现代医院人事档案管理信息化建设研究

杨玲

【摘要】人事档案管理是医院人力资源管理工作中非常重要的一部分。随着信息技术的不断发展与革新，人们的思维方式与时间概念、空间概念都发生了很大的变化，在新形势下，现代医院的人事档案管理内容更加广泛，信息数据也变得越来越多，这使得传统的人事档案管理模式已经无法满足现阶段的需求，如何才能使人事档案管理跟上时代的步伐，更好地为医院的发展服务，已经是急需解决的一个问题。本文通过对现阶段医院人事档案管理中存在的问题进行分析，并对现代医院人事档案管理信息化建设进行了深入的研究。

【关键词】现代医院;人事档案;管理;信息化;建设

医院的人事档案会记录这所医院在职人员的很多信息，这些信息关乎医院职工的利益，其记录的信息具有一定的法律性与证据性，可以为医院职工发放工资、考核干部、评定职称甚至是人事纠纷提供一定的参考依据。对于医院人事档案进行信息化建设主要工作就是利用计算机技术以及现代网络化技术对医院人事档案有关的信息进行存储与利用，提高人事档案管理工作效率，使其工作更为便捷，准确。

一、现代医院人事档案信息化建设

近年来，随着医院的不断发展，各项业务水平都有所提升，这其中最关键的就是医院逐渐走向现代化，从传统的管理模式向现代化、高效率、信息化的管理模式转变。医院人事档案管理也不例外，为了进一步确保医院的可持续发展，医院人事档案管理也逐渐引入信息化。为了更好地实现医院人事档案管理信息化建设，一方面，医院的领导层以及各科室的管理者应该对人事档案管理信息化建设加以重视，不仅要对人事档案管理信息化建设相关的决策加以支持，还应该认真、细致地做好与人事档案管理相关的工作;另一方面，医院人事档案管理相关的工作人员要树立信息化管理的意识，深刻认识到医院人事档案管理信息化建设的必要性，并将相应的工作提上日程，提高医院人事档案管理的时效性。

二、现代医院人事档案存在的问题

（一）人才流动导致信息紊乱。人事档案管理管理工作会涉及很多的部门，医院人事档案管理时，在对其进行收集、传递与录入的时候必须接受党委组织有关部门以及政府人事有关部门等的共同参与和管理，这样一来，就很容易导致人事档案在实际的流转与管理过程当中出现分歧与冲突，这不仅影响了人事档案管理的时效性，还会对人事档案的真实性造成一定程度的影响。

（二）人事档案管理制度不严谨。现阶段，我国医院的人事档案管理制定还存在着一些不足，有待进一步完善。主要表现为：一是绝大多数的医院人事档案管理手段相对落后，没有专职的专业人事档案管理人员，甚至有些医院采用兼职人员管理人事档案工作。二是人事档案管理工作人员也不够熟练，再加上人员流动性比较大，导致医院人事档案没有系统的整理与存档。三是人事档案管理工作人员工作变动过于频繁，导致其对人事档案管理的重要性认识不足，严重影响到人事档案管理的水平。四是由于现阶段我国医院人事档案多为纸质版，多次翻阅、查看很容易导致其损坏遗失。

（三）基础设施及硬件设备不完善。我国现阶段绝大多数的医院都存在着人事档案设备更新缓慢，数量不够等问题，这样一来，不但降低了档案工作者的工作效率，还会造成信息更新不及时、难以查阅等问题。再者就是大多数人事档案管理部门的计算机使用时间比较久，系统版本较低，这对人事档案更新与查阅也有一定的影响。除此之外，由于人事档案绝大多数是纸质的，在其存放与查阅过程中很容易造成纸张破损，字迹模糊等情况发生。因此，在进行人事档案管理的时候应该按照有关规定，将其存放在防火、防潮的专用的库房里。

三、现代医院人事档案信息化建设改进与改革

（一）加强网络信息化管理。医院人事档案管理应该逐渐走向信息化与网络化，这样才能进一步提高人事档案的价值，同时更好地满足各有关部门日常对人事档案的需求。医院在进行人事档案管理信息化建设的时候应该着手建立医院职工人事档案局域网，实现医院人事档案的共享性，这样一来，各有关部门就可以在其局域网内对职工的人事档案信息进行检索与查询，实现人事档案快速、高效的获取。不过在建立人事檔案局域网的同时，还应该解决好该局域网的使用权限问题，应该严格控制该局域网的使用权限，避免职工人事档案信息泄露或者遗失等问题发生。除此之外，医院人事档案信息化建设应该跳出部门内部交流，打破部门之间的屏障，使其真正发挥出信息化管理的价值，实现信息化系统的全面性。

（二）加强制度建设。医院人事档案管理只有不断对其规章制度进行完善，确保其规章制度满足相关工作需求，才能够更好地保障人事档案管理相关工作顺利、有序地开展，提高医院人事档案管理工作的水平。更好地为各有关部门的人事管理相关工作提供参考。医院建立相关的人事档案管理规章制度时，应该参照我国的《全国档案系统信息化建设实施纲要》《档案法》等有关文件，按照这些文件当中的相关规定对医院人事档案管理工作流程与环节进行科学、合理的细化，严格划分人事档案管理相关的工作岗位与相应的责任及工作任务，同时还要保证人事档案管理各类工作之间的有效衔接，只有这样才能够有效地提升人事档案管理的真实性与可靠性。

（三）提高基础设施和硬件配备。随着信息化的不断普及与快速的发展，现阶段，各行各业都逐渐走向了信息化，也只有这样才能够更好地适应网络发展的新需求。因此，为了进一步提升医院人力资源管理水平与质量，就必须加快医院人事档案信息化管理的步伐。为了更快、更好地实现医院人事档案信息化建设，一方面，医院应该增加对基础设施的资金投入力度，全面配置人事档案管理所需的硬件设施，保证人事档案信息化建设所需的物质基础;另一方面，还应该搭建医院人力资源管理平台，为人事档案信息化建设提供良好的软件支撑。

（四）加强人事档案统一分类号。为了进一步改进与优化医院人事档案管理相关工作，使其更好地满足相关部门对人事档案的需求，在对人事档案进行信息化建设的同时，还应该结合《中国档案分类法》对医院人事档案展开分类，并根据医院的实际详情，制定满足医院实际需求的人事档案分类操作细则，然后对人事档案进行关键字标识区分。此外，还应该加强对人事档案标识的校审工作，对分类错误的人事档案及时更正，促使医院人事档案管理的标准化与规范化。

（五）拓宽档案收集范围。医院人事档案管理工作者应该及时地对医院职工的人事档案材料进行收集与整理，保证其人事档案资料的及时性与准确性，避免因人事材料收集渠道闭塞造成医院职工人事档案不齐全的情况发生。特别是记录者医院医护人员个人素质以及综合业绩考评的档案，更应该及时收集与整理。除此之外，还应该对医院职工的劳务合同、岗位变动以及奖惩材料等等进行收集与分类整理归入相应的人事档案，对人事档案种类加以丰富，使人事档案内容更为全面。这样就能为人事档案查阅者提供更为科学、有效的依据。

四、结束语

综上所述，医院人事档案信息化建设不仅可以提升人事档案资料的利用率，同时还可以提高人事档案管理相关工作的工作效率，科学、规范地对医院人事档案进行管理。此外，医院应该鼓励人事档案管理工作者，立足本职，大胆突破，利用现代信息化技术，进一步提升医院人事档案管理水平，为提升医院发展提供更好的基础。

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