着当代学校规模不断扩大，档案量越来越大，对于档案管理思想与管理方式的创新也应当引起重视，落实改革措施，才能保证档案的完整性与安全性。

关键词：信息化时代;人事档案管理;创新策略

在信息化时代背景下，我国学校档案管理的各项工作都面临着改革的需求。而人事档案管理改革则是学校档案工作改革的重点。为了确保档案安全，我们需要结合当前的信息化发展趋势思考人事档案管理创新的策略，这是为达成新时期管理需求而必须要讨论的课题。

一、 重视学校档案信息化建设

信息化建设是新时期背景下干部人事档案管理工作创新的重点所在。为了做好信息化建设，首先必须要建立起信息化管理的规章，排除规章漏洞，保证管理规章在信息化管理模式下的适用性。其次要建立起专门的管理部门与具备信息素养的人才队伍，做好人才的筛选、培训与管理，确保档案管理人员能够娴熟运用信息化的管理平台去完成档案管理工作。最后是要引入或是自主开发信息化的档案管理系统，将纸质档案转移到信息平台，后续则要尽可能利用信息化系统去开展档案管理工作，提升档案管理的效率。

二、 建立并不断完善档案信息库

档案信息库是档案存储的空间，如同现实当中的档案库，在学校档案规模不断扩大、档案量大幅增加的情况下，更要通过档案库的建设去强化档案管理的规范性。为了确保档案库的应用优势得以体现，首先必须要保证档案信息的真实性、及时性与完整性，否则数据库当中即便有再多数据，也只是不具任何价值的数据。首先为了保证信息的完整性，对于现存的纸质档案必须要录入系统，保证以往的档案在档案库中同样可查。其次为了确保信息录入数据库的及时性，必须要在档案信息产生与变动的第一时间便在系统当中及时录入。最后为了保证档案信息的真实性，对于档案信息必须要进行多次核实，确认无误再录入数据库。随着教学领域的不断发展，学校的干部人事档案的数量必然会越来越多，内容也越来越复杂，为了做好档案管理工作，只有保证信息库的信息不断完善，档案的重要价值才能得以体现，真正成为校内事务开展的依据。

三、 提高档案人员队伍专业水平

干部人事档案的管理工作涉及大量档案信息，从档案信息的收集、录入、存储到删除等等，各项工作都对相关工作人员的专业素养与能力有着很高要求。为了做好档案管理工作，为了得到理想的管理成果，保证档案安全、完整、真实，必须要重视档案管理专业人才的培养。首先必须要建立起相应的人才管理规章，要做到针对档案管理工作设置独立的人才管理规章，要建立独立的人才队伍，避免出现其他岗位人员兼任的情况。而且对于档案管理人员队伍必须要开展定期的、针对性的培训。要引导档案管理人员不断强化自身的能力与素养，借鉴国内外的成功经验去开展人才教育，并且要落实个人责任制，明确权、责、利，确保档案管理出现问题有人负责，这对于当前的档案管理工作来说是工作改革的重点。

四、 维护网络安全

安全的网络环境，是开展人事档案工作的基础。人事档案关系个人隐私，所以如果档案存储管理的环境不够安全，一旦导致档案丢失等问题出现，对于个人利益乃至于学校整体的利益都有很大影响。为此校方必须要做到认真对待网络环境优化工作。首先要确保档案管理程序本身具备对于网络安全隐患的防范能力。其次是要保证档案管理设备系统具备独立的安全防范系统，并且能够定期自动更新版本，更新病毒库。再次是需要运用正版网络安保程序加强系统防护的力度。最后是要从人入手，培养档案管理人员的专业素养，确保其养成良好的用网习惯，在公用设备上登陆档案管理系统时不应勾选记住密码选项，登出后应当及时删除个人信息。在开机后与关机前都应当做好杀毒，确保系统安全。

五、 开展战略性工作规划

人事档案管理工作是一项长远的工作，未来也会始终是人事管理工作的一个关键环节。随着时代的不断发展，人事档案管理工作的需求也会随之不断变化，因此必须要结合人事档案管理工作的需求，分析未来的档案管理工作发展趋势，做好战略性规划，才能保证档案管理工作能够迎合时代趋势不断发展。在未来的发展过程中，随着教育的普及，我国的院校规模随之扩大，人员队伍不断壮大，档案库中的档案数量越来越大，内容也会愈发复杂，档案管理工作也要向着更加高效、智能的方向发展。包括自动化的档案信息录入、实时的档案信息更新、档案智能分类等等，都是未来档案管理技术可能的发展趋势，只有从更加前瞻性的角度去思考，去規划未来的档案管理工作，才能保证后续的人事档案管理工作效率更高，得到更理想的管理效果。这对于每个档案管理人员来说都是必须要考量的课题，要重视档案管理思想与管理方式的创新，才能保证档案的安全性、真实性、完整性。

六、 结语

学校的干部人事档案管理工作，是学校管理工作内容当中关键的一部分。档案包含了许多重要的隐私信息，所以如果无法保证档案安全、完整、真实，无法保证档案录入的及时性，必然会损害相关人员以及学校自身的利益。以上针对档案管理工作的几个要点展开了探讨，分享给相关人员，共同思考档案管理改革的重点，从更加长远的角度规划干部人事档案管理工作，才能保证档案管理工作向着可持续的方向发展。

参考文献：

[1]陶宗国.信息化时代学校人事档案管理创新方向探讨[J].中小企业管理与科技，2018（6）：103-104.

[2]龙安梅，黄建强，丁艳玲.新时期高校人事档案信息化管理初探[J].兰台世界，2009（2）：55-56.

[3]谭凤眉.信息化时代下档案管理的创新及发展[J].现代经济信息，2019（14）：55+57.

作者简介：

陆荣君，广西壮族自治区南宁市，南宁市第十五中学。