高职院校信息化档案管理问题与应对策略研究

覃娜

摘 要：随着信息技术的进步，网络办公也得到的快速发展，高职院校的档案管理工作也逐步步入信息化时代。如何高效的利用现代网络技术以及数据库技术来提高高职院校档案管理系统的信息化水平，是目前研究的热点。通过调查发现，现在很多高职院校都采用无纸化办公系统，这与传统的纸质档案管理差别比较大，本文主要研究高职院校信息化系统与信息化档案管理系统的联系与必然性。本文将对目前高校档案管理存在的问题进行分析，并找到相对应的策略改善目前存在的问题，使高校能够更好地进行档案管理。

关键词：档案管理;信息化管理存在问题;策略改善

一、高职院校信息化档案管理的意义

档案管理是每个高职院校行政工作不可或缺的一部分，是高职院校建设、发展的一个缩影，也是高校历史文化底蕴的重要体现。档案内容的完整性、规范性，是追溯学校发展历史的重要手段及重要事件的历史支撑。高校大力推进数据化发展，其成果也取得日新月异的发展，高职院校的档案信息化管理技术也得到快速进步，高职院校档案管理工作步入信息化轨道是新时代发展的必由之路。档案在信息化管理过程中也出现了一些问题，如何能结合教学改革、完善教学质量、服务教学效果以及能更好的服务师生提出有效的解决办法，是广大档案管理工作去探讨、思考、研究的内容。档案信息化管理可以帮助老师有更多的精力放在教学工作中，促进教学质量的提高，这也是高职院校档案管理的一个指南。

二、当前高职院校档案管理存在的问题

1.对档案工作重视不够.通过调查研究发现，很多高职院校都将工作重心放在教学事务上，对贯彻落实有关档案工作法律法规和《机关档案管理规定》《企业档案工作规范》等规章制度不到位，没有建立档案管理机构，没有将档案工作列入单位年度工作计划，与业务工作同部署、同实施、同发展;很多学校档案安全设施设备配备不够齐全，档案安全保管条件不符合要求;一些学校没有专门的档案管理专兼职人员，往往都是机要员兼任;或者是档案人员兼职过多、更换过于频繁。很多高校的档案人员往往由校办人员兼顾，甚至是由机要人员进行兼顾，对学生档案管理，频繁更换管理员，没有设置独立的档案馆，依然需要投入大量的人力、物力，在这样的统制情况下，快速实现档案的信息化管理是不太现实，这种管理意识的缺乏，在很大程度上影响档案信息化管理的进度，使得档案管理的难度加大，前进的速度受阻，档案管理处于被动的状态，责任划不清。由于档案管理人员缺少技术的支撑，不积极、不创新，因循守旧，最终导致档案管理的信息化工作无法开展。影响档案工作正常开展，甚至无法按时完成年度归档任务。年复一年重复如此，导致档案工作的复杂性。

2.文件材料收集不够齐全完整，整理不够规范.从调查发现，大部分高职院校已经初步具备信息化管理的基本设施，配备了计算机和有了一定的网络基础，也建立了一些信息化管理人员，但是一些高职院校没有按照国家档案局8号令、10号令要求，以及结合本单位实际制定文件材料归档范围和保管期限表;由于无纸化办公时代的到来，同时也给档案管理带来一定的难度，无纸化办公对档案的分类带来一定难度，导致部分学校只重视对文書类文件材料的收集归档，忽视了会计、基建、照片、录像、实物电子等门类和載体的收集归档;部分高校没有按照国家印发的新标准规范整理档案，件内文件排序、档号编制、档号章规格、目录编制装订装盒等不符合要求。一些纸质档案没有及时扫描入库，，导致档案的缺失。信息化档案整理不规范，分类模糊，导致数据的杂乱，关键时刻找不到相应的档案。

3.档案信息化建设发展缓慢.一些高职院校对档案信息化工作重视不够，没有经费预算，没有将档案信息化工作纳入单位电子政务和信息化总体规划，传统载体档案数字化建设进展缓慢;不少高职院校电子文件归档与电子档案管理工作滞后，办公自动化和其他业务系统形成的电子文件不符合归档标准，无法实现“增量电子化”要求。其次，大多数高校档案管理人员缺乏专业的档案管理培训，工作人员年龄偏大，多数人员甚至不会使用电脑，依然遵循老一套的办法，不仅接受现代化信息的能力较差，对信息化管理也不重视，不能及时跟上时代的发展路径，都是将档案管理视为一种闲职，在这些因素的影响，会阻碍档案管理的速度。这些问题的存在都严重制约档案管理的信息化发展。最后目前高校新兴信息化管理，多个系统且数据不互通，多版本，给档案管理工作带来一些难度，因此就会出现重复导入或者少输入的现象。还有很多学校没有对档案管理系统进行针对性研究，即使进行研究，其方法还是比较单一，在档案开发的过程中，对功能的定位不清，服务意识所处阶段较低层次，被动的为档案利用者提供查询服务，这样的开发速度是低下的。通过调查发现，现在很多学校没有建立档案网页链接，档案资源很少，很难满足信息化时代的管理模式。

三、信息化档案管理的应对策略

1.更新离校档案信息化管理的理念.要认贯彻落实《档案法》《国家档案管理条例》等法律现和《机关档案管理规定》《企业档案工作规范》等规章制度，成立档案管理工作领导组，健全工作制度，建立完善的台账，按规定设置档案工作机构，落实好档案人员、库房设备、日常管理、档案信息化等重点难点问题。相对于其它的事业单位，高职院校的档案管理工作开展的时间较晚，档案项目设计内容丰富，其整体规划也没从整体的角度来设计。体系缺乏科学和规范性，最终导致规章制度不完善，不健全。档案管理的软件也相对缺乏，系统杂糅，导致不能统一管理。为此，在高校教学档案管理中对其进行规范是其转型发展的必然趋势，提高档案管理管理的意识，加强档案管理工作进行规范，能够更好地实现信息资源管理的数字化，同时也能更好的服务于教学。提高管理的意识的办法，应该不断加强对档案管理工作的宣传和推介力度，在档案信息化管理过程中，对其设备安全性及人员保密性要求都很高，因此应该加强全校师生的保密性意识，努力营造多方渠道参与档案管理的平台，打造良好的管理局面。

2.进一步加强档案基础业务建设。各高职院校的档案工作机构要制定并组织实施好档案工作发展规划和计划，按规定修改完善本单位文件材料归裆范围和保管期限表，加强对各种文件材料的形成、积累、归档工作和所属机构的档案工作进行监督指导，严格按照标准规范整理各门类档案，不断提高单位档案管理水平。同时要更新管理理念，提升管理人员素质，以便能够更好的转型。在档案管理过程中也要提升管理人员的业务水平，定期对信息化知识的培训，鼓励管理人员创新方法。作为管理人员，应该密切关注信息化的发展趋势，不断提高计算机水平，在工作中自觉融入到大数据思维中。在人事方面，多考虑聘用一些相关专业的人员，多提供一些与档案方面知识有关的平台，提供更多的机会。熟悉办公软件的操作，除了对各系统进行全面了解，同时也要针对性的进行了解，充分利用信息化的优势，为师生提供更好的优质服务，为学校的发展提供便利，将信息化发挥到最大的作用。

3.加快推进档案信息化建设。要继续按照“存量数字化增量电子化”要求，加快传统載体档案数字化步伐，加强电子文件管理，推进数字档案室建设，提高档案现代化管理水平。采用集中的方式模式进行档案管理，这种档案管理方式有利于各部門之间的联合，提高数据的共享，目前很多高职院校没有独立的档案馆，学生档案、教学档案、财务档案、人事档案、行政档案都分开操作，分枝太多将会出现不共享的情况，采用集中的方式可以克服这样的弊端，集中式的管理方式，这种方式主要是采购硬件来实现集中的目的，其优点在于教学信息的管理相对来说比较集中，信息安全也相对比较强。随着信息化的发展，学校各部门系统将会出现集成的状态，因此档案管理的最终发展趋势将是集成式管理方式。随着信息化技术的发展，档案管理慢慢由原来的集中管理模式上升到集成式管理模式，保证了档案管理与教学工作有机结合，全方位的保证了教学工作管理的工作向动态、全局性的发展。档案管理想要更好实现档案管理的信息化，同时应加强数据库建设的质量，只有高标准、高质量的数据库，才能实现档案管理的信息化管理;只有高质量的数据库，才能够取缔纸质管理模式，更节约时间、空间，人力、物力。

四、结语

在高校教学档案管理形式中，也逐步呈现出信息化的特点，但是目前很多高职院校的领导对档案信息化管理意识不强，没有经费支持，工作人员也缺乏信息化的意识，自身水平相对比较低。当前高职院校的档案管理的管理人员年龄都相对比较大，对现代化的管理手段接受能力比较差，对信息化管理也不够重视，档案部门工作人员通常由一些快退休的人员进行管理，都将档案管理作为一种闲职，不能紧跟时代发展潮流，会在一定程度上影响到教学档案管理的现代化。为此，在高职院校教学档案管理中对其进行信息化管理是发展的必然趋势，规范档案管理工作，能更好发挥出信息化、数字化优势，以便能更好的为教学管理提供更优质的服务。高校是高层次人才的基地，因此负责档案管理的工作人员应该注重提升自身水平，提升业务能力，加强学习，使其具备信息化技术素质。同时高校应该鼓励档案管理人员创新管理方法，采取一定的激励办法，不断探索相应的措施，采取不同的途径，高效的实现档案管理的信息化，提升档案管理的利用价值。

参考文献：

[1]龙春芳.互联网时代背景下高校教学档案信息化管理策略[J].佳木斯职业学院学报，2019

[2]王 翀.基于信息化角度看高校教学档案管理方式的转型[J]. 兰台世界， 2015

（作者单位：广西生态工程职业技术学院）