基于空间管理系统的医院楼宇与空间管理探讨

□ 郑建 ZHENG Jian 李奕璋 LI Yi-zhang 洪楠 HONG Nan

为促进和规范医院信息化建设，国家卫生健康委员会于2018年制定了《全国医院信息化建设标准与规范(试行)》，其中将“楼宇智能管理”列为“后勤管理”中的首要二级指标，并针对不同等级的医院提出了相应建设内容和要求[1]。然而，由于我国大部分二级和三级公立医院的主要功能楼宇兴建时间较早，又缺乏建筑空间及位置管理的思想，固定资产和后勤管理部门始终被各种历史遗留问题所困扰[2]。北京大学人民医院(以下简称R医院)当前主院区投入使用近30年，也存在着“对不上”(实际楼宇房间数量、面积、水电、管线布局、归属、用途与图纸不符)，“记不住”(运行负荷大和设施老化引起安全隐患，但报修、维护记录未能得到有效整理)，“管不到”(基础数据不明并且缺乏空间变更制度，多头管理引起职责划分不清和管理盲区)，“调不动”(原本属于医院的公用空间资源被科室变成自有资产，难以调动临床科室的病区)，“干不了”(通过图纸推算设计出的改造方案实际可执行性差，设施变更困难重重)等五大空间管理难题。为解决上述共性和个性问题，R医院决定以医院信息化建设为契机、以智能楼宇管理系统的建立为抓手，进行医院空间管理的探索。

方案的设计和实施

计算机辅助设计(Computer Aided Design，CAD)是一种标准的设计方法，尤其是在设计和表示复杂区域或元素时，是一种较为常见的电子化图纸设计方法。借助建筑信息建模(Building Information Modeling，BIM)的概念和应用，CAD在三维空间中的应用越来越广泛[3]。但国内外应用于医院建筑的实践表明，BIM虽然能实现医院建筑的三维可视化、集成化和智能化的运维管理，提升管理效率并降低故障发生率[4]，其核心目标却是建筑项目从设计到完成的完整建设环节，对已建成项目进行可视化展示仅能发挥其诸多附带功能之一，而且成本颇高。因此，R医院决定以CAD图纸为基础，采用定位于建筑表现、提供效果图级别图像和动画的3Dmax软件搭建空间管理系统。

系统的建设工作可以交由外包软件公司完成，但素材却需要医院的空间管理团队提供，并且仍有两个关键问题亟待解决：图纸的准确性问题和空间信息的收集问题，也就是前文所述的“对不上”和“记不住”问题。为此，空间管理团队对全院近3700余个房间进行了三轮排查：第一轮是工作量最大的普查，对于所有能进入的房间都要确认房间归属、用途和房间结构，对上锁的或无人管理的房间则张贴管理通知；第二轮是简单结构变动的测量，同时对首轮管理通知无响应的上锁无人房间进行开锁和回收；第三轮则是复杂结构变动以及图纸遗失部分的测量，需要由外包勘测公司进行测量和绘图。三轮房屋排查工作结束之后，空间管理团队将终版图纸进行房间编码，然后与空间管理台账一并转交给外包软件公司进行系统建设。

方案的成果

1.空间管理台账整理成果。R医院空间管理台账的基础信息是2015年前后向各科室收集后进行简单核对得到的，经过三轮核查后房间归属情况如表1所示：原台账中近400个房间存在拆改或重建等情况，本次整理时进行了增补或删除；181个归属不明房间在本次整理过程中探明了实际归属，进行了重新划分。此外，从管理角度出发，将位于临床科室内部、但实际由行政科室维护的卫生间、管井、配电室等房间划回行政分类。如表2所示，经整理后能明显发现R医院各类用房在总建筑面积中所占比例与指导文件存在较大差距，临床用房的建筑面积占比有较大提升空间。

表1 R医院空间管理台账整理前后情况对比

2.系统建设成果。R医院空间管理系统主要由展示界面、报表查询统计和系统管理三大功能模块构成。展示界面按照宏观到微观分为院区界面、楼宇界面和房间界面。其中院区界面可多角度展示院区整体情况，并可展示地下管线信息，可显示楼宇主要信息并进入楼宇界面；楼宇界面可实现分类查询房间信息功能，点击具体楼层后可进入具体房间查看信息；在房间界面可详细查看每个房间的归属、用途、面积等信息，今后还将添加管线、墙体和固定资产等信息。在报表查询功能中，可按照归属用途和面积进行筛选，亦可用关键字进行模糊搜索；通过报表统计功能可以统计并展示全院或者各楼宇的各种归属、用途的房间数量和面积情况。系统管理模块提供了系统维护和用户管理功能，可通过系统日志记录登录和修改痕迹，并增加修改时的附件上传功能，让所有修改可追溯。可通过用户管理功能设置多层级权限，对不同层级的空间管理员赋予相应权限。

表2 R医院各类用房在总建筑面积中所占比例与指导文件对比(%)*

讨论

1.系统的建立过程就是问题的解决过程。前文提到的五大空间管理难题，其实是一个环环相扣的系统性问题，只要理顺管理流程、找对突破口，就能将它们逐个击破。R医院在建立空间管理系统的过程中，就将这些问题进行了逐一解决：首先建立空间管理办法和办公用房管理办法，明晰空间管理过程中的主体责任，并设置空间分配和变更的线下和线上审批流程，解决了“管不到”的问题；通过排查全院房间数量、面积、水电气暖管线、归属、用途等基础数据，导入系统形成数据库，解决了“对不上”的问题；通过建立空间管理台账、留存系统变更日志、空间归属和用途变更时转签文件存档等方式解决了“记不住”的问题；以空间管理文件为依据回收科室空间权限，并逐步将空间成本分摊到科室，让科室迫于管理压力和成本负担配合空间统一管理工作，解决了“调不动”的问题；前四个问题的顺利解决，打通了空间管理过程中主体责任、工具和手段、工作流程、对象和目标的完整通路，让管理者和使用者能明确感知医院空间管理现状与文件标准的差距，使得“干不了”的问题自然而然地迎刃而解。

2.系统功能的扩展和智能化探索。空间管理系统虽然提供了管理工具并解决了部分空间管理问题，但其当前状态仅是一个提供了基础功能的静态系统，距离智能楼宇管理系统的建设目标仍然有两项工作需要完善。首先是对空间管理系统进行功能深化：扩展基础数据库，添加楼宇内水电气暖管线信息以及轻体墙、承重墙的墙体信息；与其他系统进行对接，可通过其他系统的地址号与当前空间管理系统中的地址码进行匹配，将空间管理系统发展成数据平台，集中展示相应空间的固定资产、设备、耗材等配置情况，便于后期盘点和管理。其次是增加系统的动态管理功能：通过汇集房间信息的二维码增加系统与现实空间的交互性，使用移动端扫码可登录空间管理系统查看房间信息和固定资产信息，后期实现即时资产管理和空间管理；增设管线和电路的实时监测和控制设备，对基础运维情况和安全隐患施行动态监控，促进运营和后勤管理的智能化。

展望

在人口疏解、人口流动的大背景下，势必有越来越多的医院按照政策随着人口流向进行扩建、搬迁和新建，将空间管理系统作为一套数据库和管理工具，能有效避免新院区重复老院区的空间管理问题。此外，及早引入空间管理系统，还能够在院区建设的过程中优化规划流程，将原本必须依次进行的施工和管理环节实现同步进行，起到节约资源、提升工程效率、压缩施工时间的作用。因此，今后还需研究如何在医院新院区规划和建设过程中发挥智能空间管理系统管理作用。