云计算背景下高校档案资源共享系统构建研究

张东营

【摘要】本文分析了云计算支持下高校档案信息资源共享系统的优点，提出了在云计算支持下高校档案信息资源共享系统的原则：一是面向公共服务模式，二是面向单位或企业内部服务。我们提出了实现档案信息资源共享的建议：一是注重档案信息资源建设，二是建立档案信息资源共享机制，三是建立档案信用标准体系，四是改变档案信息服务方式。

【关键词】云计算;高校档案资源;共享系统;构建

在高校档案发展的过程当中，云计算为档案发展提供了新的平台，让高校的档案管理朝着智能化、信息化的方向发展。所以高校的信息技术部门要结合档案管理部门，加强将信息化管理应用到档案管理当中来，建立高校档案资源共享系统，实现档案“云”框架设计，建构数字化档案的云资源整合管理，设立完备的高校档案服务功能，同时也有利于保护档案数据的隐私化问题，突出档案数据的安全功能。

一、云计算支持下高校档案信息资源共享系统的优点

（一）创新档案管理服务模式。云计算支持下高校档案信息资源共享系统，能够对传统的档案管理服务模式进行创新。借助云计算技术，能够将庞大的档案信息资源进行分类整理，在档案管理人员查阅的过程中，系统能够对不同用户的历史信息进行分析，并在数据库中调取相关的档案信息，借此满足了不同人员对于档案信息资源的需求，有助于实现档案管理服务模式的创新。

（二）提升档案信息的利用价值。传统的档案管理工作中由于平台因素的限制，档案信息资源的共享受到了极大的约束，档案管理人员需要使用专门的计算机设备才能够完成档案信息资源的查询浏览。不仅如此，由于平台的限制，档案信息的存储也会受到制约。基于云计算支持下高校档案信息资源共享系统，能够为档案信息资源的共享提供先进的技术手段，将全部档案信息资源整合到一个更为完善的平台当中。档案管理人员能够不受时间、地点以及计算机设备的约束而随时查询档案信息，实现了档案信息资源的高效利用，借此极大地提升了档案信息的利用价值。

二、在云计算支持下高校档案信息资源共享系统的建议

（一）面向公共服务模式。1.参考咨询服务。为了向广大人民群众提供档案信息的参考咨询服务，相关部门需要建立档案信息资源查询网站，使用户能够借助互联网查询需要的档案信息。建立档案信息资源查询网站时需要注意，网站的主界面需要坚持简洁实用的原则，用户只需在查询栏中输入关键词就能够搜索到自己所需的档案信息。档案管理工作者需要对数据库中的档案信息进行分类，并定期对网站进行维护，保证查询网站的正常运行，提升用户搜索的速度。2.提供个性化服务。个性化服务是云计算支持下高校档案信息资源共享系统的优势之一，具体指的是通过数据库对用户的使用数据进行分析并根据得出的结果向用户提供具有针对性的服务。比如说，档案信息资源共享系统对某位用户多次搜索的内容进行分析，并在该用户下一次使用档案信息资源共享系统时向其推送与分析结果相关的内容，进而提升档案信息的使用率。不仅如此，系统用户还可以自行设置搜索的关键词，使系统自动筛选出相关的档案信息资源。

（二）面向单位或企业内部服务。1.建立档案信息数据库。各单位或企业的档案管理工作者必须抛弃传统的人工档案管理模式，将单位或企业内部所有的紙质档案借助计算机录入云计算平台当中，并借助云计算技术对档案信息进行适当的分类并整理出档案的目录，建立档案信息数据库。各单位或企业的档案管理工作者需要定期对云计算技术的相关设备进行检修与维护，以便及时发现设备以及系统中的故障，保证系统的正常运行。在录入档案数据的过程中需要注意对档案的内容进行审查，更正不实信息，确保档案信息资源共享系统中档案数据的精准程度。2.在各部门之间建立沟通协调机制。各单位以及企业由多个部门组成，这些部门隶属于不同的系统，职能各不相同，为档案的统一管理带来了困难。因此，单位及企业应在各部门之间建立沟通协调机制，开放不同部门之间的档案权限，实现单位及企业的档案信息资源共享。

三、如何实现档案信息资源的共享

（一）注重档案信息资源建设。实现档案信息资源的共享，重点在于完善档案信息数据库的建设。一般情况下，单位或者企业的档案信息资源数量庞大，并且种类繁多，而每个系统用户对于档案信息资源的需求各不相同。因此，为了实现档案信息资源的高效共享，档案管理人员需要对单位或企业内部所有的档案信息资源进行分析整理并最好档案信息的归纳总结，建立条理清晰的档案信息数据库，提升档案管理工作的效率，并为档案信息资源共享系统的用户提供便捷。

（二）建立档案信息资源共享机制。基于云计算支持下建设的档案信息资源共享系统必须实现统一化管理，因此需要构建完善的档案信息管理机构。云计算支持下档案信息资源共享系统的建设需要涉及多个方面的内容，包括管理部门、技术部门、人力资源部门等，各部门间的沟通与交流显得极为必要。所以，各单位或企业必须建立统一的档案信息资源共享与共享机制，进而对系统中的档案信息资源进行统一的管理。同时，需要加大对于档案信息资源共享系统的资金投入，引进先进的系统设备，并加强档案信息资源共享系统的运行维护工作。

（三）建立档案信用标准体系。为了实现档案信息资源的高校共享，各单位或企业必须建立档案信用标准体系，进而对档案信息资源的共享进行科学合理的评价。档案管理人员应对其给予足够的重视，做好相关的设计工作。建立档案信用标准体系可以从以下几方面入手展开工作，首先，档案管理人员应建立科学的档案信用标准。为了保证档案管理工作的效率以及质量，就必须以完善的档案信用标准作为基础，确保档案信息资源的真实程度，防止单位或企业的档案信息资源被别有用心之人恶意篡改。传统的纸质档案材料虽然管理以及查询较为繁琐，但比起电子档案而言，纸质档案被篡改后很容易就会被发现，而电子档案被篡改后仅凭肉眼是看不出来的，必须查询相关的日志才能够发现。为了保证档案信息资源共享系统中档案信息资源的真实性，就必须重视档案信用标准体系的构建。

（四）改变档案信息服务方式。随着云计算支持下档案信息资源共享系统的建立，有关部门必须对传统的档案信息服务方式进行改进。首先，档案信息服务人员应该为档案信息资源共享系统的用户提供更具个性化的服务，分析不同用户的需求，提供针对性的服务方式，这就要求档案信息服务人员树立主动服务的观念，为系统用户提供更加优质的服务。

四、结束语

随着我国现代化信息技术的快速发展，在云计算支持下高校档案信息资源共享系统已成为现阶段档案管理工作的重要发展方向，对于提升档案管理工作的质量与效率起着至关重要的作用。有关部门应顺应时代发展的潮流，推动云计算支持下档案信息资源共享系统的建设，为我国的现代化建设贡献一分力量。

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