企业文书档案管理探析

张恒宇

摘 要：企业文书档案对于企业的长足发展具有重要意义，文章对企业文书档案管理的参照标准进行了系统梳理，提出当前企业文书档案管理存在四大问题：管理制度不够完善、管理模式不够规范、档案意识不够强化、信息建设相对滞后。基于此，为推动企业文书档案工作的发展，提出从完善管理机制、创新人才培养、加快信息建设三个方面推动企业文书档案的发展。

关键词：企业;档案;文书档案

企业档案真实地记载着企业各类活动，能够为企业各项工作的有序开展提供指导，对于企业的有序发展具有重要价值。一般而言，企业档案主要包括文书档案、会计档案、人事档案、科技档案及实物档案等等，而对于企业而言，文书档案所占比例较大。以往的传统的档案管理模式，文书档案主要以纸质文档为主，进入“互联网+”时代，随着OA系统的广泛运用，电子档案逐渐增多，文书档案的载体发生了变化。文书档案的高效管理是企业档案工作有效开展的重要保障，探究文书档案管理的有效策略十分重要。

一、企业文书档案管理的参照标准

目前，针对企业档案管理的法规政策、标准规范主要有以下几类：一是行政法规，主要指《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》。二是部门规章，其中最具针对性的为《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）（以下简称档案局10号令）。此外，还包括《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》《外商投资企业档案管理暂行规定》。三是规范性文件，如《企业档案管理规定》《企业数字档案馆（室）建设指南》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等等;四是行业标准，主要指《归档文件整理规则》。这些均是企业在开展档案管理工作必须遵循的重要文件，遵照相关文件执行方能确保档案工作的规范开展。此外重点探究档案局10号令、《归档文件整理规则》对于企业文书档案管理的重要规定。

2013年，档案局10号令正式实施，首先对企业文件材料进行了界定;其次重点阐述了企业应归档的文件材料，主要包括四大类别;可不归档的五大类，如重份文件。再次，对企业档案的保管期限进行了明确。企业档案的保管期限分为永久和定期两种，定期一般包括30年、10年。以附件的形式对企业各类文件材料的保管期限进行了清晰的规定。这是针对企业开展档案管理工作的重要参照标准。2015年，《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（以下简称规则）正式发布，2016年6月正式实施，该规则是文书档案整理归档的重要参照标准，适用范围广，企业也包括在内。规则对相关的术语和定义进行了清晰的阐述，明确了归档文件整理原则，对文件的组件、分类、排列、编号、编目等工作作了详细的规定，此外，针对纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架等也作了具体要求。最后，提出了归档电子文件的整理要求。

总体来说，企业档案管理工作的参照标准多，具有较强的可操作性，是企业档案管理工作规范化开展的重要依据。而作为企业档案重要组成部分的文书档案，其规范化管理同样具有相应标准，在开展文书档案管理工作时，首要的即掌握相关的标准规范，做到心中有数。

二、企业文书档案管理的问题分析

1.管理制度需进一步完善。前文已经对企业文书档案管理的参照标准进行了梳理，能够为企业文书档案管理提供很好的借鉴。但不同行业、不同规模的企业，企业档案存在差异，档案管理也应体现差异，因此，有必要在遵照相关标准的前提下，研究制定符合企业自身工作实际的档案管理制度。特别是进入“互联网+”时代，档案工作面临新的变化，OA系统的推广使用使得电子文件大量增加，如何对电子文件进行有效管理也是当前需要解决的重要问题。此外，国家的相关文件也发生了变化，如2015年发布的《归档文件整理规则》、正在进行的档案法的修订，等等，相关文件的改变也必然给企业档案管理带来新的要求，档案管理制度也需随之改变。总之，为确保档案管理工作与时俱进，应注重企业相关制度的更新与补充，使企业档案管理有制度保障。

2.管理模式需进一步规范。当前，大型企业一般都设有专门的档案机构，配备专职档案工作人员开展档案工作，但仍有部分企业未对档案工作给与足够的重视，档案管理运行机制不够顺畅，在很大程度上阻碍了档案工作的顺利开展。企业档案管理一般遵循“一级+二级”管理机构，一级机构为专门的档案管理机构，如企业档案馆（室），二级机构为各业务部门，如财务部门、人事部门、办公室，不同的企业其组织结构不同，但财务、人事、办公室为各类企业常设机构。档案管理运行模式为二级机构定期向档案部门移交档案，企业档案馆（室）对档案进行日常管理。有的企业未构建完善的制度体系，运行机制缺乏制度支撑从而导致档案管理工作运行不顺畅。

3.档案意识需进一步强化。档案管理涉及公司管理层、档案工作人员、企业档案用户，尽管企业文书档案管理意义重大，但从整体上来看，企业档案管理意识仍需进一步强化。从领导层来看，注重投入与产出比，但档案工作不能在短时间内产生巨大的经济效益，部分高层领导未对档案工作形成清晰的认知，认为文书档案工作相对简单，不需要投入大量的财力人力和物力支持。从档案工作人员来看，非档案专业的实务工作者缺乏系统专业知识可能在工作开展中存在困难，此外，各二级机构的兼职档案员因业务工作繁忙可能难以兼顾本部门的档案工作，企業又缺乏必要的考评机制，这样就可能导致档案工作运行不顺畅。而从档案用户来分析，企业员工为企业档案的主要利用群体，更多地倾向利用本部门的档案，档案利用效率不高。

4.信息建设需进一步加快。当前，档案行业数字化建设如火如荼，但企业的文书档案管理方式仍相对滞后，很多企业的档案管理仍采用手工操作，也尚未建立完善的管理系统。档案利用仍以实地利用、原件利用为主，档案借阅需人工查找，利用效率较低。此外，部分年代久远的档案，高频率的使用容易造成档案原件的损害。当前，企业已经逐步开展档案信息化建设，但仍处于初步阶段，以传统载体档案数字化建设为主，并未形成完整的档案信息化建设体系。此外，档案信息化建设所需的硬件设施也不完善，智能密集架、温湿度控制系统、除尘设备等采购需要足够的资金支持，档案系统的采购与后期运行也需长期投入，而资金的不足在很大程度上阻碍了档案管理工作的信息化建设。

三、企业文书档案管理的策略分析

1.完善管理機制。此处管理机制主要从制度建设和运行机制两个角度分析，前文已经对企业文书档案管理的参照标准进行了梳理，为规范企业文书档案的管理，各企业应在遵循相关标准的前提下，结合本企业档案工作的实际出台具有针对性的文书档案管理制度，明确企业文书档案管理的流程，如企业文件材料的归档范围和保管期限、文书档案鉴定的流程和鉴定人员、文书档案提供利用的审批流程和手续，等等。而为确保档案工作的顺利运行，需明确档案工作的工作模式，明确“一级”档案部门和“二级”业务部门在文书档案管理方面的职责与义务。建立有效的激励机制和惩罚机制，共同促进文书档案的有效管理。

2.创新人才培养。人才是企业文书档案管理的重要支撑，文书档案的管理具有较强的专业性，强化人才培养十分必要。在人才引进阶段，注重档案专业人才的引进，注重人才队伍的结构组成，构建科学合理的人才团队。此外，注重档案工作者的培训，积极参与各类专业培训，丰富人员的知识，掌握最前沿的技术和方法。大型企业可以邀请档案领域知名的专家学者来企业开展专题讲座，通过“请进来”“走出去”相结合的方式帮助档案工作者提升专业素养，以适应档案事业发展的新需求。而档案工作者应注重自主学习，不断更新自身的知识体系，密切关注文书档案相关参照标准的变化，及时调整工作思路，实现企业文书档案的规范管理。

3.加快信息建设。企业文书档案信息化建设涉及多个方面，首先，完善信息化硬件设施的配备。加大资金投入建设现代化智能型档案库房、档案密集架、温湿度控制系统、扫描仪、打印机等常用的设施设备。其次，购买或委托开发符合企业档案工作实际的档案管理系统，构建在线利用平台，实现企业文书档案的在线利用，提高企业文书档案利用的便捷性。加强企业档案专门网站的管理工作，通过网站将可公开的档案信息公布，为企业档案用户利用档案提供便利。“创建安全性网络，对数据传输节点进行安全控制以及对 数据文件的存储和使用进行保护。再者，提高文书档案 管理的信息管理水平，为企业管理层创造各种学习和培 训机会，培养管理系统知识。”

企业文书档案有利于企业的可持续发展，随着社会需求的不断改变，企业文书档案管理应适时更新观念、改善管理方法、加快信息化建设、注重信息安全，实现企业文书档案的规范管理、现代化管理。

参考文献：

[1] 中华人民共和国档案局——档案政策法规库[EB/OL]/[2020-03-23].http：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/dazc_list.shtml.

[2] 郑 静.企业文书档案管理工作现状及创新路径探讨[J].企业改革与管理，2020

（作者单位：郑州飞机装备有限责任公司）