教师教学档案数字化管理与探讨

林 霞

（广东省肇庆市工业贸易学校，广东 肇庆 526000）

1 教学档案的分类和特点

1）教学档案的分类。学校教学档案指学校在实施教育职能活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。广义上的学校教学档案包括：规章制度类的教学档案，教学保障类教学档案，教学科研仪器档案等。狭义的教学档案主要指教学实践类档案，是教师在学科教学过程中的教材、教案、学案、课件、微课、试题等教学资源，以及教学活动记录、教学评价、分析报告、考核记录等。目前大多数学校没有将教学实践类的材料进行统一收档管理。这些材料散落在众多教职工中，有些是纸质文档、有些是电子文档，随着人员变动、教学场所、办公场所、教研活动场所搬迁以及设备更新等，这些材料不断失落，既让教学档案缺乏完整性，也阻碍了教学档案资源的再利用，实在可惜。2）教学档案的特点。一是教学档案来源广泛。教学档案的提供者包括教学活动组织者和教学活动参与者。以普通高级中学为例，参与教学活动的教职工少则几十人，多则数百人甚至上千人，每位教职工几乎每天都在从事教学活动，不断产生教学档案。二是教学档案形式多样。教学活动的多样性决定了教学档案的形式多样，丰富多彩。根据其载体形式区分，就有文字性的材料、有音频、视频、图片，还有实物等。三是教学档案专业性强。教学档案的产生主体是进行创造性劳动的教职工，劳动设计、劳动过程、劳动结果都具有创造性，更何况教学档案来自不同学科，各学科也有较强的专业型。档案管理人员对具有保存价值的教学档案进行整理、分类、保存，需要专业知识背景，否则很可能出现整理混乱、分类不清、取用困难的局面。四是教学档案运用率高。学校教学活动具有周期性、相似性强的特点，每届教职工的工作开展情况对后届教职工都具有重要的参考和借鉴作用，如教学设计、教学资源、教研成果等这些教学档案重复利用率高，保存价值大。

2 当前教学档案数字化管理存在的问题

1）教学档案数字化进程缓慢。在当前教育受到高度重视的形势下，学校均比较注重教学实践工具的方便快捷以及促进教学效能提升方面，因而数字化建设的进程相对较快，尤其是课室教学工具和教师办公工具的使用更新方面。但在教学档案的管理方面，因对教学档案作用的重视程度相对较低，教学档案数字化被忽视或者进展非常缓慢，其发展的水平普遍较低。笔者调查本地四所大型普通中学，有三所学校目前没有将教师教学资源、教研资料等列入教学档案管理。只有一所学校将部分公开课分享到内部网站，却没有专人负责收集、存档。2）教学档案管理体系不完善。要实现教学档案数字化，必须有完善的教学档案管理体系。技术层面，有专门的渠道或专门的网络，并有专门的技术人员进行技术维护，并根据实际情况对渠道进行调整；制度层面，应该有完备的教学档案管理规章制度和收集存档流程，由专人为教学管理者和参与者做数字化流程和方式方面的培训，并最终实现教学档案数字化。从笔者调查的情况看，绝大多数学校教学档案的管理归口在教务部门，教学档案的收集整理仅限于教学常规，如课堂教学要求、课程安排、学科组工作计划、教学总结等。每到期末收集资料时对于管理人员来说是一项最繁琐的事，一线教工没有配合准时上交，对教学档案种类缺乏系统的梳理、对教学档案管理责任缺乏明确的规范，造成了教学档案收集不全，资料存储混乱,管理人员无法准时做好归档工作。3）配套技术和平台较为滞后。教学档案来自教学管理和教学实践一线，教学档案的收集、存储必须在存储库与档案提供者（教学一线人员）之间建立联系或平台，然后通过该平台实现数字化。笔者调查发现，学校教学档案管理数字化的基础配套技术整体上比较落后。一方面，相当一部分教学一线人员对教学档案的认识不到位，他们将本应归类到教学档案范畴的课件、教学数据分析材料等，放置在电脑存储中，经过一段时间之后的电脑更新换代，教学档案丢失；另一方面，因为技术平台缺失，教学一线人员无法及时整理、上传教学材料到档案存储库，只能将教学档案记录在自己的电脑和笔记本里，无法实现共享，再利用率非常低。

3 教学档案数字化管理的改进举措

1）规范教学档案的收集范围。一般来讲，教学档案的收集应该全面、准确，既要反映教学管理、教学活动的全过程，又要注意把握归档文件的准确、价值。其收集范围一般包含上级教育行政部门下发的和学校制定的有关教学管理、教学活动的文件、教师个人形成的教学文件材料以及学生个人形成的学习材料，还有与教学相关的各种研究性、分析性总结或其他材料。通常情况下，规章制度类的教学档案、教学组织与管理类的教学档案、学生学业记录类的教学档案由教学管理部门分门别类进行收集；教学实践类的教学档案，如课程标准、教材、教案、课件、讲义、微课、录课、题库、试卷等由学科教研组（备课组）分学科收集整理；教学研究类的教学档案由教师个人在相应的平台上传，由教研管理部门进行汇总。2）更新教学档案的收集平台。教学档案种类多、数量大，学校应研发专门的技术平台加强对教学档案的收集整理，由教学一线人员在电子信息平台上传，教学管理部门、学科教研组和档案专业人员审核发布。收集平台可考虑划分年度、类别和保管期限。内容上可根据学校教学任务进行区分，如教学常规、教学实践、教研分享、课程资源中心等等。还可适当增加专题类：如体艺教育专题、心理健康教育专题、高考研究专题等，在子栏目中又可根据学科进行分类。平台设计上要尽量考虑包容多种形式，如文档、音频、影像等。内容全面、版式清晰、上传方便应是教学档案收集平台制作的重要原则。考虑到部分档案涉密，不可以对外公布，因此学校在更新收集平台时，应针对档案管理的网络安全系统进行完善，避免由网络不安全所引起的档案丢失现象出现，将校内网与校外网进行区分，构建安全、有效的网络系统，确保教学档案管理的系统性以及规范性。3）提高对档案管理数字化的认识。教学档案管理数字化的建设进展与学校重视程度相关。一般情况下，学校越重视教学档案及数字化工作，教学档案管理的数字化程度和管理水平就越高，教学管理及教学实践一线人员对教学档案的认识也会较高，反之亦然。做好教学档案数字化工作，学校在加强制度和平台建设的同时，必须不断加强档案管理数字化建设的宣传工作，比如在校园网站中设置宣传栏，或者是定期召开与教学档案管理数字化建设相关的会议，让管理层和一线人员充分意识到教学档案管理数字化建设对于自身专业成长和学校发展的重要意义。与此同时，还需要按照档案管理数字化建设的相关要求，开展相关的教育培训工作，让学校教职工在教学实践中深刻地感受到教学档案数字化带来的便利，他们才会更加积极主动地配合到相关工作中来。4）加强对档案管理团队的培训。档案管理专业性强，除充分培训一线教学管理者和实践者作为“兼职管理员”外，学校还必须加强对档案管理团队的培训，不断提高团队人员的档案管理能力，从而加快档案管理数字化建设的进程。和一般性档案相比，教学档案的专业性还体现在学科专业知识等各个方面，因此专门的教学档案管理团队还要摸清教学档案的载体形式和相应的规律、要求。此外，学校还要对教学管理部门人员和学科教研组进行档案管理知识和技术的培训，促进其及时审核确认档案内容，并针对档案存储需要，提出平台改进方案或要求。

4 结语

总之，教学档案数字化管理对学校的长远发展意义重大，学校要充分运用现代信息技术，积极推进教学档案数字化管理进程，建立科学的教学档案管理体系，以保证教学档案发挥应有的作用。同时，要认真总结当前教学档案数字化管理中存在的问题，及时转变观念、增加投入，对教学档案的数字化管理模式进行有效的健全和完善，让教学档案可以发挥更大的作用和价值。