学校教学档案数字化管理探讨

尹习梅

摘 要：学校档案管理数字化局限于学生学籍、学业成绩的现状比较普遍，其它教学档案的数字化管理没有得到应有的重视，数字化管理运用程度不高。本文分析了教学档案的内容、特点、分类，阐述了教学档案数字化的必要性，分析了目前学校档案数字化管理的现状与问题，提出了改进措施。

关键词：教学档案;数字化

随着信息技术的飞速发展与广泛应用，学校教学管理领域也发生了深刻变化。无纸化办公、大数据支持下的精准教学等借助信息技术手段促进教学管理效能提升的方式被普遍使用。然而，相当一部分教育管理者在推进教学管理改革过程中，忽视了学校教学档案管理的升级，对于教学档案的整理收集，还停留在“文件袋+文件柜”的传统管理模式，档案资源占用空间大，人力资源占用多，维护成本高，管理效能低下的弊端日益突出，改革学校教学档案管理迫在眉睫。事实上，对学校教学档案进行数字化管理升级，是信息时代下学校档案管理发展的必然。这对改进档案管理方式，提高学校档案管理效率，发挥档案作用，具有重要意义

一、教学档案的分类和特点

1.教学档案的分类

学校教学档案指学校在实施教育职能活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。广义上的学校教学档案包括：规章制度类的教学档案，如上级教育部门下发的各种教学文件、学校的教学管理制度、教学改革方案等;教学组织与管理类的教学档案，如年级教学安排、科组教研工作安排、科组教研活动记录、科组工作总结、教学人员档案（技术档案、职务晋升档案、考勤奖惩纪录）等;教学实践类的教学档案，如教师教学计划、课表、教学任务书以及课程标准、教材、教案、课件、讲义、微课、录课、题库、试卷等;教学研究类的教学档案，如科研规划、课题任务、科研纪录、科研成果（历年论文发表、参编专著及教材、参加学术会议的统计）等;学生学业记录类的教学档案，如学生学籍记录、学习经历记录、学业水平、奖惩记录等;教学保障类教学档案，如教学经费的使用及管理情况、教学科研仪器档案（仪器分类统计表、名称、数量、用途、性能、保管使用、维修登记表等）以及其他教学教具、标本、模型等的情况记录等。

狭义的教学档案主要指教学实践类档案，是教师在学科教学过程中的教材、教案、学案、课件、微课、试题等教学资源，以及教学活动记录、教学评价、分析报告、考核记录等。目前大多数学校没有将教学实践类的材料进行统一收档管理。这些材料散落在众多教职工中，有些是纸质文档、有些是电子文档，随着人员变动、教学场所、办公场所、教研活动场所搬迁以及设备更新等，这些材料不断失落，既让教学档案缺乏完整性，也阻碍了教学档案资源的再利用，实在可惜。

2.教学档案的特点

一是教学档案来源广泛。教学档案的提供者包括教学活动组织者和教学活动参与者。以普通高级中学为例，参与教学活动的教职工少则几十人，多则数百人甚至上千人，每位教职工几乎每天都在从事教学活动，不断产生教学档案。

二是教学档案形式多样。教学活动的多样性决定了教学档案的形式多样，丰富多彩。根据其载体形式区分，就有文字性的材料、有音频、视频、图片，还有实物等。

三是教学档案专业性强。教学档案的产生主体是进行创造性劳动的教职工，劳动设计、劳动过程、劳动结果都具有创造性，更何况教学档案来自于不同学科，各学科也有较强的专业型。档案管理人员对具有保存价值的教学档案进行整理、分类、保存，需要专业知识背景，否则很可能出现整理混乱、分类不清、取用困难的局面。

四是教学档案运用率高。学校教学活动具有周期性、相似性强的特点，每届教职工的工作开展情况对后届教职工都具有重要的参考和借鉴作用，如教学设计、教学资源、教研成果等这些教学档案重复利用率高，保存价值大。

二、教学档案管理数字化及其重要性

1.教学档案数字化的定义

教学档案数字化是指利用电子信息技术把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息存储及管理。教学档案数字化管理是信息技术时代学校教学管理发展的必然，也是数字化档案建设工作的一部分。

数字化的教学档案存储方便，节约空间。

2.教学档案管理数字化的意义

一是有利于提升教学档案的存储量。一方面原件存储（纸质存储）对存储环境有较高的要求，如适宜的温湿度以及微生物环境等等，这就意味着原件存储需要额外的空间建设，存储量受到空间的严重限制。电子档案存储形式则不需要受到太多的温湿度的限制，将储存工具密封保存，即可保存较长时间。不仅如此，一个8G中等容量的存储器可以存储4000张左右照片，占空间面积极小，容量是纸质存储无法比拟的;另一方面信息时代下的教学档案来源广、形式多样，多以纸质存储为主的存档形式，已经不能全面的反映教学管理、教学研究和教学其他方面的情况，无法满足现代学校教育管理发展的需求。采用数字化的方式存储教学档案，存储的方式更加方便，安全性得以提升，更重要的是教学档案的存储量也会大大提升，存储的内容丰富多彩。笔者调查了解到，因原件档案耗材多，分类整理难，学校在整理归档时往往只将制度性、计划性和总结性的教学材料进行收录，而作为教学档案重要内容的课堂教学实践类资料则无法归档整理，常常由教师自行零散保存，容易丢失。

二是有利于教学档案共享再利用。教学档案是教学管理者、参与者在教學实践中的重要总结性、真实性记录，它是管理者制定下一步教学工作决策、管理制度的重要依据，也是教师开展下一阶段教学工作的重要参考。和传统的档案存储方式相比，电子档案可以将教学过程以图像、影音或文档的形式记录下来，使档案的内容变得更加充实，也更容易按学科按时间按门类归档。教学管理者和参与者在查阅电子教学档案时只需要检索关键字就能找到相关档案资料，大大提高检索时间和档案利用率，充分发挥了档案的再利用作用，教学管理者和参与者在自己的工作台就可以找到需要的档案。

三是有利于节约人力资源。借助于互联网，教学档案的电子化可以实现网络端存储、管理和使用，实现教职工随时随地无人化调用，大大减少了传统意义下档案管理的人力资源配备。通过局域网，参与教学实践的所有人既是档案来源者，也是档案传输者，负责教学档案管理的专职人员通过网络完成档案的收集、传输、整理、归档工作，大大节省了收集归档时间，也节省了投入到档案管理的专职力量。

四是有利于环境保护。大量教学档案的存储管理如果采用传统纸质档案管理，需要耗费大量纸张、木材、钢材等自然资源，不利于环境保护。一般情况下，档案室的最小面积要能容纳单位各种资料的存放，还必须考虑未来20—30年的发展空间。笔者所提到的教学档案因内容丰富，如全部采用纸质载体进行记录，将耗用大量的纸张，还需要超大的存储室用于存放。学校电子化档案管理可以大大减少自然资源的使用，为创建资源节约型社会做贡献。

三、当前教学档案数字化管理存在的问题

1.教学档案数字化进程缓慢

在当前教育受到高度重视的形势下，学校均比较注重教学实践工具的方便快捷以及促进教学效能提升方面，因而数字化建设的进程相对较快，尤其是课室教学工具和教师办公工具的使用更新方面。但在教学档案的管理方面，因对教学档案作用的重视程度相对较低，教学档案数字化被忽视或者进展非常缓慢，其发展的水平普遍较低。笔者调查本地四所大型普通中学，有三所学校目前没有将教师教学资源、教研资料等列入教学档案管理。只有一所学校将部分公开课分享到内部网站，却没有专人负责收集、存档。

2.教学档案管理体系不完善

要实现教学档案数字化，必须有完善的教学档案管理体系。技术层面，有专门的渠道或专门的网络，并有专门的技术人员进行技术维护，并根据实际情况对渠道进行调整;制度层面，应该有完备的教学档案管理规章制度和收集存档流程，由专人为教学管理者和参与者做数字化流程和方式方面的培训，并最终实现教学档案数字化。从笔者调查的情况看，绝大多数学校教学档案的管理归口在教务部门，教学档案的收集整理仅限于教学常规，如课堂教学要求、课程安排、学科组工作计划、教学总结等。对教学档案种类缺乏系统的梳理、对教学档案管理责任缺乏明确的规范，造成了教学档案收集不全，资料存储混乱。

3.配套技术和平台较为滞后

教学档案来自于教学管理和教学实践一线，教学档案的收集、存储必须在存储库与档案提供者（教学一线人员）之间建立联系或平台，然后通过该平台实现数字化。笔者调查发现，学校教学档案管理数字化的基础配套技术整体上比较落后。一方面，相当一部分教学一线人员对教学档案的认识不到位，他们将本应归类到教学档案范畴的课件、教学数据分析材料等，放置在电脑存储中，经过一段时间之后的电脑更新换代，教学档案丢失;另一方面，因为技术平台缺失，教学一线人员无法及时整理、上传教学材料到档案存储库，只能将教学档案记录在自己的电脑和笔记本里，无法实现共享，再利用率非常低。

四、教学档案数字化管理的改进举措

1.规范教学档案的收集范围

一般来讲，教学档案的收集应该全面、准确，既要反映教学管理、教学活动的全过程，又要注意把握归档文件的准确、价值。其收集范围一般包含上级教育行政部门下发的和学校制定的有关教学管理、教学活动的文件、教师个人形成的教学文件材料以及学生个人形成的学习材料，还有与教学相关的各種研究性、分析性总结或其他材料。通常情况下，规章制度类的教学档案、教学组织与管理类的教学档案、学生学业记录类的教学档案由教学管理部门分门别类进行收集;教学实践类的教学档案，如课程标准、教材、教案、课件、讲义、微课、录课、题库、试卷等由学科教研组（备课组）分学科收集整理;教学研究类的教学档案由教师个人在相应的平台上传，由教研管理部门进行汇总。

2.更新教学档案的收集平台

教学档案种类多、数量大，学校应研发专门的技术平台加强对教学档案的收集整理，由教学一线人员在电子信息平台上传，教学管理部门、学科教研组和档案专业人员审核发布。收集平台可考虑划分年度、类别和保管期限。内容上可根据学校教学任务进行区分，如教学常规、教学实践、教研分享、课程资源中心等等。还可适当增加专题类：如体艺教育专题、心理健康教育专题、高考研究专题等，在子栏目中又可根据学科进行分类。平台设计上要尽量考虑包容多种形式，如文档、音频、影像等。内容全面、版式清晰、上传方便应是教学档案收集平台制作的重要原则。

考虑到部分档案涉密，不可以对外公布，因此学校在更新收集平台时，应针对档案管理的网络安全系统进行完善，避免由网络不安全所引起的档案丢失现象出现，将校内网与校外网进行区分，构建安全、有效的网络系统，确保教学档案管理的系统性以及规范性。

3.提高对档案管理数字化的认识

教学档案管理数字化的建设进展与学校重视程度相关。一般情况下，学校越重视教学档案及数字化工作，教学档案管理的数字化程度和管理水平就越高，教学管理及教学实践一线人员对教学档案的认识也会较高，反之亦然。做好教学档案数字化工作，学校在加强制度和平台建设的同时，必须不断加强档案管理数字化建设的宣传工作，比如在校园网站中设置宣传栏，或者是定期召开与教学档案管理数字化建设相关的会议，让管理层和一线人员充分意识到教学档案管理数字化建设对于自身专业成长和学校发展的重要意义。与此同时，还需要按照档案管理数字化建设的相关要求，开展相关的教育培训工作，让学校教职工在教学实践中深刻地感受到教学档案数字化带来的便利，他们才会更加积极主动地配合到相关工作中来。

4.加强对档案管理团队的培训

档案管理专业性强，除充分培训一线教学管理者和实践者作为“兼职管理员”外，学校还必须加强对档案管理团队的培训，不断提高团队人员的档案管理能力，从而加快档案管理数字化建设的进程。和一般性档案相比，教学档案的专业性还体现在学科专业知识等各个方面，因此专门的教学档案管理团队还要摸清教学档案的载体形式和相应的规律、要求。此外，学校还要对教学管理部门人员和学科教研组进行档案管理知识和技术的培训，促进其及时审核确认档案内容，并针对档案存储需要，提出平台改进方案或要求。

综上，传统的纸质教学档案已经无法满足教师发展以及学校现代化管理的需要，信息时代对学校的档案管理工作提出了新的要求，教育发展的新形式也需要学校及时变革观念，改进档案管理方式方法，及时推动教学档案的数字化管理工作，提高教学档案利用效率，发挥教学档案对推进学校教学改革的重要参考作用，促进学校教学质量的提升。事实上，为了适应新课改的要求，各学校均在教育管理和教学方式上做了诸多探索和突破，在探索和实践过程中行程的丰富的电子教学档案，短期内是教学管理者和实践者制定下一步工作的重要参考，而在未来的某一个阶段，这些电子教学档案将成为学校新课改实践的生动阐述。

参考文献：

[1]陈艳萍.论信息化时代中学档案数字化管理模式建立之研究[J].老字号品牌营销，2019

[2]康 妮.实现中学档案管理信息化刻不容缓[J].陕西档案，2018

[3]刘思宇.教学档案管理网络化的必要性研究[J].才智，2018

[4]孙翠云.中学档案管理信息化建设探讨[J].电子世界，2016

（作者单位：中山市第一中学）