提升人事档案管理科学化水平的路径思考

何菁霞

摘 要：人事檔案管理是事业单位管理中的重要组成部分。事业单位中人才的管理和流动都会涉及到人事档案管理。对学校来说，人事档案在教师及其管理人员的晋升、调动以及学校对于人员的调配中都发挥着不可或缺的重要作用。虽然，目前人事档案管理在重视程度和规范管理方面还存在疏漏，但只要能够从树立档案意识、服务意识、学习意识三个方面入手，进一步提升人事档案管理的战略地位、服务水平和内涵质量，必将能够推动学校人事档案管理的科学化水平。

关键词：中学;人事档案管理;科学化;路径

档案管理工作一直是事业单位综合管理水平的重要体现，而人事档案管理又是档案管理中特殊的组成部分。人事档案管理涉及到人员的流动与调配，涉及到人员的晋升与任用，尤其是对于新时期的学校来说，人事档案管理是应该在学校的总体发展中占有战略地位的。为了能够更好的对干部人事档案工作的体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、纪律监督等加以规范完善，中共中央办公厅在2018年颁布了《干部人事档案工作条例》，这不仅为干部人事档案工作提供了基本遵循，同时也为学校人事档案管理工作的科学化发展提供了制度支撑。“互联网+”时代带来了信息技术革命和工作手段的革新，人事档案管理工作面临更多发展机遇的同时也面临更大的挑战，中学人事档案管理部门必须要认清当前时代发展和技术发展的趋势，以新理念、新角度、新思路全方位考虑人事档案管理的科学化建设路径。

一、人事档案管理的内容及其重要作用

1.人事档案管理范围及特点

（1）人事档案管理的含义

学校的人事档案是指反映人员个人学习工作经历、家庭情况、社会关系等情况，以及学校在人事档案活动中形成的，记述和反映教职工德、能、勤、绩、廉等表现，以个人为单位集中保存起来以备查的文字、表格及其他各种材料形成的历史记录材料。

（2）人事档案管理的特点

学校的人事档案全面、详细地反映了教职工在每个阶段的变化，同时也能够通过档案内容追踪教职工的思想认识、经历及其他情况。学校人事档案管理总的来说具有两个特点：一是动态性。由于人事档案是记录教职工学习工作情况以及德才表现等内容的，因此每一年都会产生新的档案，每个教职工的档案始终是动态更新的。二是交叉性。按照人事档案工作“档随人走、人档统一”的要求，一旦学校教职工发生人事变动，人事档案在接收转递过程中就会由多部门共同对档案材料进行审核、鉴定，协力做好档案的管理工作。

2.做好人事档案管理对学校发展的重要意义

（1）有助于学校更好的进行人员调配

人事档案不仅是学校教职工过往的历史记录，更是教职工常年业绩的积累体现。人事档案具有历史性、全面性的特点，它能够从多角度、多层面反映出教职工的工作全貌，可以说是教职工自身价值的最好证明。做好人事档案管理工作能够帮助学校领导知人善用，根据教职工的优势和特长进行相应的岗位调动，做到人尽其才，在满足教职工自身发展的基础上促使教职工发挥所长，为学校事业发展贡献力量。

（2）有助于学校档案事业的科学发展

学校的档案管理是学校综合管理的重要环节。每天学校都会产生档案，财务档案、审计档案、人员档案、党建档案，等等。而人事档案则是其中特殊的存在。因为人事档案是与教职工权益息息相关的，是跟随教职工终生的信息资源。人事档案管理的质量和水平在很大程度上反映了学校档案事业的发展情况，因此，必须重视人事档案管理，才能助力学校档案事业的科学化、规范化发展。

二、人事档案管理存在的问题

虽然人事档案在学校档案管理甚至是学校的科学发展中都有着不可忽视的重要作用。但实际管理中，人事档案却仍存在一些问题，主要体现在学校和教职工对人事档案管理工作的认识不足，并且在人事档案管理方面仍缺乏规范化与标准化。

1.对人事档案管理专业性的认识不足

（1）人事档案缺乏战略地位

学校的顶层设计一般会对学校未来5-10年的发展做一个长期规划，然而在这个规划中鲜有将档案管理建设作为重点任务纳入其中的。人事档案作为档案管理的一部分，并没有受到应有的重视。特别是长期以来人们对于人事档案管理的认识都存在误区，导致学校并没有将精力和注意力集中到人事档案管理上来，从而造成人事档案管理发展缓慢。

（2）人事档案管理人员缺乏专业性

思想上的不重视，导致人事档案管理在实践中也不被重视，有些学校甚至没有专门从事人事档案管理的人员，而有些学校的档案管理则是由其他部门的人员兼任。档案管理人员缺乏专业背景和专业培训，其档案管理方面的知识储备不足，信息技术水平较低，无法应对新形势下人事档案管理信息化建设的需要，档案管理质量堪忧。

2.人事档案缺乏规范化标准化管理

（1）档案管理流程存在瑕疵

从实践中能够发现，部分学校的人事档案在归档、装订、提供利用等环节中都存在一些问题。如在归档环节，经常会出现无分类、无取舍的情况。干部人事档案没有按照《干部人事档案工作条例》的要求进行分类归档，且无先后排序，保留的档案虽然全面但也包含了许多没有必要进行存档的部分。比如，大部分的人员档案中都会包含多份日常的思想汇报材料，实际上归档一份即足够，没有必要篇篇都进入档案留存。

（2）人事档案管理信息化建设速度较慢

虽然人事档案管理的信息化建设已经被部分学校提上日程，但信息化建设的速度和程度却不尽如人意。学校的人事档案管理依旧处于较低的水平，许多管理人员依然习惯于手动操作和传统的纸质档案保存方式，缺乏对现代化信息技术的科学合理应用，这是造成人事档案管理信息化效率较低的重要原因。

三、提升人事档案管理科学化水平的路径思考

随着信息技术的发展，学校事业发展的脚步也在加快，人事档案管理水平必须要跟上时代，就在克服上述问题的基础上，从建立档案意识，提升人事档案管理工作的重要地位出发，逐步形成服务意识、学习意识、创新意识，增强人事档案管理工作的科学化水平。

1.形成档案意识，明确提升人事档案管理工作的战略地位

（1）建立现代化的人事档案管理理念

意识决定行动。要想提高人事档案管理工作水平，就必须从思想认识方面入手，加强学校领导和全体教职工对于人事档案工作的重要性认识，从学校的中长期规划和顶层设计中明确人事档案管理的战略地位，并将档案管理工作纳入到重要议事日程中，进行综合业务考核规划。同时，要深入挖掘人事档案的内在价值，将信息技术建设作为人事档案管理的首要任务，形成与时俱进的现代化的人事档案管理理念。此外，还要加大对档案工作的投入力度，按照相关标准配备档案密集柜、查阅室、除湿防噪设备等，在保证人事档案储存条件和环境的基础上确保档案管理的高质量。

（2）加强人事档案管理队伍专业化建设

在提高认识和对人事档案战略地位的认同后，学校要从实际出发，从软硬件建设上加强人事档案管理队伍的专业化建设。首先，要设置专项资金专款专用于档案管理方面的建设。进一步完善软件设备，并拿出部分预算用于员工的专业化培训。只有在人、财、物等基础方面予以支持，才能够实现人事档案管理水平的大跨步。其次，要在招聘或调配人事档案管理人员过程中，选择具有良好思想政治素质，具有专业档案管理背景的人员进入队伍，增强人事档案管理队伍的专业素质。

2.形成服务意识，着力提升人事档案管理工作的服务水平

（1）建立人事檔案管理工作智慧平台

鉴于网络和信息技术已经发展得较为成熟，人事档案管理工作智慧平台的建立已具备技术条件。学校应调集信息技术部门和档案部门共同建立专门服务于人事档案管理工作的共享平台，为学校各部门和教职工查询、调阅档案提供方便。通过创建人事档案数据库、人事档案资料库，建立完整的人事档案管理工作机制，规范档案归档、保管、查询、借阅流程，完善档案数据资源的开发利用的基础性工作。同时，可以借助微信公众号或小程序甚至是手机客户端的APP与人事档案管理智慧平台相连接，通过人们高频使用的微信和智能手机为用户提供更为便捷的人事档案服务，打破时间与空间的限制，提升档案服务的效率和能力。

（2）端正日常管理服务态度

人事档案部门是服务窗口，是为广大教职工和学校的发展提供数据支持和查阅服务的部门。服务意识是服务部门工作人员的基本意识，从事人事档案管理的人员应该要端正服务态度，提升服务意识，始终把为人民服务作为根本宗旨，始终把用户的需求放在首位。通过在窗口服务积累经验和网上问卷调查，及时发现新时期用户对人事档案管理的需求，并提出有针对性的解决方案，从而在不断发展过程中加强服务能力，提升服务质量。

3.形成学习意识，努力提升人事档案管理工作的内涵质量

（1）强化人事档案管理人员的思想政治意识

人事档案管理的科学化要求从事档案管理的人员要将思想政治意识的学习放在首位，并在工作学习中保持政治意识，不断加强政治学习，提高政治敏锐度。对涉及到重要人员的档案要重点保存，对涉及到密级档案要多加关注。人事档案虽然是学校教职工个人情况的真实反映，但同时也是国家档案的重要组成部分。因此，人事档案在管理过程中应不断通过学习、教育增强管理人员的政治意识和保密意识。特别是在“互联网+”、大数据、云计算等现代化信息技术通联的今天，档案的信息安全必须得到保证，档案的归档、流转、开发利用等必须受到监督并留有痕迹。

（2）强化人事档案管理人员的持续学习意识

只有不断的学习才能提升自身的素质和能力，只有不断的学习才能与时俱进寻求发展，只有不断的学习才能保持人事档案管理人员思想认识和技术能力的先进性。由此可见，人事档案管理人员应加强持续学习的意识，并在实践中不断将理论融于实践，从中总结经验教训，帮助人事档案管理实现科学化、高效化。

4.形成创新意识，持续提升人事档案管理工作的发展能力

（1）创新管理，规范档案流程制度

要采取科学的管理办法，不断完善档案流程制度，创新适应新时期、新形势、新技术发展的管理制度，确保人事档案管理工作的规范化、制度化、标准化、精细化和科学化。一是要将人事档案管理方面的基础性工作做好、做实，比如文件材料的收集、整理，档案的数字化转化等，认真研究单位内部的档案管理规律，建章立制，采用科学的管理办法，做好督促指导。二是要根据上级部门及学校对人事档案管理的标准建立相应的继续教育培训制度，可以定期推荐主要具体负责人走出去，积极参加省市局举办的各类档案业务管理培训，增强档案管理的质量。三是要加强安全管理制度方面的创新。信息化时代下网络的嵌入使得信息流转的速度和范围都在进一步提升和扩大，网络安全成为档案管理中的关键环境。尤其是人事档案管理通常涉及到个人隐私，因此更需要加强安全制度的建设，通过运用登录密码、二维码、防火墙等信息技术手段确保人事档案信息的安全性。

（2）创新方法，提高档案利用效率

随着信息技术的不断发展，人事档案管理的电子化、数字化进程在加快，在建立人事档案管理工作智慧平台的基础上，档案管理部门及人员一方面要持续加强智慧档案平台建设，根据日常工作需求和经验总结，不断改进和完善平台功能，从而提升档案的利用率和平台的使用率。另一方面，要加强与其他人事档案管理单位的沟通交流，学习优秀的管理经验，并强化与其他兄弟单位的通联共享，扩大人事档案管理工作智慧平台的使用范围，进一步提升档案管理效率。

五、结束语

中学人事档案工作的主要职能是对个人进行全面的、多角度的、历史性的考察资料汇总，是对个人重要事件、资料的记录和保存，是学校进行绩效工作、人才培养的重要依据和参考。 可见，人事档案管理工作对于教职工的个人发展与学校的事业发展都具有重要价值，提升人事档案管理的科学化水平是大势所趋，是迫在眉睫。尤其是新时期人事档案工作改革进入了新阶段，人事档案的流程优化、制度优化、管理优化越来越突出，越来越重要。学校应以提高人事档案的重视程度，明确人事档案的战略地位为切入点，将人事档案工作纳入到学校事业发展的中长期规划中，同时在不断提高档案意识、服务意识、学习意识、创新意识的基础上践行现代化的档案管理理念，为学校和教职工服好务、服务好，进一步提升该项工作的科学化水平和广大教职员工的满意度。

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（作者单位：中山市第一中学）