县级事业单位档案信息化管理策略

李朝霞

摘 要：随着现代社会科技水平的不断提升，社会各个行业的工作开展逐步走向现代化，其中，事业单位档案资料的管理是现代社会运营中的重要内容，足以影响社会信息体系建设的进度。本文以县级事业单位为例，简要论述了基层事业单位中，县级事业单位档案信息化建设的意义，分析其现阶段存在的主要问题，并针对问题提出相应的优化策略，以供参考。

关键词：基层事业单位;档案管理;信息化

为迎合互联网时代背景下社会管理的需求，事业单位积极引入先进信息技术，建设并完善档案管理的信息化，努力做到升级转型。在这一情况下，我国仍有诸多基层单位沿用传统方式，以纸张作为载体用于档案的记录，再加上原有保存的纸质档案存量较多，严重影响了工作的效率与便捷性。

一、县级事业单位建设档案信息化管理的意义

1.调节档案管理工作的强度

由于各类先进的信息技术在办公领域的广泛应用，使得事业单位档案管理工作的开展拥有便捷性。通过互联网技术构建有关档案管理的网络平台，以数字化的录入方式代替人工录入方式;以网盘存储的方式替代纸质档案，解决了传统档案管理方式遗留的问题，很大程度上调节了档案管理工作的强度。此外，信息技术能够有效采集和储存档案信息，并进行科学管理，例如适当备份以免资料丢失或者进行合理排序方便使用等，在档案管理工作中作用明显。

2.提高档案管理的工作效率

贯彻落实信息化档案管理，能够保障档案管理工作的积极发展并为其实际操作提供先进技术支持，有效提高工作效率。将档案信息转变为数据，存储在档案数据库中，通过计算机系统的信息检索功能就能轻易实现相关信息档案的实时调用，再加上相关工作局域网的建立，打破了事业单位单一部门信息闭塞的窘境，营造相互合作、信息共享的氛围，使得异地调用信息成为可能。

3.提升档案管理的安全性

档案信息化管理体系的建设，能够有效解决纸质档案因多种环境问题而受损的问题，保证其完整性。其次，信息化管理利用数字化方式来制作电子档案，使各部门人员档案信息透明化，避免造假行为的出现。

4.促进档案管理工作长期发展

事业单位实施公共管理工作的前提基础便是档案管理的信息化，是事业单位在现阶段发展的重点参考标准。加强数字化以及信息化等技术手段在事业单位档案管理中的作用，能够积极推进档案信息化管理体系的建成与完善，有利于促进档案管理工作的长期有效发展，并为事业单位更好地为社会服务提供无限动力，从而推动我国公共事业的进程。

二、县级事业单位档案信息化管理中存在的问题

1.档案管理人员管理意识浅薄

在现阶段的档案管理过程中，不少事业单位领导以及档案管理人员对档案管理重要性缺乏认识。尤其是基层事业单位，受社会科技发展影响相对较小，其相关人员缺少创新型的管理意识，在档案管理中运用信息技术手段较少，信息化管理难以得到全面开展。此外，基层单位档案的管理规划缺乏科学性，档案管理也只是停留在对单位内部人事档案进行储存的层面，没有更深层次的理解以及相关行为措施的实施，导致档案管理作用发挥流于形式，不利于信息化管理在此基础上的建设。

2.基层事业单位档案管理基础设施未完善

县级类的基层事业单位较上层事业单位而言，其落后之处主要在于基础设施建设的不完善。基层事业单位档案管理信息化的实现，依靠基础设施的有效支持，然而目前我国基层事业单位基础设施建设不达标的现象普遍存在。例如，部分基层事业单位，受地域、经济等客观因素影响，办公环境相对较差，档案管理室等相关办公场所未能达到基础设施建设的相关标准，影响信息化建设的开展以及推进。

3.基层事业单位缺少专业人才

专业管理人才的匮乏是影响基层事业单位推进其信息化管理体系另一重要因素。现阶段，就我国基层事业单位的实际档案管理情况而言，从事档案管理的相关人员大多不是专业技术人员，难以满足信息化管理的开展。档案管理缺少专业人才主要由两方面的原因造成，一是整个社会环境中缺乏信息化的专业人才，上层事业单位档案管理中也存在同样的问题，更何况县级事业单位;二是县级事业单位对档案管理人员的分配有所忽视，不重视档案信息化管理的专业队伍的建设，较多档案工作管理者没有经过专业的培训，应对较为繁琐的工作常有心有余而力不足的情况，再加上长期使用传统管理模式的影响，难以较快适应信息化的管理模式。以上两方面原因，均是引起县级事业单位档案管理人员与其档案信息化管理之间矛盾的关键所在。

4.基层事业单位档案管理不完善

信息技术的进步，有效促进了档案信息的采集应用和整合开发，但诸多事业单位尤其是基层事业单位在档案信息化建设方面存在工作水平低、建设效率不高、重复加工等较为严重的现象，其原因主要在于对编制工作的重视不够，再加上信息化程度不高，档案数据库的共享性能有所欠缺，导致档案自身的价值未能得到有效利用。同时，档案安全性的管理也未受到重视，未能根据不同檔案的特点使用不同的管理方式。电子档案与纸质档案不同，虽不易受环境因素的影响，但其使用与保存也应做到安全防护。但县级事业单位由于能力有限，无法将涉密管理真正落到实处，影响信息的安全性，甚至还存在管理手段落后的现象，阻碍档案信息价值的充分发挥。

5.档案管理中信息化利用率低

就目前而言，基层事业单位为顺应时代的发展，积极开展信息化建设的相关工作，但是单位内部的整体运行机制还是较为落后，无法较大幅度提升档案管理中信息化的利用效率，使其发展较难满足社会发展的需求，同时也难以体现事业单位服务社会的相关职能，严重则将无法在情况多变的市场环境中立稳脚跟。

三、县级事业单位档案信息化管理策略

1.加强基层事业单位基础设施建设

县级事业单位需要着重加强基础设施建设，为档案管理实现信息化奠定坚实基础。因此，事业单位必须加大对基础设施建设的资金投入，以确保档案管理的信息化建设拥有充足的经费。除此以外，事业单位还需要在建立信息化档案管理系统的基础上，加快档案信息数字化的进程以及优化系统的信息化管理。

2.建立优秀的档案管理队伍

基层事业单位的档案信息化建设中，较为困难的是转变传统管理观念，同时建设优秀的档案管理队伍，这就需要县级事业单位做到以下几点：第一，单位领导以及管理层人员转变原有管理观念，树立档案管理信息化重要性的认识理念，充分了解信息化档案管理对于基层事业单位发展的重要意义。第二，加强对于信息技术人才的引进和培养。事业单位可以通过人才市场发掘、招聘符合档案管理队伍建设要求的技术人才，基层事业单位可以通过外部引进优秀人才的方式充实档案管理队伍。第三，定期进行能力培训，提升相关工作人员的技能水平以及综合素质。基层事业单位需要更加关注对相关工作人员的计算机运用水平以及道德素质进行重点培训，在发展其业务能力的同时，注重其思想道德培养。第四，事业单位应鼓励管理人员以及其他相关工作人员积极使用信息技术开展档案管理工作，逐渐摆脱人工录入等传统手段。此外，事业单位还应培养员工终身学习的理念，将新知识融入档案管理过程中，积极为创新档案管理现代化做出贡献。

3.加强基层事业单位档案信息资源开发的力度

档案管理不仅仅只限于档案的保存，档案的有效利用也是档案管理中的重要作用之一，因此，提高档案信息的利用率也是促进档案管理信息化的主要手段之一。在基层档案信息有效开发的具体实践中，需要基层事业单位加强对档案信息的分类研究以及汇总分析，明确展示各类档案信息的有效价值。在这一过程中，增加信息技术以及信息化手段的使用频率，一定程度上能够推进档案管理信息化的进程。

4.强化基层事业单位档案管理的安全保障

档案信息以数据为载体降低了环境对于档案资源的威胁，但档案信息化管理又带来网络威胁，因此基层事业单位需要加快建立、健全安全保障体系。首先要在实际工作中，坚持做好对于信息的把控;其次，制定合理完善的档案管理制度，规范员工日常操作行为并培养其安全操作意识;最后，贯彻落实考核工作，保障管理制度的作用发挥，规范有关档案信息化管理的各项工作，实现档案信息的管理安全。

四、总结

档案信息化管理作为一项较为系统的工程，关系到事业单位的发展前景。基层事业单位由于受诸多因素影响，导致其信息化进程较为缓慢，因此，基层事业单位面临档案信息化管理中的问题，需要着重關注，并需要快速找到解决方法，以减小各级事业单位信息化的差距，保障社会平稳健康安全的发展。

参考文献：

[1]吴灼之.事业单位档案信息化管理策略探讨[J].中国管理信息化，2019

[2]吴桂琴.基层单位档案管理信息化研究[J].办公室业务，2019

[3]刘梦玲.基层单位档案信息化管理建设途径和策略分析[J].智库时代，2019

（作者单位：黄陵县人才中心）