档案信息化建设中对电子技术的运用分析

崔广林

【摘  要】近年来，电子档案凭借着自身操作简单、存储空间小、能够实现资源共享等优点已经被广泛应用在各行各业中，从目前来看，档案信息化建设已经成为社会的主流趋势。基于此，本文首先将分析电子技术对档案信息化建设的意义，然后提出档案信息化建设中对电子技术的运用策略。

【关键词】档案信息化建设;电子技术;意义;运用策略

引言

在当前信息化时代的背景下，档案信息化建设与管理是档案管理工作的主要发展方向，而在档案信息化建设中，通过应用电子技术能够加快信息化进程，提高档案信息化建设工作的效率等。因此，本文对档案信息化建设中电子技术的运用的分析具有非常重要的意义。

1.电子技术在档案信息化建设中的重要意义

1.1加快档案信息化进程

从目前来看，虽然档案信息化已经成为档案管理工作的必然发展趋势，但是，我国的档案信息化建设依旧处在起步阶段，对于相关设备设施的引进和应用，尚且存在很多的问题与不足之处，从而对档案信息化建设产生了严重的阻碍作用。而通过运用电子技术，这些问题都能够得到有效解决，档案信息化建设的进程也随之加快。具体来说，档案信息化建设的核心就是技术，只有通过合理应用计算机技术、网络信息技术等先进技术，才可以实现档案信息化，而这些技术都是电子技术的重要组成部分。所以，对于档案信息化建设来说，电子技术是一种非常重要的技术，只要将这项技术合理应用在档案信息化建设和管理中，就能够进一步加快档案信息化建设的进程。

1.2提高档案工作的效率

在档案信息化建设过程中，对电子技术的运用主要依靠各种类型的电子设备和信息系统，这也就表明了档案管理工作不需要再单纯地依靠人工操作开展，不管是对档案信息的录入、存储，还是对档案资料的筛选与应用，都能够通过计算机和档案管理信息系统完成，从而有效提高了档案工作的效率。

1.3提高档案信息的利用率

档案管理工作并不单纯包括整理和储存档案资料与档案信息，最重要的是给档案信息的使用提供有效支持。而電子档案的产生，可以进一步提高档案信息的利用率。具体表现在以下两个方面：第一，电子档案主要将网络作为传播媒体传输档案信息，从而不但可以实现档案资源的共享，而且可以突破传统档案工作在时空方面的约束，不同的人能够在统一时间查找和使用同一份电子档案，从而提高档案的利用率。第二，电子档案的主要存储载体是光盘、硬盘等，体积相对较小，但是其中可以包含诸多信息，从而可以节省档案的存储空间，保证所有的档案信息都可以得到有效应用。

2.档案信息化建设中对电子技术的运用策略

2.1增加电子技术研发投入

电子技术为档案信息化建设提供了重要支持，但由于当前电子技术仍存在很多不成熟之处，因此档案工作对于电子技术的应用也同样存在着很多弊端，例如在档案信息的安全上，虽然电子档案在存储期间能够得到有效的保护，然而由于档案信息的传递必须要依靠网络，因此在档案信息传输过程中，仍然存在着信息泄露的风险，尤其是对于一些保密性较强的档案资料来说，一旦被他人所获取，其后果往往比较严重。因此，在档案信息化的建设过程中，必须要对电子技术的相关科研工作给予足够的重视，加大科研资金的投入，推动档案信息安全防护等方面的电子技术能够不断进步，这样才能够为档案信息化建设提供更为有利的技术支持。

2.2建立电子档案管理制度

档案管理作为国家档案事业的重要组成部分，虽然在各方面均已制定了明确的管理制度，但随着档案信息化的不断深入，电子技术在档案管理中的应用日趋广泛，档案管理的工作内容已经发生了巨大改变，传统档案管理制度也已经难以适应当前的档案管理工作实际，因此，对于档案管理制度进行创新，制定适用于电子档案的档案管理制度是非常必要的。例如在传统档案管理工作中，档案资料保管制度需要从档案室的管理入手，对室内采取防高温、防水、防潮等相关措施，而在应用电子技术后，纸质档案逐渐被电子档案取代，档案室管理的相关制度措施自然也需要从档案管理制度中删除，并添加计算机管理、档案管理系统操作规范等相关内容。

2.3促进档案资料信息共享

档案管理工作的核心目的并非对档案信息的存储、整理，而是要为档案信息的充分利用提供支持，在传统档案管理模式下，由于纸质档案占用空间较大，无法复制多份，因此很难实现大范围的档案信息共享，极大地限制了档案信息利用效率。而在电子档案出现后，则使得档案信息高效利用的实现成为了现实，只要用户拥有访问档案信息系统的权限，就能够随时随地的查询档案资料，获取其中的档案信息。为此，档案信息化建设与管理必须要充分利用电子档案的这一特点，在不影响部分档案保密性的前提下，建立更多开放的档案信息平台，向社会共享各种档案信息资料，从而使档案信息得到更加广泛的应用。

2.4注重网络资源开发利用

电子技术的应用虽然扩大了档案信息搜集范围，使更多的网络资源成为了电子档案，但由于当前电子档案的管理尚未得到规范，因此各行业领域通常都不具备统一、权威的档案信息平台，各类电子档案资源也都分别存储于不同平台内，这就给用户对档案资源的查找与利用造成了很大的麻烦。因此，在档案信息化建设过程中，仍需要重视对网络资源的开发利用，利用先进的电子信息技术对网络上的各种档案资源进行整合，并进行集成化的电子档案管理，为电子档案的信息利用提供方便。

3.结束语

总而言之，随着信息技术的快速发展，信息化管理已经成为各行各业相关管理工作的主要发展方向。因此，档案管理部门必须要加快档案信息化建设，并在这个过程中合理有效地运用电子技术，以此来弥补传统人工档案管理模式的诸多不足之处，从而节省档案管理的时间和空间，提高档案工作的效率以及档案信息的利用率，加快档案信息化建设的进程。

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