浅议医院人事档案的管理及利用

赵文红

摘要：医院经营管理中涉及人员数量较多，作为医院日常工作的重要组成，人力资源管理至关重要，而人事档案管理工作为人力资源建设提供了有力的基础依据和保障。下面文章就结合医院人事档案管理现状，提出人事档案管理与利用的有效途径，希望通过文章论述能够为医院人力资源管理工作提供一些建议和参考。

关键词：医院档案;档案管理;信息系统;管理创新

1强化医院人事档案管理的重要性

医院人事档案管理主要是对医院内部人员进行档案收集、整理、保管、统计、使用的一项工作，其主要的目的是为了人力资源管理提供准确的信息，从人员社会阅历、思想道德等方面进行全面的收录，以强化人事档案管理的真实性，为人事部门获取有效人事信息、了解人员业务能力、进行岗位配置与发展提供支持。在此医院结合实际发展情况对基本人员进行科学的培训教育与岗位调动，能够切实优化自身资源配置，实现人才价值的最优化，最终达到提高医院医疗卫生服务质量、强化医疗队伍建设的效果。因此，医院人事档案的管理与利用是提升医院市场竞争力、提高人力资源管理水平的重要基础，其对于医院的发展意义重大[1]。

2医院人事档案管理在人力资源管理中的作用

2.1人事档案信息在团队建设与考核评审当中的作用

医院作为的我国社会发展中公共衛生医疗的重要组成，直接关系到人们的日常生活，为了满足现代医疗服务医院人力资源管理部门需要对人员进行定期的评审考核，以此保证相关工作的稳定运行，在这种环境下人事档案信息发挥了重要作用。医院人力资源管理过程中需要对医疗人员的业务能力、工作态度、综合素质等方面进行考核评审，并将考核结果与日常薪酬、奖励相挂钩，以此提高医疗卫生服务工作的质量，激发员工的积极性。在评审考核过程中医院需要对人员以往精力、相关经验及诸多信息进行了解，这就少不了人事档案信息的支持，以此为基础对人员以往信息数据进行分析评比，并结合实际工作能够确保评审的准确性、科学性[2]。

2.2在医院工作团队配置以及医疗水平提升层面所起的作用

医院经营服务需要大量人才的支持，人力资源管理工作就是对人才的把控与价值开发，在工作中通过人事档案信息优化医院整体团队建设，开展合理的资源优化与团队配置，能够更有助于医院服务工作的良性发展。相比于其他产业来讲，医疗卫生服务的专业性强、技术要求严格，各科室工作人员身体、综合素质等方面都直接关系到相关工作的开展，医院人力资源管理部门在各科室建设与调整方面能够以人事档案管理为依据，制定高效的计划。而另一方面在进行科室人员优化配置的过程中，人力资源管理部门需要对人员学历、工作经验进行掌握，避免由于技术不相容或者专业不匹配，影响正常的工作。因此，医院人力资源管理部门在进行科室人员配置的过程中可以通过人事档案信息进行科学分析，避免人员专业与科室工作偏差问题，降低由此可能导致的医疗事故或者医疗风险，确保医院卫生服务的安全开展[3]。

3医院人事档案管理存在的问题

3.1人事档案方式落后

医院人事档案管理工作在内部管理中的作用和价值是毋庸置疑的，当前我国进入全面的信息时代，传统人事档案管理模式也逐渐产生很多问题：首先，档案管理信息化水平较低，人事档案管理信息化是当前时代发展的必然趋势，其不仅可以提高档案管理的效率和质量，还能够从档案信息收集、存储、更新、查找等多方面发挥效用，从当前来看医院人事档案管理信息化水平较低严重拉低了档案管理效率。第二，基础价差，基础主要包括设施和人员两方面，软件、硬件设施如果存在问题，档案管理工作也就失去了保障，而人员如果缺少档案管理能力与信息化技术应用能力，也会给人事档案管理造成影响。

3.2档案信息利用率不高

医院经营过程中涉及多方面的人员，当前很多医院仍旧采用传统的人事档案管理技术，不能够实现有效的保存和应用，人事档案信息更新也不及时，工作人员专业能力与岗位不相符合，无法发挥出人员应有的价值，人事档案信息在进行人力资源管理中所发挥的作用不大。

3.3管理制度不够完善

社会经济快速发展下，医院面临的市场竞争压力也越来越大，医院对于高端人才的需求量有所增涨，从另一个角度来看市场竞争就是人才的竞争。但是当前医院人才流动性较大，虽然当前已经逐渐转变为以人为本的经营理念，可具体工作中过于关注人才的培养与提升，忽略了人事档案管理工作的建设与完善，人事档案工作缺乏有力的制度约束，传统管理模式与经营理念下人事档案管理工作难以适应当前人才培养需求，不利于医院的长久稳定发展[4]。

4提高医院人事档案管理与利用的措施方法

4.1强化人事档案科学化管理

针对当前环境背景，医院人事档案管理工作还有待提升和创新，为了保证人事档案管理与医院经营发展相一致，需要采用现代化的管理手段，在实践工作中可以从下面几点入手：首先，提高人事档案管理意识，人事档案管理的缺失下管理意识不强是一个主要原因，如果要提高档案管理工作水平必须从提高管理意识入手，医院经营者需要重视人事档案管理的作用，重视人事档案管理部门、机构的建设，提高人才招聘标准，建立一支高素质的人事档案管理队伍，从而为档案管理的顺利进行奠定基础。其次，采用现代化的管理方法，摒弃传统管理下落后、效率低的管理方法，采用信息技术、大数据等现代化管理方法，将传统纸质人事档案管理模式转变为电子档案，建设人事档案信息管理平台，建立相应的数据库资源，为档案信息应用提供依据。

4.2细化档案分类，提高信息利用水平

医院人事档案管理工作除了涉及基本的信息之外，还包括人员岗位变动、绩效考核等诸多信息内容，确保信息的准确性、全面性至关重要。从当前来看细化档案信息，能够更有助于人才配置与岗位调动，医院有必要按照医疗体系发展保证人事档案信息的真实、准确。

4.3制定完善的档案管理制度

俗话说无规矩不成方面，医院人事档案管理工作也应如此，通过制定档案管理制度，为人事档案管理工作提供有力的依据，保证档案管理工作的规范化、标准化发展。比如：在档案材料的管理中对信息真实性进行鉴定，并确保印章字迹的清晰、完整，收集资料的管理人员需严格审查人事档案信息的真实性、完整性，并建立档案登记簿，实现工作留痕的目的。

4.4提高人事档案管理的信息化水平

信息化发展是时代进步的象征，也是医院人事档案管理第一种潮流趋势，随着医疗卫生体制改革的深入，医院人才流动性更加频繁，加快信息化建设能够提高人才档案的转移、查看等工作效率，并通过信息化的收集、处理，实现人事档案管理的现代化发展。相关医院应该重视信息化建设的重要性，能够结合时代变化提高在这方面的投入，配备相应的计算机、打印机、扫描仪、复印机等设备，并利用专业化的人事档案管理软件，提高医院人事档案管理的整体水平。

4.5转变方式，提高人事档案服务意识

人事档案管理工作涉及多方面内容，信息化发展下档案管理人员必须具备较强的专业知识与计算机、网络等相关知识，这样才能够胜任人事档案管理工作。医院在这方面必须加强人员培训与教育工作，强化人事档案管理理念与服务意识，这也是发挥人事档案价值的基础保障。现代化人事档案管理应该形成一种全新的局面，变被动为主动，洞察档案资源的价值和利用，通过科学的材料编制、分析形成一套完善的人才档案，为其他阅读者提供方便与人才发展提供方便，挖掘人才潜在价值，为医院、社会创造更多的效益。

5结语

综上所述，医院人事档案管理与利用对于医院人力资源管理来讲有着重要作用，是促进企业未来发展的重要基础。信息化背景下医院人事档案工作也有传统的管理模式转变为信息化、智能化的管理与应用，在这方面医院应该不断强化人事档案管理制度建设、人才培养，创新人事档案管理方式方法，确保医院在这方面的工作能够与时俱进，跟上时代潮流，满足当前医疗卫生科学化、现代化发展对人事档案工作的需求。

参考文献

[1]斯琴.新时期做好医院人事档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016（10）：172.

[2]王英.对新时期医院人事档案管理工作重点的探讨[J].办公室业务，2016（10）：173.

[3]麻冬茹.医院档案管理工作中存在的问题和改革思路[J].黑龍江科学，2016（11）：46-47.

[4]严晓春，郭祥丽，张馨木.加强医院人事档案管理促进医院人才库的建立[J].中国医院管理，2016，26（8）：5.

作者简介：赵文红（1973.1-），女，山东，本科，主管卫管医师，研究方向：卫生管理及档案、人力资源管理。