财务共享中心在集团企业中的应用研究

孙洁

摘 要：随着我国社会主义市场经济的快速发展，企业的规模日益扩大，同时在经济与科技迅速发展的推动下，企业的财务管理模式也不断改进，共享的概念逐渐渗透到企业财务管理中，财务共享中心模式应运而生，并且越来越多的集团化企业看到了财务共享中心给企业带来的好处，开始大力推行财务共享中心模式。本文在分析财务共享服务中心在集团公司应用的必要性基础上，深入探讨了当前财务共享中心在集团公司应用中存在的问题，并针对性地提出了加强财务共享中心在集团公司应用的对策措施。

关键词：财务共享中心  集团公司  财务管控

中图分类号：F253.7 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2020）01（b）--02

1 财务共享中心在集团公司应用的必要性

1.1 能够更加快捷地为企业集团提供经营决策相关的信息

集团公司下设多个分公司或子公司，结构之庞大，本身就会导致汇总数据困难，会计信息质量低下，会计信息不透明。如果采用共享中心，可以更为快捷地汇总底层财务数据，整合数据，进行财务分析，有利于管理者更准确地做出决策。

1.2 节省人力成本，降低经营成本，提高企业运营效率和效益

集团企业已经形成规模，大部分集团企业的结构趋于成熟完整，但是大企业的弊端也会显现，比如冗余的人员和部门结构，审批流程的层级复杂漫长，影响业务抢占商机，资金使用效率低下，周转率过低。通过财务共享中心来实现一种“规模效应”，实现会计处理规模化，将应收账款、应付账款、成本费用等简单重复的财务职能进行集中化管理和标准化作业，减少各分子公司的审核人员，从而大幅度降低企业的运作成本，节省的人力可以投入到公司核心业务的开展当中去，降低人力资源的机会成本。

1.3 有利于加强集团公司的集中管控

集团公司的层级较多、业务种类复杂、市场环境不同导致核心业务的特点也各有不同，公司总部很难及时管控各分子公司的经营活动和行为，但是通过财务共享中心，能够实时通过报销管理、应付管理、固定资产管理等间接监控分子公司的业务行为，通过财务集中处理，实时进行监督、监管、监控，便于集团企业随时掌握下属公司的财务信息，达到监管目的。

1.4 有助于强化集团总部的交流与沟通，统一公司战略规划目标

分散的财务组织不容易对总部的文化思想、战略意图有正确的理解，因为缺乏自下而上或者自下而上的沟通而造成信息阻塞，各分子公司各自为政，不以公司长远利益出发，做业务只顾及本公司的短期利益，影响公司的战略规划的进行，通过财务共享中心，集团内部实现一种信息的互通有无，财务共享中心则是实现企业内部信息快速传输和交通的平台和途径，是支持企业管理决策的服务中心。通过信息的有效传递，各分子公司能够成为集团决策的支持者和强有力的执行者，最终为集团企业创造价值。

2 当前财务共享中心在集团公司应用中存在的问题

2.1 共享中心与本地财务管理模块的对接技术匮乏

目前，共享中心与各分子公司的财务软件兼容技术的可操作性不高。由于财务共享中心需要兼容很多系统，ERP财务软件、客户管理软件CRM系统、办公协同OA系统、图像管理系统等，还包括公司自主研发的能够提高工作效率的本地软件，集成端口的难度较大，这其中涉及技术机密的权限是否对外开放，数据bug的影响，系统无法识别的壁垒，这些因素直接导致了端口对接的无法实现或者实现后系统并不稳定，易操作性不高，信息管理成本和维护成本提高，各分子公司与财务共享中心的沟通成本过高而造成浪费大量的时间成本来解决问题，影响了日常工作的效率。

2.2 共享中心的流程标准并不统一，采集的信息并不完整

在集团公司中，由于各分子公司的具体业务流程情况多样，存在一定的地域差异，标准的共享信息的全套流程可能并不适合每一个分子公司。比如费用的计算口径不一致。如果在上马共享中心之前业务流程梳理工作没有到位，没有做充分彻底，那么会导致在业务流程再造的环节拘泥流程，重复设岗，造成人员浪费。比如分子公司为了继续能够使用本地ERP软件的预算执行功能，而采用与共享中心平行的两套审批流程，极大地增加了分子公司的工作量，而没有增加价值，共享中心所带来的边际成本甚至大于其边际收益，在流程再造中变成了一个非增值环节，与总部集团建立推广共享中心的初衷相违背。另外，受地方财务核算制度和要求的限制，与共享中心的兼容性并不高，很多单据可能并不能全部体现于共享系统中而继续保留在分子公司各自的核算中，这就导致总部集团整合供财务决策分析的数据实际上是不够准确的，降低了数据之间的可比性。

2.3 共享中心和分子公司财务人员的不稳定性增加

由于共享服务中心所做的工作是大量重復机械地按照标准执行审核单据的流水线操作，所以可能会造成人员对自身价值的感知降低，没有工作带来的成就感，这样会使员工对工作产生厌倦和懈怠，产生消极怠工的情绪。另外，财务共享中心实际上是财务管理模式由传统财务模式向智能管理模式的一种转变，原有的组织架构被打乱，财务职能岗位被重新调整。如何妥善安置节约下来的人力资源，财务人员的旧思想如何来转变，通过什么形式来转换，都需要一定时间去适应和处理。

2.4 分子公司的业务部门不能支持财务共享的推进

财务共享中心是一个财务管理模式的重大变革，不仅会影响财务部门，而且对整个公司上上下下的行为模式都会有所改变，这在一定程度上会波及一些人的内部利益格局，如果分子公司认为财务共享中心的实施只是换了一批人来审核，这将大大地降低实施财务共享的效果，在推进财务共享的过程中，需要得到业务部门的理解和支持。

2.5 共享环节的功能性单一局限且审核机制过于单一

财务共享中心填报的最后一个环节是扫描上传，但只能使用企业固定的高拍仪设备操作，由于地点固定，致使外勤人员办公丧失效率。此外，大量单据通过共享中心审核，没有紧急与重要的区别，降低了审单效率。

2.6 共享数据平台面临网络非法访问、数据被盗、木马植入的安全隐患

目前网络大环境信息爆炸的同时鱼龙混杂，尤其涉及商业机密的财务信息容易被非法访问、黑客入侵，财务共享服务的客户端也同样面临风险。另外，如此集中的数据一旦发生意外损毁，将直接影响公司的整体运营，信息安全的重要性并不亚于资产保全的重要性。因为如何保证网络环境的安全和信息的保全也是集团企业即将面临的重大挑战。

3 加强财务共享中心在集团公司应用的对策措施

3.1 强大的技术支持促进信息化整合

财务共享中心应按照集团公司的统一要求制定接口标准的操作手册，分子公司尽量使用总部集团要求的ERP系统以最大程度实现兼容性。同时，技术研发人员应对公司的外接端口相当熟悉，能在最快时间找到问题所在，这不仅对技术人员经验水平有一定要求，还要对公司的具体情况有很清楚的了解。

另外，各分子公司内部有多套相互独立且口径不一致的数据系统，造成与共享中心的对接困难，分子公司可以考虑在评估成本效益后，删减原来的不再必要的系统，在符合成本效益原则下，减少与共享中心的对接困难。

3.2 业务流程的标准与统一

共享中心涉及的总分支机构很多，跨区省遍布全国的情况也是很常见的，所以要处理多个地区的业务，必须要有一个统一的可复制的财务管理流程来规范种类繁多、情况多样的各种业务类型，既要符合国家法律法规的规定，符合国家会计准则，也要满足各个地区的不同需求，保证流程的标准化、精细化贯彻，并明确了管理制度的基本标准嵌入共享流程中并固化。共享中心统一实现单据的实时上传，实现共享系统与财务系统的实时对接，批量生成凭证，统一的标准作业才能使进入共享中心的数据有可比性，流程的再造才有实际意义。

3.3 做好员工安抚、培训工作

第一，公司可以通过职工之家、公司工会及领导与员工面对面的座谈，多找员工进行心灵交流，与员工亲切交谈，及时了解员工的情绪动态，并做好抚慰工作，平复员工消极情绪。第二，公司应积极组织关于共享中心的操作培训工作，让填报人熟练掌握，有问题及时解决，不要讓系统成为工作效率的阻碍，员工技能上要过硬。第三，公司应多向基层员工宣贯公司的愿景和战略目标，让员工有主人翁意识，提升员工的成就感和幸福感。第四，共享中心的绩效考核应该包括使用共享服务的客户满意度、工作完成度以及业务学习三个方面相结合的考评标准。对共享中心人员有一定的激励作用，也有利于共享中心人员的业务提升。

3.4 集团公司高层的足够重视

面对一场深刻的变革，单靠财务部门不遗余力的推进是无法完成的，因此来自高层管理者对变革的重视程度直接影响到其他业务部门对共享中心的态度，要让集团高层植入财务共享服务理念，让领导层充分认识到规模化的企业实施财务共享所带来的成本节约，为企业战略提供充分的决策信息，从而提升集团企业的整体竞争力。只有来自高层的充分肯定和支持，才能给基层员工强有力的推动力和执行力，特别是当流程节点出现问题，耽误业务人员报销，业务部门有不满情绪，业务部门可以正面面对这是变革过渡期不可避免的环节，共享中心推进过程需要部门之间相互配合协调时，来自高层的鼓励与认可也会极大促进业务部门配合的程度。

3.5 实现共享处理的多元化

首先，共享中心的客户端可以开发手机端，并有流程环节通知，这样大大增加了审批环节的灵活性，加快了流程审核的进度。其次，单据的扫描上传不仅可以通过高拍仪设备，手机拍照也可以上传为扫描数据，业务人员直接将报销单上传，可以节约时间。最后，共享中心日均审单的工作量非常大，人手不足或业务不精会影响报销进度，共享审批时可采用自动审核，设立员工信用等级库，按等级高低确定审单形式（人工还是自动），并按照员工的信用等级实施检查性控制，采用抽检的形式，通过信用评级来确定抽检比例，发现违规单据有相应的惩戒制度，并在发现违规后降低信用等级，信用等级要不断地根据提单量和准确率实时更新，这样既保证单据审核的效率又保证效益。

3.6 加强网络安全，建立数据恢复紧急预案

第一，共享中心应接入国家商密网，保证数据传输的安全性，商密网禁止插入外部存储设备，防止病毒的入侵;第二，集团总部定期进行病毒入侵演练，提高公司快速应对病毒入侵的速度;第三，加强软件硬件的监管，定期加固防火墙，防止病毒感染;第四，建立灾难恢复计划紧急预案，设立场外的冷战或者热战，进行数据备份与恢复;第五，加强员工的风险意识，对异常提示的外部存储设备提高警惕，及时隔离，防止感染办公电脑。

参考文献

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