社保档案管理中电子档案和条形码技术的运用探讨

刘婷婷

【摘要】与传统的手工档案管理相比，电子档案具有操作简单、可储存大量内容、信息传输快、复制完整性好等优点，而条形码技术是将信息储存到电子档案当中的重要手段，是电子档案构建不可缺少的部分。本文简单介绍了电子档案与条形码技术，就电子档案和条形码技术在社保档案管理中的具体应用及应用效果进行了探讨。

【关键词】社保档案管理；电子档案；条形码技术；应用

计算机技术的发展带动了电子档案与条形码技术在社保档案管理当中的应用，对目前的社保档案管理工作造成了巨大影响。电子档案和条形码技术的应用，完全改变了传统的手工记录档案信息储存模式，不仅提高了社保档案管理工作的质量，还在很大程度上方便了社保档案管理工作的进行，节约了信息储存和传递的时间，提高了工作效率。在目前信息化时代的大背景下，社保档案管理工作所涉及到的参保单位以及参保个人档案资料越来越多，传统的档案管理方式已经无法满足当前社保档案管理的需求，所以电子档案及条形码技术的应用已经成为社保档案管理发展的必然趋势。

一、电子档案与条形码技术概述

电子档案主要是通过构建公共、独立的档案信息管理平台，将收集到的资料信息分类归档，储存在电子信息系统当中，实现对电子档案资料信息的管理。而条形码技术是指将档案资料信息以一种计算机可识别的条形码方式表示，当需要将资料信息归档时，扫描条形码就可以使条形码与对应的资料相匹配，一同储存到电子档案库当中；当需要调用档案资料时，只需要扫描档案资料对应的条形码，就可以在电子档案库当中调出对应的档案资料。

二、电子档案与条形码技术的应用

（一）社保档案的定位与管理。社保档案管理单位需要依据社会保险业务档案管理的相关规定对社保档案信息进行采集、管理、分类及归档。在社保的各项业务办理时，比如客户个人资料的变更、社保数额的审核、社保的补交、社保的停缴等等业务结束时，都会涉及到许多业务资料，这些资料包括该项业务的大致流程、办理业务的类型、办理业务的时间等等。这些信息都需要记录归档，如果使用传统的档案记录方法，档案资料整理归档会比较麻烦，而且后期的翻阅调用也十分不方便，所以可以利用电子档案和条形码技术，将业务编号转化为条形码的方式，并用专业的条形码喷墨打印机或者激光打印机将条形码打印出来，制成标签的形式，将标签贴到相应的纸质档案上，并扫描条形码信息，将条形码信息和相应的电子档案信息一同储存到电子档案库当中，并生成相关的搜索索引，当需要调用时可根据索引快速找到相应的电子档案。而且，由于每个条形码都是唯一的，不存在重复的可能性，所以每份电子档案都是独立的，不会因为编号问题而出现混乱或重复的现象。

（二）社保档案的复制与备份。目前的社保档案管理基本普及了计算机技术的应用，而社保业务部门在办理业务时采用的是流水号办理业务的方式，所以每一份业务的信息都有相应的流水号相对应。而将流水号转化为条形码的方式，在每张社保业务办理的凭证单上都附上条形码，就可以有效避免业务信息的遗失，可以利用任一张凭证单上的条形码将业务信息备份到电子档案库当中，将条形码与业务信息牢牢地绑定在一起，提高了条形码技术应用的可靠度。

三、电子档案和条形码技术的应用成效

（一）社保服务效率提高。电子档案和条形码技术的应用，使得档案条形码与电子档案库直接相连，当社保参保人员或单位需要查询社保相关咨询时，只需要将业务办理凭条上的条形码输入到档案管理平台，即可在档案管理平台上了解想要了解的相关信息，加快了信息查询的速度和准确度，提升社保服务效率。如果是在纸质档案管理室需要调用纸质资料，也可以通过扫描条形码，从电子档案库中得到相应资料所存放的位置信息，方便档案的调用和归档。

（二）档案安全度提高。传统的手工记录档案管理可能由于各种环境因素或者人为因素而出现工作失误，难以有效保证每一份档案资料的安全性。人为记录档案出入信息时可能会发生信息的遗漏或者错误，而电子档案和条形码技术的应用，可以使档案管理人员从电子档案库中清楚地了解任何一份资料进出档案库的时间、档案的存放位置、档案调用责任人等，如果有特殊情况可以及时找到相关责任人进行处理，大大提高了档案管理的安全度。

（三）档案管理流程更加规范。在电子档案与条形码技术应用后，档案管理流程就会变为生成条形码—条形码与档案匹配—整理记录—入库、条形码扫描—调用情况记录—出库的流程，整个流程更加科学、规范，也在一定程度上提高了档案管理效率。

四、结语

电子档案和条形码技术在我国社保档案管理中应用时间还不长，但是从目前的情况来看，两者在社保档案管理领域有很好的发展前景。随着应用经验的积累和相关研究的进行，电子档案和条形码技术一定会在未来的社保档案管理当中发挥出更大的作用。

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