高校干部人事档案服务水平提升策略之我见

摘 要：本文以高校干部人事档案服务为分析对象，首先介绍高校干部人事档案服务的概述，接着阐述了高校干部人事档案服务的主要内容，再接着分析了高校干部人事档案服务中存在的问题，最后论述了提高高校干部人事档案服务的策略，以便可以更好地做好高校干部人事档案服务工作。

关键词：人事档案;高校;服务

1 高校干部人事档案服务概述

高校干部人事档案服务是一种服务模式，主要服务对象是高校干部管理人员。一般来说，高校干部人事档案服务具有以下几方面特点[1]：

第一，档案服务具有无形性。目前，档案管理人员为高校干部所提供的各种档案服务，是一种看不见摸不着的服务，是一种无形的服務，只有在服务结束之后才能够观察到服务效果。

第二，服务对象多元性。高校干部的人事档案服务的对象并不是一元的，也不是唯一的，它是多元的，包含有组织，也包含有人事部门，还包含有经过批准的个人等等。

第三，具有互动性。高校干部人事档案服务主要是为了满足服务对象需求，是一种互动过程，利用者通过档案管理人员的各项服务寻找自己想要的信息，以此获得满足感。

第四，多样性。随着时代的快速发展，当前的高校干部人事档案服务模式也呈现出多元化，已经不再是传统手工模式，信息技术也已经融入到了高校干部人事档案服务之中，通过互联网实现了资源的共享。

2 高校干部人事档案服务主要内容

第一，及时收集和规范人事档案资料。人事档案主要包含有一个人的技术、工作经验、履历等各方面的信息，因此提高档案资料的规范性是做好人事档案服务的一项重要内容。在进行整理的过程之中，辨别信息真假又是关键所在。在当前档案信息之中会存在很多瑕疵之处，例如有些材料没有盖章，有些材料是复印件，有些材料的日期并不一致，有些材料的字迹非常潦草等等。因此，在进行高校干部人事档案服务之时首先必须对各项资料进行精准把控，要经过层层审核之后方可归档，切记不能将手续不完备或者是字迹潦草不清晰的档案归档。

第二，切实做好人事档案的保管工作，确保资料的完整性。鉴于高校干部人事档案具有了特殊性，同时为了便于进行查找，档案保管部门需要设置专门空间进行保管，做好防火、防潮等一系列措施，确保干部人事档案完整性。与此同时，高校还需要设置专门档案管理办公室，做好日常整理工作以及接待工作，方便档案查阅[2]。

第三，严格按照规定转递档案。高校干部经常会出现人事变动变化，因此当一个干部到新单位任职之时，原单位档案部门需要将干部档案及时转替到新单位。在进行人事档案转递之时必须严格按照档案整理要求，档案材料必须完整而又准确，不允许出现任何分散性的转出行为。接收单位在接受之时必须对档案进行核准，在确定无误之后填写回执单，盖上公章并做好保管工作。

第四，为合理使用提供服务。由于工作或者是其他因素影响需要查阅干部档案，档案工作人员需要按照借阅的规定做好审批手续。在借阅过程之中严禁在档案上进行涂改，严禁任何撤换档案的行为，不能私自将档案泄露，不能私自进行拍照，如果需要复印还必须向档案管理单位提出申请方可。

3 高校干部人事档案服务存在的问题分析

从总体来看，高校干部人事档案服务工作总体较好，但是依旧存在一些问题值得关注，主要体现在以下几方面。

第一，监督和指导力度不够，服务水平不高。目前，我国正处于改革发展关键时期，干部的人事制度也在不断进行改革，对于高校干部人事档案服务的要求也更高。但是在实际的服务过程之中，档案管理部门虽然重视人才的培养工作，但是对于档案工作的监督和指导却并不到位，没有切实履行各项监督措施。例如，一些高校干部档案中出现各种前后信息不一致现象并没有被及时查出，一些明显的涂改痕迹和造假现象也没有及时发现，这也表明当前高校干部人事档案的监督严重不足，服务有所松懈，管理不到位。除此之外，高校干部人事档案的相关规定大部分都是停留在资料的收集和整理方面，在监督方面的规定并不多，这也导致了当前人事档案的监督作用没有发挥[3]。

第二，资料收集把关不严，服务质量不高。高校干部人事任免都是在不断变动，每个干部履历也是在不断变动，这也导致了高校干部人事档案的一个重要特点就是具有动态性，每一分每一秒都在发生变化。但是，由于一些高校干部人事档案认知存在不到位的现象，在干部人事档案材料收集时不及时，应盖章的地方没有盖章，因提交的材料没有提交，应当归档的材料也没有归档，这就使得一些干部材料存在严重缺失的状况，严重影响到了干部档案的管理和使用。与此同时，一些人员档案管理意识也非常薄弱，并不清楚哪些材料需要真正存入到档案之中，因此也没有及时将这些材料进行归档。除此之外，当前高校档案服务对于收集档案范围也没有严格规定，并不是所有档案都可以归档进行储存，任何一份材料的收集都必须经过鉴别和判断，必须要求真实而且材料齐全。但是由于在资料收集时把关不严，材料没有进行真伪辨别，也没有任何登记手续，随便一份材料都可以归入到个人档案之中，这也导致了很多内容失真的现象发生，档案服务质量存在严重问题。

4 提升高校干部人事档案服务的相关策略

为了可以更好的做好高校干部人事档案服务工作，我们可以从以下几方面采取优化措施：

第一，进一步加强高校干部人事档案服务队伍的建设。高校干部人事档案的服务工作是由工作人员来完成，因此通过不断加强工作人员的素质，有助于更好的做好高校干部人事档案服务工作。为此，高校首先必须不断提高管理人员的业务素质，尤其是提高管理人员的服务意识。档案管理工作不仅仅要求工作人员具有扎实的业务素质，同时还需要具备较强的服务意识，尤其是近些年来档案管理的手段条件都在发生着变化，管理人员需要树立起积极服务的思想，主动顺应时代发展的潮流，提高自身的计算机操作能力，提高自身的信息化素质。其次，高校也需要进一步加大培训力度，进一步做好干部人事档案队伍的建设。通过培训有助于进一步提高服务人员的服务能力，有助于进一步提升干部人事档案的服务水平，促进高校干部人事服务工作的开展。

第二，加强资料收集，提高服务质量。为了可以进一步提升高校干部人事档案服务的质量高校的档案服务工作需要进一步加强资料的收集，对于资料收集的方法程序需要明确规定。在收集过程之中，高校档案服务人员需要加强对于资料真伪的辨别，尤其是对于资料造假行为的辨别，一旦发现造假或者是存在瑕疵的资料需要进行审核，确保无误之后方可归档。

5 结语

综上所述，为了可以进一步做好高校干部人事档案的服务工作，我们需要进一步加强服务队伍的建设，夯实服务队伍的综合素质，同时还需要做好资料收集的整理工作，切实提高服务质量，只有这样才能进一步提升高校干部人事档案管理的质量。

参考文献

[1]姚帅.高校干部人事档案服务水平提升路径探索[J].中外企业家，2019（25）：108.

[2]张光明，苗洪丽.高校干部人事档案服务水平提升路径探索[J].兰台世界，2019（05）：113-115.

[3]田敏.构建新常态下高校干部人事档案的管理机制[J].兰台内外，2018（09）：33-34.

作者简介

郝晨光，男，山东省济南市，中级，人事档案管理。