新时期如何做好办公室管理工作

周俊杰

【摘要】机关运行过程中，办公室已成为不可缺少的部门，本文从新时期企业办公室管理工作对推动全局工作的重要意义、新时期办公室工作的特点、存在的问题、解决对策等方面进行阐述，旨在为办公室高效运转提供理论基础。

【关键词】办公室;管理工作;行政事务

新时期企业办公室管理工作，是指为确保实现企业战略目标和年度生产经营计划，依据相关制度规定以及发展战略要求，在上级业务主管部门及本单位领导的带领下，组织协调内、外部工作联系，做好文秘档案、政务督查、会务管理及后勤服务等工作。

一、做好办公室管理对推动全局工作的重要意义

办公室工作的质量高低，与企业工作的开展、制度的执行、政策的落实和成效的取得都密切相关，对任何单位来说，都具有举足轻重的作用。具体而言，有以下五点：

（一）在谋划企业未来发展蓝图、制定工作措施上具有重要作用。参谋辅政是机关各部门的共同职责，但办公室在企业组织架构中的核心地位决定了在这方面更能发挥关键作用，做实调查研究，统筹推进企业各项工作，辅助领导理清工作思路，协调相关部门落实工作举措，都少不了办公室参与。

（二）在畅通政令下达、推进决策部署贯彻落实上具有重要作用。做好上传下达，全面推动各项工作稳步推进，是办公室的基本职责之一。办公室充分发挥了“督办阵地”和“信息中枢”的作用，及时传达贯彻上级部门及领导指示批示精神，确保政令畅通;科学分解工作任务，确保责任落实到位;认真梳理报告情况，确保领导掌控全局;落实政务督查，强化绩效考核，确保工作落地见效等方面，更是充当着举足轻重的角色。

（三）在统筹机关工作、规范工作流程上具有重要作用。办公室既是本单位汇聚接收工作的“入口”，也是协调安排任务的“出口”，加之机关政务保障工作纷繁复杂，搞好统筹协调至关重要。办公室切实发挥综合部门职能，协调领导、机关、基层工作，统筹承办各项会议，做好公文处理、文件审核、机要保密、档案管理、信访协调等工作，保障机关有序运转功不可没。

（四）在协调联络各方、营造良好外部环境上具有重要作用。烟草行业属于政企合一的单位，既受上级单位管理，也受当地政府管控。办公室在履行对外的“窗口”职能方面，加强与市局公司、县委县政府相关职能部门的沟通协调，保持密切联系，争取工作支持，起到了重要的桥梁和纽带作用。

（五）在总结提炼经验、推动工作创新开展上具有重要作用。首创往往出自基层，经验往往源于业务部门，但许多提炼总结来源于办公室。密切关注、敏锐感知，日常梳理总结特别是筹备各类会议提炼的经验做法，既是本单位传承下去的“财富”，也是其他地方学习借鉴的“模板”，对于推动各项工作创新开展意义深远。

二、新时期办公室工作的特点

笔者在办公室工作多年，具有很深的办公室情结，对办公室工作的重要性、艰巨性和复杂性深有感触，归纳起来有四个特点。

（一）责任“重”。俗话说“办公室不是中心但影响中心”，办公室工作干得好，可能只能充当无名英雄;但如果在重要工作中出现一点纰漏，缺点就会被无限放大，给单位形象带来不好的影响。办公室是企业发展的风向标，和其他部门相比，拥有更大的决策权，但相应的责任也就越大，在推进企业步入高速发展的过程中，办公室往往需要帮助领导进行更科学、更合理的决策。因此，办公室就承担着很重要的责任，这就要求办公室工作人员须具备很强的预见性、统筹性。同时，办公室是对外展示的形象窗口，办公室工作人员素质的高低、专业性的强弱、服务工作的热情程度等，都会影响企业的形象。

（二）工作“苦”。一般企业而言，办公室工作主要涉及办文、办事、办会、车辆管理、食堂、接待、宣传七大类，其中这七类又可以划分为更小的分支，做好这七大类工作，办公室的工作就做好了一大半。认真可以把事情做对，用细却可以把工作做到完美，做好办公室工作，需要在细节上下功夫、想周全。现实生活中，办公室的同志经常加班加点，甚至通宵达旦，饮食、作息不规律是常态，不能按时吃饭是家常便饭，较其他部门工作要求更高、任务更重，很多时候，苦劳多于功劳，付出多于回报。

（三）处理“难”。办公室工作不确定性、临时性、突发性强。在日常工作中，既要做好日常规律性工作，又要做好临时交办的其他工作事项;既要处理协调好各领导、各部门间的关系，又要协调处理好与其他单位的关系。能力范围内的事情处理起来往往比较得心应手，但是能力范围或者权利范围外的事情，处理起来就很棘手，甚至常常面临一个时间点需要同时解决多项事务，因此，分清事情轻重缓急，提高自身统筹协调能力、解决问题的能力，就显得极为重要。

三、办公室管理工作存在的问题

（一）目标不明确。科学制定办公室的目标，对于提升办公室行政管理质量很关键。然而办公室通常没有制定部门规划或目标，开展工作往往习惯按照以往的工作方式进行，工作思路、工作节奏、处事方式受限于以往的束縛，创新性开展工作显得有些不足，办公室应该多思考存在的短板和不足，找到解决问题的突破口，大胆尝试，通过制定合理的短期目标、长期目标，细化办公室管理工作，提高前瞻性和创新性。

（二）精细化管理意识不足。办公室工作管人管事管物品，精细化管理不够势必会影响办公室的发展壮大。某种程度上，办公室决策者的管理方式起到很关键的作用，不论从制度上还是管理方式上，都需要精细考量。管理者要有善于发现问题的能力，勇于面对问题的能力，以问题为导向，发现办公室管理制度、管理方式上的不足，找好制度与管人的平衡点，提高自身精细化管理能力。

（三）专业素养欠缺。各个单位招聘的工作人员往往是跨专业的，80%以上报考岗位与实际岗位不一致，在办公室行政管理中，很大一部分人都是非文秘专业、行政专业，这就导致办公室很多人员面临“专业恐慌、本领恐慌”，专业素养不够、业务能力不够，短时间内，很难成为某一领域的“专家”和“强者”。

四、破解办公室管理难题的对策

（一）制定明确的管理目标，落实“没有最好只有更好”的工作要求。办公室工作永远没有最好，只有更好。要有明确的发展方向和管理目标，敢于破旧立新，创造性开展工作。增强制度设计的合理化，增强办公室人员对办公室规章制度、业务流程的熟悉程度，多学习了解企业文化，多熟悉企业各项业务流程，多知晓各部门的工作实际，在制定规章制度和管理目标时，增强衔接性和可操作性，始终把“靠制度管人、靠制度管权、按制度办事”融入企业生产实际需要和发展需要，让管理目标和管理要求更加科学化、合理化。

（二）坚持管理精细化，增强企业的精细化管理理念和意识。一方面，企业管理人员要把精细化管理理念融入企业生产经营全过程，提高全员精细化管理水平;另一方面，要加强人岗匹配、权岗平衡，鼓励员工积极探索，把发现问题、解决问题作为日常工作的重要一环。探索“胡萝卜加大棒”的管理方式，科学把握柔性管理与刚性管理、同性化与差异化，善于用肯定的眼光，发现员工的闪光点。

（三）坚持培训常态化，着力提升办公室人员职业素养和专业能力。坚持用人所长，关注人岗匹配，让每一位职工都能发挥作用。建立系统的教育培训机制，用足用好员工教育培训经费，从文化、技能、观念、礼仪、身心等全方面进行培养，全力提升员工综合素质。同时加强办公室人员道德素养提升，使员工成为道德素养高、专业能力强的高素质人才，为办公室工作培养强大的“人才库”。

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