浅析新形势下不动产档案的信息管理及利用

张海欣

摘 要：自我国改革开放以来，社会法律制度日趋完善，市场经济活跃发展，不动产登记档案因为其特殊性，利用频率更高。随着国家相关政策发布，不动产统一登记制度建立，在新形势下对不动产档案的信息管理及应用提出了新的课题。在现阶段，集约化管理模式是不动产档案的信息管理及利用的最有效管理模式。信息化技术和工具的利用能够有效地提高档案的集约化管理水平，其主要作法包括：建立自上而下的全员学习机制;不断完善技术服务的软硬件体系;着力解决工作转型升级的遗留问题。

关键词：不动产档案管理;集约化管理;现代信息技术

不动产登记档案是不动产登记机构为不动产进行物权登记过程中形成的，包括不动产登记凭证、登记机构在登记审核过程中形成的文字材料以及申请登记主体提交的原始凭证。从现实层面看，自我国改革开放以来，社会法律制度的逐渐完善，市场经济的活跃发展，鉴于不动产登记档案具有法定性、唯一性与凭证性的特点，因此相较于其他种类的专业档案而言，其利用频率更高;需要就不动产档案信息利用的社会群体日益增多，应用范围主要包括经济、法律与行政司法等领域。从政策规定层面看，2014年12月，国务院发布《不动产登记暂行条例》（国务院令第656号），标志着不动产统一登记制度的建立。因此，在新形势下提高不动产档案的信息利用效率，完善信息管理与服务流程，有着极其重要的现实意义。

一、不动产登记档案工作的现实问题

不动产登记档案工作相对于其他种类的专业档案相比的最大区别在于数量庞大、种类繁多。尤其在政策规定将不同类型不动产统一登记后，档案登记业务涵盖了土地、房产、林地等不同地形种类，其中最为复杂的房产登记与土地登记，登记类型包括首次登记、转移登记、变更登记、注销登记、抵押登记、查封登记等;登记主体提交的档案凭证又有文字、票据、图表等;档案存储介质包含纸质材料、光盘、磁盘等。以常州市不动产登记交易中心为例：在2019年，各类登记业务受理总量共计308231件，除去双休日与法定节假日以外，平均每天受理量在1230件以上。不动产登记本身就是重复性较强的工作，在这样的工作强度之下，少数档案的收存存在瑕疵，是必然发生的。

除此之外，自我国不动产统一登记制度实施以来，各地不动产登记机构组建成立，将原先分散管理的档案工作进行统一管理。随着不同单位不同部门的职能整合陆续完成，不动产档案的管理与利用等相关制度、条例与实际操作都已经相对完善，但是由于原登记单位或部门在不同类型的档案管理上标准不统一，管理方式不统一，登记数据与电子档案又基于不同的数据库与信息管理系统进行存储，因此在不动产档案信息的管理与应用方面，仍存在一些提高的空间。

二、不动产档案工作与集约化管理

集约化管理是一种现代管理模式，以提高效率与效益为基本取向，其含义在于集中统一配置内部资源的同时以节俭、约束、高效为价值取向，从而达到低成本的高效管理，从而实现可持续发展。在不动产档案管理工作中，集约化管理是档案信息利用的重要基础和前置条件。集约化管理水平的高低，与档案登记工作的延续性、档案信息查询及利用的真实性和完整性息息相关。衡量集约化管理的标准在于：机构与组织设置的科学性与规范性;办公流程中软硬件的标准与快捷;执行效率是否集中与高效。由此，要想切实提升不动产档案的信息管理与利用水平，必须建立起合理有效的集约化管理方案。首先，集约化管理模式能够促进主体不断改革创新，挖掘自身潜力，打造体系化、标准化的管理与服务;其次，集约化管理模式有利于主体对所属人才进行整合与优化配置，有利于人才业务水平的提高;最后，集约化管理模式有利于主体工作的整体协调发展，提高主管领导的重视程度。

三、集约化管理的提升路径

不动产档案的集约化管理是档案信息能够实现准确记录与有效利用的前提。随着社会经济发展，房地产市场日益繁荣，人民群众的物权意识也在不断提升。因此，在可预见的未来，不动产档案信息管理、利用的工作依然是涉及民生的重要工作。以常州市不动产登记交易中心的工作开展为例：在2015年12月，常州市实现不动产统一登记，借助现代信息技术为工具，以互联网+公共服务的服务意识为内涵，逐步完善和建立起优质高效的集约化管理体系，取得了一定的成果。不仅能够有效地应对当前较为繁重的工作量，同时也基本满足了群众办事的需要。

首先，常州市不动产登记交易中心在成立之后，组织全员学习应用不动产信息管理系统这个统一的资源平台。各职能部门分别依据部门职责与岗位职责制定学习方案，在日常工作中，保证工作效率的情况下通过线上实操与线下集中培训两种方式，并对先进人员进行适当奖励，以点带面推动全员掌握信息化工具，改变传统的工作思路。

其次，不断完善现代化信息技术的档案管理利用平台。除了基本的不动产登记查询系统、软硬件设备外，2017年常州市不动产登记交易中心入驻常州市政务服务中心之后，采购了五台自助查询设备，将部分工作由自动化设备完成，极大地提高了工作效率。

最后，对于工作转型升级后的遗留问题，中心分派专人负责纸质档案的电子化进程。对于之前遗留的纸质档案，利用人工录入与电子设备相结合的方式逐步将其实现数字化存储。将原有的数据库逐步整合，建立统一索引，实现新旧档案的快速准确的检索定位。对信息数据库进行定期维护，确保档案信息的安全性与完整性。

不动产档案信息管理工作關系到社会民生，作为人民群众切身利益相关的重要程序，信息技术只是工具，其核心在于提供管理与服务的从业人员。除了引入信息技术外，最重要的是对从业人员进行定期的理论学习、业务培训，提高其思想认识，扩展其工作思路，培养一批年轻化、知识化专业化的优秀管理人才，适应不断发展的新形势，为社会各界提供更为高效、优质的不动产档案利用服务，为维护社会经济秩序做出应有贡献。

参考文献：

[1]薛 来.新形势下不动产登记档案管理研究[J].兰台内外，2018

[2]周文红.不动产登记档案查询工作中应把握的几点原则[J].兰台世界，2017

[3]赖俊峰.不动产登记档案集约化管理[J].中国档案，2014

（作者单位：江苏省常州市不动产登记交易中心）