信息化在企业物资采购管理中的运用

周睿松/文

在我国经济逐步与国际接轨之后，国内各行业也获得飞速发展，特别是在相关政策和条例的规范与支持下，各大行业逐渐趋向更好方向发展。对一个企业来说，物资采购管理是非常重要的。物资采购流程通常包括了五个环节，分别是价格询问、物资采购、物资运输、物资管理、物资分配及使用。由于物资采购涉及较广的范围，采取以往的物质采购方式，是无法保证可以获得完整、实时的信息，并缺乏有效的监管。对此，必须采取有效的信息途径来传播和反馈信息，以此充分发挥物资信息管理平台的作用。

一、物资采购管理中信息化的重要性

（一）有助于物资采购成本控制

物资采购管理中运用信息化，能够扩大物资方面的信息收集范围，通过在更大范围内收集、分析及整理的信息，从而促使物资采购、存储及管理实现集中化、自动化和智能化，简化物资采购、存储及管理中复杂的操作流程，进而减少企业物资采购管理中信息收集与存储管理的成本。同时，通过运用信息化，企业还能够通过网络直接与供应商商谈、采购及管理，以此更加便利地收集和交流物资采购信息，从而有效降低物资采购管理中的商谈成本。由此可知，物资采购管理中应用信息化，有助于控制物资采购成本。

（二）有助于提高物资采购管理时效性

企业在过去进行物资采购管理时，普遍存在信息不对称和信息获取途径不通畅的问题，这些问题在很大程度上降低了物资采购管理的效率。在物资采购管理中运用信息化，建立信息化电子商务系统，能够提高物资流转的路径，有助于保障物资的实时性，高效处理过去物资采购管理中存在的物资沉积与供应滞后的问题，进一步提高物资采购管理的实效性。

（三）有助于控制物资采购全过程

物资采购管理中信息化的运用，有助于控制物资采购管理整个过程，把物资采购管理全过程加以有效整合，实时记录、分析物资采购管理全过程中的各种信息。一方面，对后期工作中随时查阅有利；另一方面，有利于预警物资采购管理中出现的一些问题，从而让物资采购管理工作更加透明化与标准化，保证物资采购管理全过程都处于被监督状态，从而有效避免发生风险。

二、企业物资采购管理中存在的主要问题

（一）物资采购归口管理不够明确

现阶段，一些企业为了能够快速便捷地为企业生产提供配置资源，采取分散自由采购方式，将企业采购权授权给内部用料单位，企业通过这种内部多方自由采购方式，有效提高了企业各部门配置资源效率，但是却存在着严重不足。主要有两种：一种是这种采购方式无法形成批量采购，增加了采购成本，影响到了企业规模效益；另一种是由于企业在发展过程中对员工缺乏较强的约束机制，企业各部门自由采购存在着透明度不足的问题。

（二）供求信息有效性不足

供求信息是物资采购管理的基础，供求信息的可靠度对企业和物资供应商之间沟通与买卖活动具有直接影响，并且真实有效的信息是物资采购管理的基础。当前物资供求信息可靠性不高，时常会出现缺乏完整性与实时性的现象。比如针对相同的物资，有多个供应商，提供的物资信息不够全面，在物资采购过程中就会出现物资质量和要求不相符等问题。同时，如果不够了解供应商的具体情况，就容易使企业在选择供应商时只是根据档案记载的情况来进行选择。

（三）物资采购途径分散

在市场经济不断发展的背景下，供应途径不断增多，从而扩大了采购工作的选择范围。当前市场上随处可见假冒伪劣、价格相对较高的物资，对企业物资采购质量具有较大影响。由于企业采购途径分散，难以全面了解物资供应商情况，在采购方式上，重点选择更具性比价优势的传统方式，因此物资采购会出现各种问题。

（四）物资采购管理制度完善度不足

缺少相关的物资采购管理制度，将可能会使采购过程出现问题。一方面，缺少管理制度会使一些工作人员不按照规范的操作流程去进行操作，从而增加出现问题的概率；另一方面，缺少管理制度会致使工作人员工作态度散漫，从而浪费人力资源，并且降低企业整体实力和市场竞争力。

三、信息化在企业物资采购管理中的运用措施

（一）建立物资采购管理平台

要想实现物资采购管理信息化，企业有必要构建物资采购管理平台。在物资采购管理平台建构之前，企业需要先分析物资采购管理的特点，从而建立一个科学有效的物资管理平台，同时有效发挥互联网的信息收集与整理优势，建立一个集多方面信息为一体的自动化管理平台，促使物资采购管理实现自动化。

（二）内部管理实现信息化

物资采购管理不只需要与供应商进行沟通，还需要和企业各部门保持密切联系，深入了解各部门物资需求情况，从而便于更好地进行物资采购管理。基于此，需要建立信息化档案，通过物资精细化管理系统，详细记录并分析各部门物资情况，通过系统平台对信息进行对比、调用信息，从而保证信息具有较高的可靠性。同时也便于详细分析各部门物资需求情况，制定分析图表，方便进行资金管理等相关工作，并且可以有效避免由于物资剩余或过多采购而产生的物资浪费问题。

（三）实现数字化采购

数字化采购技术重点是通过数据的方式显示物资信息，并且有关工作人员也能够直接筛选和处理信息，使得整个过程更为便捷，也是当前企业实现信息化采购的一种有效方式。物资采购工作人员在运用数字化采购方式时，可以从以下几方面来进行：首先，建立相对健全的信息反馈系统，此后统计出需求量。信息的双向性和信息反馈之间存在相互影响的关系。从信息反馈来分析，可以是一线生产部门，也可以是其他生产部门。所以，企业负责物资采购的相关人员可以通过系统反馈的信息来统计物资数量。其次，建立一个动态的信息跟踪管理系统，同时及时记录各阶段的物资采购信息，了解企业目前物资的库存与消耗情况，为企业正常的生产运行提供保障。最后，构建可以采集市场信息的系统，及时掌握市场的动向信息与物资供应情况等，方便企业通过供求需求来调整生产计划，防止出现盲目采购问题。

（四）实现采购一体化

在传统的物资供应中，企业按照自身的具体需要，统一领取所需物资。但是因为企业各部门相对分散，所以需要对一些常用的物资与材料进行定量储备。在此情况下，势必会导致某种物资在一个部门积沉，而其他部门则短缺，物资供应部门就会进行重复采购，导致物资与资金严重浪费问题。所以，在物资采购管理信息化中，需要对物资进行系统化与专业化的管理，改变过去主动领取物资的方式，通过在生产单位设置物资采购与供应环节，并让供应站统一管理供应点的物资工作人员与物资。供应站对于所需的各种材料，应根据实际情况来制定详细的消耗数额。假如在实际应用中出现了超标问题，供应站应按照具体情况减免物资供应。通过这种方式来有效控制随意领用物资现象，通过这种方式更好地控制企业物资采购成本，进一步提高经济效益。

（五）健全信息化采购制度

健全物资采购制度，可以帮助企业实行规范化过程管理，便于企业监管物资采购过程。因为传统的管理模式欠缺相关的信息化管理制度，容易使企业内部信息不通畅，采购部门无法及时加以统计与确定，采购之后就容易出现大量物资闲置问题。所以，企业有必要建立信息化采购制度。通常情况下，企业在采购物资前，需要去企业内部进行统计后在进行采购。而制定信息化采购制度就是为省去这个环节，从而节省人力与时间。此外，还需要仔细记录企业内部物资消耗情况，便于之后核查。

（六）建立人才培养体系

企业进行物资采购管理工作的核心是建立人才培养管理体系。建立人才培养体系，需要企业投入一定的精力和足够的人力，同时还需要相关管理部门提供支持。第一，企业需要组织开展人员培训工作。企业最初招聘的员工大多数是刚毕业相应专业的大学生，工作经验不足，在工作中容易出现各种问题，进而影响到工作质量与效率。因此，企业应针对这些员工开展岗前培训工作，定期为新员工讲解如何处理工作中容易出现的各种问题，从而让员工可以快速获得成长，积累更多的工作经验。第二，需要严格把控员工的审核过程，也就是严格审核员工的各种信息，对员工的专业水平加以考察。第三，企业还应成立培训班，定期对在职员工进行在职培训，在培训后还需要进行考核，从而确保所有员工都能处于积极的工作状态并具有较高的业务水平。

四、结语

信息化是社会发展的必经之路，为更好地适应经济社会发展，企业物资采购管理也应顺应信息化发展。企业物资采购管理实现信息化，对物资采购管理规范化有利，通过构建收集信息、整合信息以及信息反馈的平台，确保物资采购管理流程可以获得很好的效果，并逐渐向高效性、实时性的方向发展，从而提高企业物资采购管理质量与效率，并减少物资采购管理中的成本投入，促使企业获得更好的发展。