采购业务内部控制要点浅析

刘蕾

摘要：由于经济的高速发展和行业监管机构的严格要求，企业所有者和管理层越来越重视企业内部控制。企业经营始于采购，在采购环节加强内部控制可以节约成本，增加利润，同时也可以防止财务报表错报。本文结合2018年上市公司审计情况对采购业务内部控制要点进行分析。

关键词：采购业务;内部控制;上市公司审计

为加强和规范企业内部控制，保证企业内部控制评价及其信息披露质量，2010年4月26日，财政部等五部委联合发布了《企业内部控制配套指引》，要求境内外企业同时上市的公司自2011年1月1日起先行实施企业内部控制规范体系。

一、采购业务内部控制的性质和意义

企业内部控制是由董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的旨在实现控制目标的过程。建立和实施一套统一、高质量的企业内部控制规范体系，有助于提升企业内部管理水平和风险防范能力，促进我国企业进入国际市场、参与国际竞争。由于企业生产经营活动从采购业务开始，采购业务内部控制制度是否建立和是否得到有效运行会决定生产商品的质量及价格，而商品的质量及价格又决定了企业的市场竞争力和声誉，因此采购业务内部控制对于企业来说尤为重要。

二、采购业务存在问题

（一）企业管理人员不重视内控制度建设或凌驾于内控制度之上，使采购业务内控制度失效。

（二）员工缺乏诚信，与供应商串通欺骗企业，致使企业利益受损。

（三）因市场变化，采购计划未及时变更，造成材料库存短缺或积压，企业生产进度减慢影响交货时间或造成资金占压对企业资金链产生压力。

（四）未采用招投标、邀标等采购方式合理确定供应商，可能导致舞弊或遭受欺诈。

（五）对货物的采购价格缺少管控，未按规定流程授权审批，可能导致采购物资质次价高致使企业利益受损。

（六）因验收程序不规范，采购的货物质量和数量不符合要求;付款流程不严格，未按协议付款，可能导致财产或信用受损。

（七）信息沟通不及时，采购部门与生产部门、财务部门的沟通不及时、不顺畅，影响采购计划制订的准确性和对供应商情况掌握的准确性。

（八）监督部门没有发挥作用，使内部控制的执行流于形式。

三、采购业务活动内部控制要点

现结合2018年上市公司审计情况进行对采购业务内部控制活动关键点进行分析

（一）某公司內部控制审计报告为否定意见，其中导致否定意见的基础内容之一是：在供应商选择和管理，资金收付管理上未实施有效的管控，与之相关财务报告内部控制运行失效。

结合本案例看供应商管理环节和付款环节的内部控制。企业应制定严格的采购业务内部控制制度，在供应商管理的环节加强对供应商的管理，建立合格供应商库，通过公开招标、邀标、询价等方式选择供应商。跟踪供应商提供服务或货物的质量、价格、资信等情况并进行评价，及时对供应商库进行调整更新，对不合格的供应商要调整出库。如果供应商有未按合同履行义务的纪录，表明其资信状况及履约能力不佳，应立即要求其提供后续补救办法。如果未提供补救办法或资信状况继续恶化，应对其及时采取诉讼等进一步措施，以防资金出现不能收回或影响生产进度的风险。企业对内部控制审计发现的漏洞要进行全面自查并进行整改，为今后更有效的执行内部控制打好基础。

（二）某公司审计报告意见类型是无法表示意见，基础内容之一是：X年X月，该公司的全资子公司B公司预付b公司x万元，因未签订合同且未收到货物，故调整计入其他应收款全额计提坏账准备;某月，该公司的全资子公司C预付c公司x万元采购款，未收到货物，故调整计入其他应收款全额计提坏账准备。

结合本案例看购买环节的内部控制。企业应当在确定供应商、采购方式和采购价格后及时签订采购合同，明确双方的权利、义务和违约责任。与供应商签订合同前要谨慎支付大额预付款，否则没有合同作为保障，今后很可能会给企业带来财产损失。即使签订了合同，企业还应当对合同履行情况进行跟踪，在约定的交货时间取得货物和服务，对未按合同约定交货的供应商要追究违约责任。建立严格的验收制度，验收单位运用技术手段并根据规定流程对货物进行验收，验收合格出具验收单，如果发现问题，应当立即报告相关部门查明原因及时处理。

（三）某会计师事务所对某公司出具的内部控制审计报告：该公司的之子公司D公司与d公司、e公司和f公司存在大额资金往来。该公司在协议签订与付款管理上未实施有效的控制，存在未对合同进行审慎审批即签订协议并支付大额款项的情况。

结合本案例看企业应在采购与付款时注意：

1.采购交易是真实的，防止舞弊现象发生。

2.采购合同要与通过合理采购方式选定的供应商签订，双方对采购价格、交货时间、付款条件、双方权利义务等条款进行谈判，必要时应组织技术、法律等专家参与谈判。企业按照规定的权限和程序对合同进行审批。

3.付款时，对采购合同、发票、验收单、审批程序等相关内容进行严格审核，无误后按照合同规定及时办理付款。

（四）某公司的全资子公司G公司接到税务局稽查局的税务事项通知书，G公司X年X月在开展贸易过程中因接受f公司开具的增值税专用发票被认定为涉嫌虚开，发票金额x万元，增值税进项税额合计x万元。目前税务局稽查局已检查完毕，已移交上级税务局稽查局按照税收法律法规的法定程序对检查数据进行审理。会计师事务所对该公司出具保留意见的审计报告。

结合该案例看采购业务付款环节的内部控制。企业付款前一定要对采购发票进行审验，对不真实不合法的发票要拒绝接收，以免造成涉税风险及法律风险。

（五）某会计师事务所对某公司出具否定意见的审计报告。截止X年12月底，该公司对h公司预付款余额x亿元，协议委托h公司收购农作物，采购数量x吨，交货时间为2018年5月1日至2019年4月30日，已预付款超过协议金额的90%。该预付款是该公司向20余位农户直接支付的，未与农户约定货物的交付时间，该公司2018年5月1日至今未收货，2018年采购与销售均为零。会计师事务所无法对预付账款的下列事项获取充分适当的审计证据：预付的账款的商业理由及商业实质，收货的可能性;预付账款是否在2018年的财务报表中恰当处理，以及对利润表、现金流量表的影响

结合本案例看购买环节和付款环节的内部控制。为了保护自己的合法利益，企业在确定供应商、采购方式和采购价格后，应当及时签订采购合同，明确双方的权利、义务和违约责任。企业应当对合同履行情况进行跟踪核查，如果对方违约，比如延期交货等，应采取进一步的措施。企业对大额或长期的预付款项应当重点关注，结合对账情况及约定交货情况综合分析预付账款的性质、不可收回风险等情况，对于发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。

（六）某会计师事务所对某公司出具的审计报告类型为否定意见，基础事项之一：2018年度未经适当的审批程序预付多家公司大额预付财款，与资金管理的财务报告内部控制失效。

结合本案例看付款环节的内部控制，企业应当加强大额预付账款管理。对于货款的支付要制定严格的授权审批制度并遵照执行。如果对外支付大额预付账款没有经过授权审批，证明企业内部控制没有发挥作用，如果长此以往，企业的资金管理处于失控状态，势必对该企业发展产生极为不利的后果。

（七）某会计师事务所对某公司审计报告导致否定意见的事项之一是，未能对客户及供应商管理實施有效控制，多家客户及供应商失联，未及时对客户财务状况进行关注，亦未与客户、供应商对账，与之相关的财务报告内部控制失效。

结合本例看付款环节的内部控制。企业采购部门、仓储部门、财务部门应当根据采购合同、入库单据、发票、付款单等相关资料单据记录部门业务，并相互核对。企业应当设立对账人员定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项及交易情况，发现问题及时处理。采购部门也可以通过浏览供货商网页、参加商品展销会、订货会等多种方式及时掌握供应商信息，对供应商进行有效管控。另外，采购部门与财务部门定期对账可以防止舞弊发生。

四、采购内部控制度的监督

采购业务内部控制需要根据内外部情况变化来适时更新，同时内部控制是需要人来制定和执行的，因为人的知识水平、理解能力及个人素质所限，内控制度在制订和执行过程中会出现各种各样的问题。所以需要对内控的制定和执行情况进行监督。内部控制监督的实施部门为内部审计部门。内部审计人员对职责分离、授权审批、请购采购入库、付款等采购环节内控制度的制定和实施情况进行审计后形成书面报告，揭示存在的问题和缺陷，提出整改措施，及时传达给治理层和经理层，并对后期整改情况进行跟踪。

五、总结

采购业务是企业经营活动的重要环节，也是企业管理的重点和难点，对采购业务加强内部控制可以使企业发现并防止采购环节中的舞弊和欺诈行为，在采购业务中获取最大收益，降低企业成本、提高企业利润水平。

参考文献：

[1]张燕江，吕光虎，诸波.基于内部控制五要素的采购业务内部控制设计[J].财会通讯，2009（11）：86-87.

[2]中注协发布的2018年上市公司出具非无保留意见审计报告的情况.