新形势下科研档案服务和共享研究

翟会英

【摘要】基于共享时代的来临，档案工作开始面临全新挑战。科研档案的功能就是对科技进步过程进行记录，但实际利用率并不高。为此，有必要对科研档案资源加以整合，积极构建数据信息服务与共享体系，进而在新形势下进一步促进科研档案管理工作的顺利开展。

【关键词】新形势;科研档案;服务;共享;探讨

科研项目档案是组成档案资源的重要部分，需对大量信息资源予以积累，全面贯彻并落实科研档案服务与共享工作，以实现科研档案资源的共享与交换目标。由此可见，深入研究并分析新形势下科研档案服务及共享路径具有一定的现实意义。

一、科研档案服务及共享现状阐释

根据既有研究成果证实，于2012-2014年期间，我国高质量科研产出已经增长37%，对于世界高质量科研的贡献比重位居第二。但在科技成果转化率方面只有10%，与发达国家相差甚远。究其原因，转化率不高和科研成果被保存于档案室内存在直接关联。为此，对科研档案的充分利用十分有必要，以为民生与群众提供必要服务。

二、科研档案用户类型分析

科研档案用户具体指的就是科研企业内部从事科研、经营、生产或者是其他活动期间对档案利用产生需求的个人抑或是组织。综合分析用户职业因素，可对科研档案用户细化成五种不同的类型，即科研人员、决策与管理人员、工程项目设计人员、财会管理人员以及经营业务人员。其中，科研人员应用科研档案的目的是为了搜索有关专业的档案资料，为技术改造与科研攻关提供有价值的档案信息;决策与管理人员对科研档案的应用主要是为整体计划与规章制度的制定、决策提供必要帮助;工程项目设计应用科研档案的目的就是为工程项目的建设提供帮助;财会管理人员主要利用科研档案对财务收支状况加以了解，为财务检查与审计奠定基础;经营业务人员则以经营工作为重点而形成档案需求。

三、新形势下科研档案服务及共享路径

（一）鉴定科研档案开放时间。如果科研档案专业性与保密性特征明显，要求对档案保密性和时效性给予综合考虑。积极开展科研档案开放鉴定工作，若科技档案形成时间达到30年，即可根据《档案法》的规定与要求加以区分与解密处理，并对档案的开放范围加以确定，确保科研档案开放的及时性与彻底性。但需要注意的是，不允许开放的档案是绝不可以开放的，进而确保档案资源共享的安全性。

（二）科研檔案信息的汇编。信息时代，信息的更新速度明显加快。针对形成时间不足30年的科研档案，要想充分提高其实效性并避免泄密的风险，最关键的就是要借助编研的方式，为科研档案用户提供所需的科研成果资料。此种方式主要是将科研档案作为主要对象，而科研档案管理部门则要科学筛选出保密期科研档案，对其内进行大概讲解，对科研活动状况做出评价，向用户提供重要的汇编资料。这样一来，即可在不泄密的情况下为用户提供所需的科研档案信息，避免信息的中断情况发生。

（三）微信公众平台的规范化发展。应统一规定不同类别与级别档案馆对科研档案的命名形式，以保证公众可以针对相应的档案主体进行准确的识别。另外，要求将各账号功能简介与主体体现出来，以保证档案馆官方性以及权威性，实现官方微信和个人、商家以及部分组织微信公众号的有效区分。

（四）转变档案信息传递形式。基于信息化技术的推广应用，信息网络与数据库系统等应运而生，对科研档案管理与服务工作产生极大的冲击，因而要求档案部门逐渐转变成档案信息处理的部门。从本质上讲，文件处理设备的广泛应用为档案信息化的发展提供了必要帮助，现代化硬件设施，特别是扫描仪器、计算机、数码相机和服务器等均得到了广泛的应用。而科研企业集中了大量的高新技术，且对档案信息资源需求的硬件设备加以整合，积极落实档案数字化工作，即可对档案信息资源进行整合并共享。

（五）构建科研档案数据库。创建科研档案数据库以信息技术为基础，在信息量迅速增多的背景下，可更好地开发并利用科研档案资源，属于全新科研档案的保存方法。在建设数据库平台期间，要强调档案内容的全面性与完整性，以更好地对档案信息加以利用。除此之外，档案检索与统计方式要多样化且方便，与用户利用需求相适应。综合考虑科研档案形成的过程以及作用，可有效划分科研档案数据的类别，集中体现在两个方面：一方面，一般性项目，即项目的名称、领域、类别、负责人员、申报学科和起止时间等等;另一方面，具体的内容，即前期的调研报告结果、合同书、专利、专著、立项申请书、实验报告、成果报奖、技术鉴定、工作总结和原始数据等多个方面。以此为依据，对信息化技术加以利用并完成档案归档，积极构建信息化数据库，对科研档案数据加以录入与保存并实施必要的规范，能够为后期科研档案利用提供必要帮助，保证利用效率的全面提升。

（六）建设档案数据库平台。对科研档案信息资源的共建共享平台进行创建，并提供信息资源共享服务，必须全面整理档案信息资源，了解档案数据内容，以保证数据库平台更加有效。与此同时，要对档案管理和利用流程展开系统分析，以免步骤重复，确保共享平台的便捷性。在此基础上，要求加大保护档案数据安全的力度，实施统一化管理与认证，落实系统监控工作，确保档案数据的安全性。1.对信息资源加以统筹规划。在科研档案服务及共享期间，建设数字化档案，构建档案信息平台的专用网络，科学配置计算机的软件与硬件，依托信息中心对综合系统平台进行开发，完成构建升级信息系统的目标。需要注意的是，各个业务部门应积极配合，确保各项应用功能作用的发挥。另外，对门户网站进行不断完善与更新，全面培养并引入档案信息专业人才，为档案信息资源共享平台作用的发挥提供必要帮助。2.信息共享平台的有效开放。综合考虑档案信息收集、管理和保存利用的重要性，并推行资源共享平台，确保档案数字化水平的全面提升，使得科研档案共享资源更具系统性与完整性特征。3.协同保障体系的构建以提高档案信息安全性。应有效共享档案信息资源，并在政策与专业层面实施必要的指导与调控，对数据信息进行必要更新，更好地构建各部门的协同体系，保证资源共享水平的不断提升。另外，要积极创建档案专人与专机的管理机制，进一步增强档案信息的安全性。值得注意的是，档案信息化建设具有系统性特征，要求档案管理部门提高重视程度，在各部门协调的基础上，在实践过程中实现全面创新，与新形势科研档案服务、共享需求相适应，将档案作用与价值充分发挥出来。

（七）适当加大宣传力度。借助微信平台效应，将微信平台二维码与公众号公告相互关联，通过微博、电视、政务网站和档案网站等多种媒体展现出来。在实践过程中，适当加大科研档案微信平台的宣传与推广力度，使更多人对科研档案微信平台给予必要关注，以实现科研档案的共享与服务目标。

四、结束语

综上所述，本文针对科研档案服务与共享的相关内容展开了系统化地研究与分析，了解并掌握了当前科研档案的服务共享现状与具体的用户类型。为进一步推广科研档案服务及共享，需科学合理地结合实际需求，采取必要的服务、共享措施，进而将科研档案的作用与价值充分发挥出来，为科研工作的开展提供有价值的参考依据，增强科研档案服务水平，扩大档案资源的共享范围，更好地实现科研档案管理工作的全面可持续发展。

【参考文献】

[1]王雪萍.科研院所档案信息资源共享服务模式探索[J].四川档案，2017（4）：27-29.

[2]王雪萍.面向科技成果转移转化的科研项目档案资源共享与服务模式创新探索[J].四川档案，2017（1）：33-36.