新时期高职院校 人事档案数字化建设的工作思考

刘岁梅

摘 要：当前，随着我国信息化技术的发展和数字化管理模式的进步，在高职院校中的人事档案管理中数字化建设发挥了重要作用，其在一定程度上提高了高职院校的人事管理效率，为高职院校未来的可持续发展奠定了坚实的基础。因此，本文通过论述新时期下高职院校人事档案数字化建设的重要性，分析现阶段其存在的人事档案建设问题并提出相关建议，为高职院校的人事档案数字化创新建设提供借鉴和参考。

关键词：新时期;高职院校;人事档案;数字化建设

一、前言

人事档案，是人事管理工作的重要组成部分。在高职院校的经营管理中人事档案管理作为一项重要的基础性工作，同时，也是衡量高职院校总体管理质量的关键标志之一。在当前网络化、信息化时代，科学技术以及数字技术的快速发展，促使高职院校的人事档案管理也要进行相应的改革和创新，从而实现人事档案管理的高效化、科学化、规范化。然而，在实际的高职院校人事档案数字化建设的过程中也存在一些问题，延缓了其改革创新进程，迫切需要相应的解决措施和创新思路。

二、高职院校人事档案管理数字化建设的重要性

在信息技术以及数字化技术进步发展的现阶段，人事档案管理趋向数字化建设是我国构建信息化社会的重点要求。在我国的整体发展过程中，国家提出了“加快档案信息化建设”的战略目标，因此，高职院校的人事档案数字化建设是全国档案事业中的一个关键环节。同时，高职院校是我国社会经济发展的主要推动力，对经济创收和增长都具有相当重要的意义。所以，在一定程度上加强高职院校的人事档案数字化建设能够促进社会总体发展水平。并且有利于高职院校的教学质量和效率提升，对高职院校的发展和科技研发等具有积极影响。

其次，高职院校的人事档案管理也是信息化时代的必然要求，由于计算机技术、数据库技术以及媒体技术的广泛应用，使得档案信息开始从单一的纸质记载转向为影像、声音、图片、视频等多种电子信息储存方式，打破了传统人事档案信息管理模式存在时间、空间局限性。所以，在高职院校中加强人事档案管理数字化建设具有重要意义。

三、新时期高职院校人事档案数字化建设存在的问题

当前，我国的高职院校人事档案数字化建设进程正在不断推进，但是，在这一过程中，仍然存在较为突出的问题，其中比较明显的是在新时期背景下，高职院校人事档案数字化建设定位不准，缺乏前瞻性、人事档案管理机制不健全，权责不清、人事档案管理人员专业素质不高、数字化设施设备落后等，这些问题在很大程度上阻碍了人事档案数字化建设的发展，不利于发挥人事档案的优势和作用。

1.人事档案数字化建设定位不准，缺乏前瞻性

在数字化社会建设的背景之下，即是利用各種各样的有效信息从事相关工作。而在高职院校中要深刻的认识到“互联网+教育”的发展趋势，在搜集原始信息以及第一手资料的过程中，可以在信息时代中处于更加有利的发展地位。尤其是在高职院校的档案管理工作中，人事档案是其向前发展的主要基石，通过搜集、整理、统计有效的人事资源信息可以发挥巨大的能量。但是，在当前的高职院校中由于其前身多数为中专或者职业学校，在历史原因的影响下，对人事档案的管理存在一定的难度，比如，个别档案信息缺失、准确度低等现象时有发生。这主要是因为高职院校的各级领导对人事档案管理工作的定位不够准确，仍然将档案管理作为行政管理的一个组成部分，对其人力、财力、物力投入都较小，严重缺乏人事档案数字化建设的前瞻性。

因此，高职院校在人事档案数字化建设进程中，首先则需要在理论和观念层面上进行更新和创新，结合本校实际情况，加强在新时期下高职院校的发展方向建设，准确定位人事档案数字化发展思路，从而促使高职院校的人事档案数字化建设具有一定的前瞻性和预见性，实现与时俱进、顺应时代发展潮流。

2.人事档案管理机制不健全，权责不清

在高职院校的档案管理机制中存在制度不健全、权责不明确的问题，由于高职院校的档案管理有科研档案、财会档案、人事档案以及设备档案等内容，通常情况下，不同的档案类型分属于不同的部门或者分院系等进行管理工作。所以，在很多高职院校中就出现了档案工作零散、条块化的现象。比如，针对档案管理会设置综合档案管理办公室，负责各类档案的收集、整理和储存，同时，负责档案信息在各部门之间的交流沟通以及上传下达等工作内容。并且对于档案的整理主要有相关文书岗位分别对纸质档案、音像资料和事物档案进行归类。这种档案管理形式在当前信息化时代下效率极为低下，不能够及时的根据需要进行检索和查询、借阅。此外，由于档案管理涉及的部门较多，很容易造成权责不明确，缺乏有效监管的现象。

因此，当前高职院校在认识档案数字化建设过程中，急需健全管理机制，明确权责职能，只有进一步规范人事档案管理工作程序，才能够有效的保障数字化建设的有序开展，为形成先进的、现代化的、信息化的人事档案管理机制奠定坚实的基础。

3.人事档案管理人员专业素质不高

在现阶段，高职院校的档案管理人员对人事档案管理的重视程度不够，多数高职院校都将档案管理岗位视作清闲岗位，这使得相关管理人员的技术性和认识程度都有严重的不足，也就造成了管理人员的专业素质不高。在实际的人事档案管理中，就会出现相关人员无法正常有序的开展规范化管理，所以，造成了信息化、数字化建设程度不够，很难提高人事档案管理的效率和质量。在很多的高职院校中，人事档案管理工作甚至没有专人负责，使其相关信息资源出现滞后性，严重影响高职院校的可持续发展。另外一方面，大多数档案管理人员的专业知识掌握程度不高，没有经过岗前培训以及数字化技术的学习，无法落实档案管理数字化建设措施，导致人事档案总体建设力度较低。

基于此，在新时期下，高职院校的人事档案数字化建设，需要保障管理人员的综合素质和专业能力，才能够尽可能的提高人事档案管理的信息化程度和数字化水平。因此，高职院校必须要深刻认识到人事档案数字化建设的根本因素，即是加强管理人员的专业素质，为档案数字化管理提供有效的技术支持和人员支持，保障高职院校人事档案管理的科学性和合理性。

4.数字化设施设备落后

高职院校在发展过程中普遍比较重视教学质量和水平的提高，对人事档案管理的重视程度不够，对其投入就相对较少，从而导致了人事档案管理的信息化设施设备相对落后，不适应数字化建设的发展趋势。因此，高职院校在人事档案管理方面普遍存在档案设施落后、设备简陋的现状，数字化管理程度不高，甚至是在档案室内没有设置计算机等基础设施，更没有先进的档案管理软件系统作为支撑。一般情况下都在实行传统的档案管理模式，即是手工收集。检索纸质文件材料，这种问题不但使档案管理的效率极低，而且不利于档案文件的保管和存放，很容易受到环境的影响造成档案损坏。并且管理人员在日常管理工作中，还要注意防火、防虫、防潮等，耗费了大量的人工精力和时间，档案信息的完整性和安全性得不到有效的保障，在很大程度上限制了高职院校数字化建设的发展。

因此，数字化设施是新时期下高职院校人事档案数字化建设的重要基础，其要想实现高效的数字化、信息化档案管理，则要确保各项管理设施的先进性和现代化。所以，高职院校在人事档案数字化建设的过程中，需要结合自身实际发展情况和基础设备状况，提高人事档案管理软硬件设施的数字化程度，充分保障各项人事档案管理工作具有高效性、便捷性和安全性，进一步完善高职院校的人事档案数字化建设管理体系，推动整个高职院校的档案信息化管理。

四、强化高职院校人事档案数字化建设的创新思考

针对上述问题，高职院校在新时期下，必须要针对上述问题，采取有效的对策和措施。大力推进高职院校档案工作数字化建设，充分发挥档案在高职院校教学、科研、党政管理等各项工作中的作用，这是高校档案管理工作的根本目的和主要目的，也是实现档案价值的重要标志。比如，更新人事档案管理观念，提高意识、加强人事档案管理，完善制度保障、强化管理人员培训力度，提高专业素质、加大资金投入，建设完善的数字化基础设施等等，全面提高新时期下高职院校人事档案数字化建设的发展战略，从而有效提高人事档案的数字化、信息化建设水平，最大限度发挥人事档案在高职院校管理发展中的功能和作用，推动高职院校的向前发展。

1.更新人事档案管理观念，提高意识

高职院校针对人事档案管理，首先就要提高重视程度，将其纳入到高职院校改革以及发展工作中，提高规范化管理意识。因此，高职院校的领导应该明确人事档案数字化建设的基本目标，从学校建设发展的新概念、高智能的角度上提高档案工作质量和能力。同时，要加强自身的业务能力、树立档案管理工作规范化观念，通过加大资金投入提高数字化建设力度，保障相关人事档案管理人员能够熟练的掌握计算机技术，以此提升人事档案数字化建设效果。高职院校要通过各种宣传教育手段，培养各部门的人事档案数字化建设观念，以确保在档案信息资源收集过程中各类信息的准确性，使人事档案管理具有实效性。

2.加强人事档案管理，完善制度保障

高职院校要根据《普通高校档案管理办法》的相关要求，将人事档案管理纳入到日常的管理内容中，将数字化建设提高议事日程，从机制上做好管理工作，要避免人事档案管理的条块化，构建与学校相适应的档案管理部门，要建立完善的立卷制度，确保基层档案管理人员的工作效率以及归档质量。具体实施措施是基于现有的档案业务建设，将数字化建设作为主要地位，保障高职院校人事档案管理的规范化和标准化。可以建立相应的人事档案保密制度、档案合理利用制度以及查阅、更改、销毁制度等。另外，高职院校还要组织人力成立专门独立的人事档案管理机构，形成统一领导、分级管理的管理体制。除此之外，高职院校各类的管理人员要重视档案信息资源的收集，实现全面记载、准确记录，从而能够为数字化人事档案管理提供有力支持。因此，高职院校要根据自身实际的情况制定完善的人事档案管理制度，强化制度保障效果，以此提高其整体档案管理工作的效率。

3.强化管理人员培训力度，提高专业素质

人事档案管理工作在数字化建设中主要还是依靠人力，因此，高职院校要建立专业的、高质量的人才队伍，增强档案信息的收集能力以及分析能力。可以通过制定科学的人才培养计划、培训工作等提高档案管理人员的专业素质;

其次，高职院校要坚持“走出去”的发展战略，为人事档案管理人员提供丰富的岗位培训以及交流学习机会，充分借鉴先进的数字化档案管理模式，并根据高职院校自身发展的现状和特点取长补短，为数字化档案管理提供有力支持;

其三是要通过校企合作的方式加强人员技能培训力度，通过引进拥有专业技术的数字化建设人才，提高人事档案管理软硬件设施的利用效率、提高管理人员的业务水平等。另外，高职院校还要结合专业课程学习，保障管理人员能够熟练的掌握相应数字化操作技术和设施设备的应用方法;

最后是对人事档案管理人员的岗位不宜频繁调动，做到档案管理的专业化和规范化，從而进一步提升高职院校人事档案管理的数字化、信息化建设程度。

4.加大资金投入，建设完善的数字化基础设施

随着网络和数字技术的飞速发展，世界大多数国家档案管理步入了网络化的新时代。高职院校要想加快人事档案管理的数字化进程，就要加大资金等资源投入，建立功能性强、综合性强、覆盖面广的档案管理模式。因此，各高职院校要根据自身的实际发展状况配置完善的档案储存库房、容量较大的档案储存柜、并且要保障有计算机、打印机、扫描仪等配套设备，为人事档案的科学化管理提供便利条件。此外，还要完善高职院校的人事档案管理基础设施，比如，建设现代化档案库房，强化防火、防盗、防潮管理工作，构建档案管理、资源管理、校史展览于一体的发展模式，借助计算机和校园网建设人事档案管理的数字化、现代化和网络化。比如，制定相对系统完整的人事档案归档整理办法、利用计算机潜能对人事档案资源进行合理的分析、处理和整理，同时，也还要做好档案的安全保管防护工作，除此之外，还要建设网络数据库等，对人事档案资源进行科学准确的统计，提高档案管理效率。

五、结束语

综上所述，人事档案数字化建设在高职院校中能够发挥极为重要的作用，对高校教学资源的合理配置和教师资格审核都具有积极意义。在一定程度上加强人事档案数字化建设力度可以提高整个档案管理水平，为学校相关的重要决策提供指导意见和依据，进而有效的推动高职院校的可持续发展。

参考文献：

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[4]韦 艳.关于人事档案数字化建设的思考 [J].办公室业务，2018

[5]贾义燕.数字化信息技术在医院人事档案管理中的应用探讨[J].山东档案，2019

（作者单位：重庆广播电视大学）