“互联网+档案”理论与实践的三点思考

黎晓锐

摘 要：将“互联网+”技術应用于档案管理当中，形成了“互联网+档案”的新型档案管理方式。由于该档案管理方式相较于传统的纸质档案管理存在诸多优势，因此很多企业尝试探索“互联网+档案”的管理模式。针对实践探索中存在的一些突出问题，档案管理部门一定要实时更新完善档案信息，注重各方面档案信息的归类与汇总，注重企业文化通过电子档案进行内部传承。

关键词：互联网+档案;管理模式;有效策略

档案是企业或者图书馆保存的关于各项重要活动信息的文献载体。作为文化建设的重要资料，档案在文化建设中担负着至关重要的作用。“互联网+档案”简化了传统“人工管理+纸质档案”的流程，将纸质档案信息转化为存储及检索更加便捷的电子档案信息。将“互联网+档案”应用于档案的创建及管理，不仅有利于减轻人工的负担，更有利于完善档案的管理系统。

1 “互联网+档案”的理论基础

“互联网+”是以互联网技术为基础，实现信息在文化、社会、科技等多领域的融合，并且不断衍生出新技术、新方法的过程。“互联网+”这一关键因子融入到档案管理当中，有助于档案工作、档案宣传等多个环节的智能化管理。“互联网+档案”的新型档案管理方式是计算机技术在档案管理工作中的应用体现，将员工信息、公司或图书馆的大事件等以电子档案的形式进行存储与记载，方便搜索与查询[1]。相较于纸质档案，这种电子档案的存储内容更加丰富多彩，图片、文档、录音等都可以存储在电子档案当中。“互联网+档案”的管理模式存在诸多优势，因此各类企业纷纷在档案管理工作中展开探索。

2 “互联网+档案”实践探索中出现的问题

“互联网+档案”作为一种新生的档案管理方式，各类企业在实践探索符合本企业实际的档案管理模式的过程中难免出现一些问题，企业实践“互联网+档案”管理模式是一个由初期摸着石头过河到逐渐成熟的过程。在探索互联网+档案管理的过程中，企业出现的突出问题大致存在以下几个方面：首先，档案信息变更不及时，档案内容存在错误。由于忽视定期核查，导致档案信息失真。档案信息错误会直接影响到企业领导者的决策，进而对企业的未来发展造成不良影响。其二，“互联网+档案”以互联网技术为基础，存储的内容经过积累逐渐成为公司的财富，但是各部门只存储与该部门相关的档案内容，缺乏自动化的整合，也没有进行专门地汇总与归类，导致检索与信息提取费时费力。各个部门单打独斗式的档案收集管理方式使得“互联网+档案”的独特优势得不到充分展现[2]。最后，档案管理方面只关注信息的积累，忽视档案的文化传承性。企业档案作为企业文化的重要表现形式，积累了一代代员工的优秀精神品格，新生代员工继承发展这些优秀的企业文化传统，才能使企业发展保持长久的蓬勃朝气，但是多数企业档案管理工作只注重收集和整理档案信息，却忽视了档案管理当中最为重要的一项任务就是文化传承。

3 完善“互联网+档案”应用的有效措施

3.1 实时更新完善档案信息

档案管理是对企业形成的多种载体、多个门类的档案信息进行收集、存储、整理等全方位管理的过程。企业在各项生产经营活动过程中形成并积累的全部档案信息，真实记录了企业发展进步的全过程，积淀了企业的文化精髓。“互联网+档案”的管理模式在实践时，应该尽可能地将纸质档案转化为电子档案，还需要对各类档案信息进行定期审核。为了健全企业档案的员工数据库，企业的档案管理部门应该注重员工事迹档案的收集与整理，员工的事迹内容不仅包括重大的事件，也可以包含员工为企业发展所做出的一些小的事迹。在各个部门各个岗位默默无闻、兢兢业业工作的员工事迹皆可以记录在员工档案当中，从而形成覆盖各个部门的员工事迹档案体系。创建员工档案体系能够让员工们体会到企业对他们的关注，从而更加卖力地开展工作。

3.2 促进档案管理的自动化与信息化

档案管理的自动化与信息化随着计算机的普及已经逐渐成为现实。档案管理的数字化能够加强档案信息管理模型的建设，便于从多个方面进行档案内容的检索。对于那些发展历史较为长久的企业，档案管理部门建设企业文化的流程包括编写纸质版的企业档案、员工档案以及收集整理档案照片。在必须人工参与的档案管理环节中，档案管理自动化与信息化可以通过提高档案工作人员的综合素质，尤其是计算机技术的操作水平来实现。为了提高档案工作人员的档案管理能力，企业可以为档案工作人员提供更多培训的机会，聘请专业人员讲解并现场演示档案的装订、规整及组卷等档案管理的流程[3]。

3.3 注重企业文化通过电子档案进行内部传承

企业档案作为企业文化精髓的重要代表，其中蕴含的一代代员工兢兢业业努力付出的优良品格需要传承，需要在新一代员工身上继续发扬。电子档案现阶段已经成为档案信息呈现最多的形式，因此一定要注重企业文化通过电子档案进行内部传承，尤其要注重老辈优秀员工对新员工的指导引领作用。老带新的传承方式在很多企业当中已经成为一种优秀的文化传统，档案工作人员一定要将老员工的先进事迹进行收集与记录，让这种优秀的文化传统在一代代企业员工身上传承。档案管理是一项长期性且连续性较强的工作，在企业发展的任何阶段都必须注重档案管理工作，不能因为企业忙于发展创新而忽视[4]。为了促进企业文化在全体员工中的传承，档案管理领导可以组织员工学习企业的发展历史，带领全体员工感受老一辈员工的精神品格。

4 小结

时代的飞速发展中，档案管理与互联网+的融合已成为一种发展的必然。为了使“互联网+档案”这种新型的档案管理模式发挥最大的价值，企业要逐步完善档案管理，及时更新并定期维护电子档案信息，促进档案管理的自动化与信息化。注重档案信息的管理工作，使档案信息成为企业管理者做出正确决策的重要参考。

参考文献

[1]王方刚.如何做好“互联网+档案”[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015（9）：45.

[2]聂丹萍.互联网时代档案管理工作的现状与应对措施[J].办公室业务，2020，1：92-93.

[3]许德斌，裴友泉.针对“互联网+档案”理论与实践的三点思考[J].档案学研究，2017，2：40-44.

[4]袁新芳.2015-2016年互联网+档案研究文献数据统计分析[J].河南机电高等专科学校学报，2017，25（2）：79-80.