机关事业单位档案管理现状分析及解决对策

摘 要：对于机关事业单位来说，档案是宣传教育的重要素材，是工作查考的主要依据，无论对于个人、单位还是社会来说，它的凭证和参考的作用都无可替代，因此，做好机关事业单位的档案管理工作是提高档案利用、发挥档案最大价值的基础。文章以日常档案管理工作实际出发，深入分析现阶段机关事业单位档案管理存在的问题，进而提出有效的解决措施，为广大档案管理者提供参考和借鉴。

关键词：机关事业单位;档案管理;问题;措施

2018年10月11日，国家档案局发布第13号令《机关档案管理规定》。《规定》指出机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。近年来，随着国家和社会对档案的重视，社会、单位或个人对档案的利用需求日益增大，在全面提高档案管理水平的大环境下，机关事业单位纷纷推进档案管理建设，逐步完善档案体系，在很大程度上提高了档案管理质量。但是，在档案管理实际工作中，仍然存在不少的问题制约了档案管理水平的快速提升，比如档案意识不够，档案人员流动性较大，归档不主动不及时等等，这些客观存在问题和矛盾在一定程度上弱化了档案在机关事业单位工作中的重要性[1]。

1 机关事业单位档案管理现状

1）档案意识不够。从近年来单位归档文件材料的齐全性以及归档的主动性来看，机关事业单位整体档案意识还是较薄弱。究其原因，是因为对档案工作不够重视。据了解，机关大部分部门未将档案管理工作作为一项重要的工作列入年度工作计划中，认为档案归档与否并不影响日常工作的开展，或是认为档案工作没有太大的时效性，在有更重要的工作时，档案工作是可以暂时为其他工作“让路”的工作。档案意识不够，导致了在日常工作中不注重及时收集、及时归档，影响单位整体档案管理工作的顺利开展。2）档案制度缺失或不完善。目前，很多机关单位存在档案制度缺失或不完善的情况，从档案的收集、整理、移交、鉴定、利用等方面缺乏规范有效的管理制度。比如：对收集范围和移交归档的时间没有严格的规定，什么时候想起来什么时候交，部门交什么，档案管理部门收什么;对文件的留与存没有统一的标准，导致“有文必档”或者“是档不归”的现象严重;档案的利用手续不完善，造成被借阅的档案遗失的情况也时有发生;有些单位进行了多次机构改革，内设机构和主要职能已经发生了巨大的变化，现有的档案制度已经无法满足机构改革后档案管理工作的需要，应根据职能的转变对档案制度进行重新修订，但是很多单位多年不修订陈旧的档案制度，这也是制约档案管理工作停滞不前的主要原因。3）兼职档案员流动性较大。档案管理工作需要有一定的档案理论和业务知识支撑，从收集、整理、归档都有严格的要求，但因客观上的一些原因，大部分机关单位的兼职档案员更换频繁，于是部门的档案工作也就像“击鼓传花”，在一个人手里还没有捂热又传到他人手中[2]。据了解，很多部门将档案工作交给刚参加工作的新人，新人在对本单位的业务工作还不熟悉、对档案工作完全陌生的情况下接管档案工作，导致部门档案工作无法按时按要求完成，直接影响单位的整体档案工作。因此，频繁地更换档案人员是档案管理水平难以提高的重要因素。

2 解决现状的有效对策

针对现阶段档案管理存在的问题，笔者认为可以从以下几个方向开展档案管理工作，从而使档案收集渠道更顺畅，档案整理更规范，档案利用更便捷，建立更加健全和科学的档案管理体系，进一步提高档案管理水平，提升档案服务能力，发挥档案的最大价值。

1）全面提高档案意识。档案管理工作是一项系统工程，是需要全民参与的一项重要工作，而档案意识一直以来深深影响着档案工作的顺利开展。要做好档案管理工作，离不开每一个职工的参与，每个职工在日常工作中都会产生有价值的档案，因此必须全面提高档案意识。加强档案宣传是全面提高档案意识最有力也是最有效的措施，是促进档案事业科学、快速发展的重要手段[3]。例如，利用“国际档案日”、历史重大事件纪念日、单位周年纪念日等有特殊意义的时机举办档案展览活动，或通过单位内部网站，传播档案“留史、鉴今、资政、育人”的价值，宣传档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的神圣使命，让更多的人了解档案、重视档案，从而提高全民档案意识[3]。2）加强档案制度建设。建立和完善档案规章制度是规范和推动档案管理工作科学发展的基础和前提，也是保障档案工作顺利开展的有效手段。近年来，笔者工作的自然资源部南海局（原国家海洋局南海分局）先后出台了《档案管理办法》、《机关文书档案归档范围和保管期限规定》、《科技档案归档范围和保管期限规定》、《特殊载体归档意见》等相关档案制度，内容涵概了各门类档案收集范围、整理流程、利用借阅流程、库房安全管理、培训监督检查、宣传和教育、档案奖惩等方面。制度的实施，让部门兼职档案员在开展收集和整理档案工作中有据可依、有章可循，大大提高了档案归档率和利用率。特别是档案的奖惩制度，通过在重要会议或在内部局域网上，对积极主动归档移交、文件材料收集齐全、整理规范的部门给予通报表扬;对多次督促仍不按时移交或移交文件材料明显不齐全的部门进行通报批评等方式，提高全体职工对档案工作的主动性和积极性。此外，通过经常性地宣贯档案制度，全体职工从思想上对档案工作有了很大的转变，从以住的“要我交”转变成了现在的“我要交”，积极主动配合档案管理部门的工作。制度的制定和实施大大提高了档案工作效率，档案管理水平也提到了快速提升。3）稳定档案人员队伍。档案管理水平的高低，不仅取决于专职档案员的工作能力和工作态度，兼职档案员对档案工作的态度也是决定性的因素。因此，要做好档案工作，稳定档案人员队伍尤其重要。一是避免随意更换档案人员，有些部门的兼职档案员频繁更换，谁有空谁暂时负责档案工作的现象时有发生，导致因不了解、不熟悉档案工作而无法顺利完成档案工作，档案质量也无从保证。因此，在没有特殊情况下，不应随意更换兼职档案人员，同时，还要保证他们的档案工作时间。二是要提高档案人员地位，档案工作在众多业务工作中是较容易被大家忽视的工作，同样，档案人员被重视程度也相对较低，因此应采取切实可行的激励机制提高档案人员的积极性。比如，可以通过适当地提高他们的待遇、职称评审时在政策上有所倾斜、在重要会议上多强调档案工作的重要性、及时解决他们在工作中遇到的困难和问题等措施，增强档案人员的荣誉感和使命感，激发他们对档案工作的熱情，从而自觉地提升档案管理水平。4）加强档案培训，提升档案人员业务水平。档案人员的档案业务能力决定了档案的数量和质量，因此定期对档案人员进行精细化的档案培训很有必要，是提高档案人员业务水平的重要途径，也是档案管理工作顺利开展的技术保障。近年来，为了提高档案员的档案业务水平，大部份单位会定期或不定期举办档案业务培训，但效果总是不佳。主要原因：一是参加培训的人员与实际负责档案工作的人员不一致。有些部门兼职档案人员更换太频繁，历次接受档案培训的人员不固定，或是参与培训人员平时不负责档案工作，导致档案人员的业务水平得不到提高，严重影响档案工作的正常开展。二是培训的形式较单一。据了解，大多数单位对档案的培训只是停留在理论知识的培训，参与人员对枯燥无味的培训方式和内容兴趣不高，以致无法达到较好的培训效果。因此，培训方式应多元化，可采取理论知识和档案实操相结合，集中培训与个人培训相结合，现场观摩制作档案模版、现场讲解等形式进行培训，让档案人员最直观、最快速地掌握档案整理技能，提高参加人员的兴趣，继而提升档案人员业务水平。

3 结束语

笔者从实际工作出发，通过分析机关事业档案管理的现状，提出了解决存在问题的有效措施，从而提高档案意识和档案管理水平，提升档案人员业务水平。档案管理工作是档案利用的基础和前提，因此，只有做好档案管理工作，不断创新工作方法，才能使之顺应新时期档案事业的发展需要，更有效地实现档案的价值，为社会为个人提供优质的档案服务[4]。

参考文献

[1]杜姝.机关事业单位档案管理的重要性分析[J].新商务周刊，2019，（21）：75.

[2]陈德华.机关档案管理中的几个问题及对策[J].档案天地，2017（12）：46-47.

[3]方恒慧.档案宣传工作的创新实践探讨[J].办公室业务，2020，（4）：70.

[4]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报：社会科学版，2011（3）：117-119.

作者简介

杨会，国家海洋局南海信息中心（南海档案馆），海洋科学工程师，研究方向：档案管理。