单轨制背景下电子档案管理模式研究

齐蕊

【摘要】伴随信息化的发展，我国无纸化办公和OA文档一体化概念的提出，电子档案管理已经成为档案工作的紧迫任务。单轨制电子档案管理在世界各地日益得到认同，学界就单轨制是未来发展方向基本达成共识，实践项目逐步推开。本文在明晰概念的基础上分析了国内外研究背景及现状，通过对英美和澳大利亚档案管理的先进模式和理念的探索，总结指出建立单轨制电子档案管理保障机制需要依托制度建设、管理完善、技术到位得以实现，以期加快我国电子档案单轨制步伐。

【关键词】单轨制;数字转型;电子档案

一、概念明晰

美国和澳大利亚政府提出的数字转型用本土语言解释就是单轨制，所谓单轨制是指以电子方式运行来保存电子文件的全流程，包括生成、办理、归档管理、移交、保存和利用等，即文件、档案的全程无纸化。当文件管理的对象从传统管理方式转向电子方式，档案管理系统日益完善，各个阶段的管理平台需要借助档案管理系统来完成。档案管理系统需要将物联网、云计算等现代信息技术嵌入，同时给传统管理业务的功能、流程和方法带来了新契机，为此单轨制电子档案管理新型业务系统成为题中之义。

二、国内外研究背景及现状

1968年，美国国家档案馆开始收集重要有价值的电子文件，不再接收电子文件对应的纸质文件。1998年，美国档案馆正式启动电子档案工程。即EAR工程，电子文件档案馆的设计、数据库建立过程中与20多家科研机构和IT界合作，目前已进入ERA建设运行的关键阶段，已完成数据中心和系统运营中心的建设。2008年6月，建立起联邦政府电子文件基础数据库，共保存联邦政府电子文件1.4TB;2008年12月，接收总统办公室电子文件，接收布什总统电子文件80TB;2009年12月接收国会电子文件;2011年，建立全面的电子文件档案馆;2014年所有电子文件对用户开放。2011年7月，澳大利亚发布“政府数字转型政策”，阐述内容基本和美国相同，其中明确规定2015年以后电子形式形成的文件，国家档案馆将不再接收纸质形式，节约资源的同时提高了工作效率，标志着澳大利亚政府机构电子文件的全面数字化。2014年，中国上海自贸区率先开展电子档案单轨制工作，依托《中国（上海）自由贸易试验区条例》（以下简称《条例》）颁发。《条例》第四十四条明确规定：“电子档案与纸质档案具有同等法律效力”这个法规。上海自贸区取得了一些可借鉴的成功案例经验，上海市档案局局长曾指出，还应进一步积极推进档案管理经验，为全国档案事业发展助力，但我们看到，“单轨制”“单套制”档案管理在我国还刚刚起步，如浩瀚星空中的点点光芒。

三、单轨制电子文档管理流程的优点

文件的生命周期理论是电子文件管理的基本理论，文件生命周期理论指对电子文件从形成到永久保存采取全程、连贯一致的管理方法，强调管理内容和管理要求的无缝对接，系统整合和总体效应。下面笔者从档案业务管理流程方面一一阐述。第一，归档方面，档案归档方式由传统的定期积累变成借助系统随时归档，由被动接收变成主动整合，归档范围从人为的经验性的判断变成系统精准化判定。第二，整理方面，传统的整理工作是双套制归档，纸质档案与电子档案共存，一式一份。单轨制电子档案整理只需要按照预先制定的方案通过计算机进行逻辑整理，无须整理纸质档案，取消了档案入库上架这一繁重的劳动。第三，保管方面，电子文件档案馆将不是一幢实实在在的建筑大楼，但是，事实上在网络空间里却是一个宝库。将不依靠任何特殊的硬件和软件，真正保存和提供利用任何形式的电子文件。第四，提供利用方面。档案用户将不受时间和空间的限制，只要用户根据相应权限登录后，将保证无论何时何地任何人都能使用先进的工具找到自己需要的档案信息。

四、单轨制电子档案管理的信任保障机制

如何协同推进，打破纸质和电子文件归档的传统管理模式实现创新，笔者认为应采取制度+管理+技术三位一体方式。

（一）制度建设方面。结合档案工作实际，积极建立健全电子档案管理制度，制定《电子文件归档范围和电子档案保管期限表》《电子文件归档整理操作细则》和《电子档案长期保存管理规范》等电子档案管理制度，让电子档案“单套制”管理试点工作在法律的指导、约束和鞭策激励中顺利开展。

（二）管理模式方面。充分利用OA办公系统，做好双轨制向单轨制业务流程的对接，变分散管理为全程管理;电子档案管理部门和档案管理者要承担起相应责任，当一份文件办完后，立刻提交归档文件，变年度归档为随办随归，将档案管理关注的问题放在流程最前端加以设计实现质量控制，即从源头上确保电子档案的完整性、真实性和准确性;同时，借助电子政务网络平台，提升发挥电子档案的服务机能，为机关企事业单位、个人用户快速查询，减少档案部门工作量的同时也大大提高工作效率。

（三）技术措施方面。為了保证电子档案“真实完整、安全可靠、长期可用”的要求，为了解决电子档案收集、保管、利用等各个阶段的难题，应该构建一个档案信息管理的平台，应用大数据技术、云技术、移动数据终端、物联网等技术，比如，可以使各个档案馆和档案业务部门在统一的云架构空间上，让各个成员馆和总馆之间实现档案信息资源的共建共享的一体化管理，同时应用电子文件签名、用户身份验证、元数据等先进技术，确保电子档案来源可信、管理可靠、长期可用。还可以采用电子档案格式转换、设计通用数据采集、电子文件离线备份、电子档案通用浏览器等工具，保障未来的信息保护技术和数字信息迁移技术。

（四）隐私权保护方面。厘定公民的权利边界，电子文件管理中个人隐私遭到泄露是由于当前我国法律法规未对公民所拥有权利之间的关系、边界和范围进行清晰且明确的界定而产生的，国家法律法规应当针对电子文件管理中个人隐私保护方面的权利边界进行厘定，以此来保护公民的个人隐私，明确公开权与隐私权、阅览及复制权、请求告知权、删除权、损害赔偿请求权、报酬请求权、保持个人信息与数据正确完整的权利。

五、结语

最后，经济基础决定上层建筑，笔者认为我国单轨制电子档案管理任重而道远，还需要加大资金投入力度。据调查，美国联邦政府已经向国家档案馆提供了3600万美元着手此项工程。同时，单轨制档案工作对档案人员的业务素质提出更高的要求，还需要打造一批高精尖的复合型档案人才队伍，档案人员不仅需要具备计算机专业知识，还要提高编研、编程能力。我们相信，当信息技术和电子档案管理能够满足各种需求时，当人们不再对电子文件安全性和法律效力怀疑时，双轨制终将被简易高效的“单轨制”取代，档案管理流程的全信息时代终将来临，这也是我国档案事业发展的必然趋势。

【参考文献】

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