人事档案管理在人力资源管理中的作用分析

孟洁 郑斌 赵玲 马晓楠

摘要：企业的人事档案管理是人力资源管理工作的重点之一，在档案里记载着所有职工各方面的信息内容，可以给人事调动与任用工作带来可靠的参考。因此，做好人事档案的管理工作对提升企业的人力资源管理工作具有重要意义。基于此，本文介绍了人事档案管理的主要内容及其特征。分析了人事档案管理对于人力资源管理的作用，并提出了人事档案管理工作的努力方向，以便更好地推动石油企业人力资源管理工作顺利地开展。

关键词：人事档案;人力资源管理;作用;分析

人力资源管理工作大体走过了几段发展历程，即人事管理、人力资源管理、战略性的人力资源管理等时期。人事档案的管理工作曾发挥着很大的价值。然而，伴随企业的人力资源管理工作的发展脚步，人事档案管理的意义渐渐受到一定程度的轻视。尤其是全球化经济一体的化形势下，各个企业皆面临着日益复杂的环境。想要更好地应对国际化的市场环境，一定要关于企业的动态信息加以汇集与综合分析。因此，企业人事档案管理工作的作用将不断地得以发挥。

一、人事档案管理工作的内容及其特征

（一）关于企业的人事档案管理

企业的人事档案管理工作主要包括以下五方面内容。其一，对人事档案的资料进行收集与合理鉴别;其二，对职工的职务、岗位以及变动信息做登记;其三，调查职工相关的人事档案，了解每个职工的基本资料与发展现状，给人力资源管理带来详尽的人才信息;其四，办理职员人事档案的阅览以及借用转递手续;其五，对人事档案加以妥善地保管，并实行企业的保密体制，确保相关的档案信息的安全。

（二）人事档案管理的主要特征

第一，真实性。企业的人事档案资料应当具有绝对的可靠性，关于职工的身份背景、工作情况以及生活等方面的信息要实事求是。因此，真实性也是企业展开人事档案管理的基本要求，同时又是保障人力资源管理工作的前提。唯有客观真实的档案信息，才会确保工作的价值，才会真正地为企业派用以及提拔人才带来有力地参考。第二，完整性。人事档案的全部材料应当在数量方面与内容方面保持完好无损的状态，也就是企业的档案材料一定要齐全，以便更好地调查与了解所有职工各方面情况，使档案材料可以作为公司用人决策的依据。当然，随着企业的发展，职工的档案资料也应当适时更新，也会对每个时期的状况进行反映。第三，安全性。人事档案的管理工作务必要确保信息的安全性，预防职工的档案资料受到某种损坏、更换、涂改以及丢失。关于信息内容，主要是企业建立档案的保管与保密的机制，不能让信息遭到泄密，防止侵犯职工的隐私权。

二、人事档案对企业人力资源管理的作用

（一）有利于企业规划人才的供给和需求

人事档案材料一般包括公司内部的人员构成、职工能力以及职工数目等信息。经过对企业的人事档案进行归类与整理，能够更好地为公司提供需要的人才类型与信息，或者是公司职工的人力资源的存量与信息。如公司中的部分职工快要临近退休年龄，这时档案管理工作者就要将这样的信息对专业的人力资源部门相关的负责人进行反馈，以便公司对以后的人力资源管理工作作出更合理的规划。

（二）为企业的招聘工作带来依据

企业进行招聘人才是人力资源管理工作的一项重要环节。具体的招聘工作又可划分成内部与外部两种招聘形式。其中的内部招聘主要指的是从公司内部职工里甄选需要的人才，而外部招聘主要指企业面向社会以及各高校等展开公司的大型招聘活动。第一，在招聘人才时，有的公司招聘人员会有一定的倾向性，如特别选用某个老乡或者校友等熟人，有时尽管这些人与公司的实际要求不完全切合也会被招用。这势必会影响公司的人员素质，进而为公司的管理工作增加了难度。公司经过关于人事档案的材料展开的统计与分析，可以在招聘过程中更加客观公正，排除选用不合宜的某些员工，进而确保招聘工作的质量。第二，企业进行内部招聘过程中，经过查阅、分析职工的档案信息，可以清楚地了解职工成长经历、工作态度以及为企业做过的贡献等情况，在进行提拔与录取职工的决策时带来重要的参考。

（三）有利于对职工展开有针对性的培训

公司针对职工展开培训之前，可按照职工的档案信息实际，如受教育程度、社会阅历、年龄段等方面，对具体的培训内容进行设计与规划，进而有目的性地对其培训，以提升培训的质量。如针对年龄稍长一点的职工，除了相应地展开知识技能方面的培训，还要增加保健方面的培训，既可确保他们的身体素质，又能有效地提升职工的工作热情，更好地投入到工作中。

（四）有利于企业进行跨区域的文化管理

作为大型的企业，内部必然会汇集全国各地的职工，他们来自不同的地方，曾受过不一样的风俗影响等，思想观念、个人习惯、文化等方面会存在一定的差异性，公司的职工人事档案里会作出具体的说明。这样，档案管理的工作者就能够对职工的各种文化特征加以分析，便于更好地预测他们在工作过程中产生的可能性的摩擦或冲突等，进而对职工进行合理的调节与心理方面的疏导工作，进而制定出有效地处理机制。此外，公司展开团队合作的时候，也可先进行人事档案的详细调查，预先与职工展开思想文化方面的交流、沟通。

（五）有利于职工开展职业规划

职工的档案资料里会具体地反映其工作特长、职称、受教育、表现以及薪酬等全方位的信息。公司的相关管理人员能够按照职工的档案材料内容，协助其设立自己的职业规划或发展方向。这样，就可以更好地促进公司所有职工的成长，进行全新的定位，以便为公司作出更多的贡献。

（六）有利于企业应用恰当的激励措施

每个人皆有从物质到精神方面不同的需求，而且处于不同时期需求也会有所不同，而不同需求得到满足可以对企业的职工产生不一样的激励。为此，公司能够经过分析广大职工的人事档案信息，进行真实的了解他们现今的最大需求，有利于对其應用相应的激励方式。这样，公司针对不同类型的职工，可以有针对性地激励，以便更有效地激发他们的潜能。

三、企業人事档案管理的努力方向

（一）提高公司人事档案材料的管理

企业人事档案材料的信息记录往往是随着时间的推移而不断调整的，也就是对人事档案进行实时更新，原因可能是人员的流动引起的信息需要变化。此外，为了更好地应对日益复杂多变的市场竞争环境以及企业的发展要求，对于企业规章体制方面的变化应当进行合理化、科学化地管理，并建设有效地管理制度，认真实行人事档案的查、借、阅的管理体制、档案保密体制，确保企业的人事档案所有的材料更为真实与完善，为人力资源部的人才调配工作带来切实可靠的资料。

（二）建设企业的信息化管理体系

如今人类已进入到信息时代，为此，人事档案的管理工作也应当带有时代特征。对于石油企业，应用先进的信息化管理展开人事档案材料的记录与管理工作，既可以确保企业的档案资料的传送，又有利于人事档案的存储、查找、调取等工作，进而提升工作的效率。因此，企业应当建设现代化档案信息的管理体系，把人事档案的具体信息输进互联网，经过网络终端来进行相关信息的取得与调整，使得企业的人事档案管理工作步入信息化、网络化管理，进而提升档案信息的管理质量。

（三）提升工作者的综合素质

第一，企业应当着力提高人事档案管理者的工作观念，使得管理者对于企业的人事档案材料的管理工作的重要性具有充分地认识，进而树立严肃认真的工作态度。第二，提升企业人事档案材料管理者的政治素养，培养其具备美好的岗位道德，以提升档案信息管理者在具体的工作过程中保持真诚的服务思想，积极与企业每个机构建立良好的关系，进而为信息的流通构建顺利的通道，使得企业的人事档案材料的管理更为快捷。

四、结语

现阶段，人事档案信息的管理工作逐渐在企业发展中发挥着越来越大的作用。通过档案管理者经过对职工档案进行系统的分析与整理，更好地为企业的人力资源管理工作开展的各项活动带来可靠的信息支持，进而推动人力资源管理工作不断发展。以后的人事档案材料的管理工作还会朝向信息化、网络化方向发展，使得企业的人事档案管理工作更加科学、合理、高效，在人力资源的管理中发挥更大的价值。

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