浅谈图书资料档案信息化管理的优势

古丽孜拉·巴哈提开里德

摘 要：我国已全面进入信息技术快速发展的新阶段，相关信息内容的核心技术创新，对国民经济和社会的发展起着举足轻重的作用。图书资料档案的管理必然是朝着信息化管理方向而发展。本文对图书馆档案管理对集中存储、安全保存、长效管理的必要性及其信息化管理的六种优势进行了论述，供大家参考。

关键词：图书资料 信息化管理 档案管理

一、信息化管理的必要性

（一）集中存储的需要

图书资料档案是一个复杂而庞大的信息数据库，各类相关的信息是分散的，其以原生态的形式存储在大量的资料中。为此，只有根据相关需求，有效进行收集和整理，才能更好地发挥图书资料档案所记录信息的作用，体现其真正的价值。同时，图书资料档案管理工作的重要性不言而喻，是对各种图书资料保存和分类归档的必要存在。

（二）安全保存的需要

在图书资料档案信息化管理方面，努力实现图书资料档案的数字化、实现优质资源共享化、扩大服务和需求的融合化。同时，信息化管理制定了各类图书资料档案管理的相关标准、开发推广了档案和管理应用模式的工具软件、强化了电子文件和电子资料档案管理的模式、提升了电子资料及相关图书资料档案的积累、储存和利用、保障了电子文件的质量和图书资料档案的完整性、清晰性和有效性。另外，信息化管理已与网络渠道建立了衔接，使图书资料档案管理更加严格和规范，并纳入了国家藏书信息网。

（三）管理长效性的需要

图书资料档案的信息化，必须坚持其管理的连续性和长久性。为此，在管理和系统建设中，整合了一套科学的理论，并与合理、清晰的管理方法结合到了一起，保障了图书资料档案信息化管理的持续应用。另外，为了有效地开展工作，将资料档案的内容作为信息化管理的重点，制定了更加严格的管理制度，同时能够根据任务量实现有效的执行并完成任务。

二、信息化管理的优势

（一）改进了保存方法

信息化管理改善了阅读材料和档案保存的完整性。为相关人员及时记录各种书籍的相关资料提供了便捷、快速的工作效率。经过信息化管理，可以更有效地保护其原版图书的相关资料，避免了过度翻阅而造成书籍的破损，降低了原始文献销毁的风险因素，达到保护各种书籍和材料原始文档的目的，最大限度地减少和避免了重要图书资料档案的意外丢失，对图书的保存方法有了很大的改进。

（二）促进了资源的整合和共享

信息化管理模式使图书档案的信息内容实现了有机地整合和资源的有效共享，进一步改善和扩大了资源档案的使用范围。例如：大数据平台上的电子档案比原件和副本更易于浏览，方便用户快速获取所需的相关信息;也有助于相关人员查看原始相关文件的应用级别和应用技术范围;灵活了按需阅览、即时取用、自由阅读的实用性;极大地提高了原始档案的利用率。因此，信息化管理实现了各种图书、资料、资源、数据、图影等各类图书资料档案的整合，并将其进行了全面共享。

（三）使检索和使用更加便捷

在对图书资料档案内容进行信息化处理之后，利用电子目录对图书信息的相关档案进行归档，从而提供了一个快速、便捷的电子信息系统的完整查询系统，用户只需要关键字检索即可搜到各种书籍和资料档案，同时，相应的检索信息内容可以即刻显示在屏幕上。通过这种方式，可以及时、准确、系统地获取所有书籍和资料档案相关的更多内容。

（四）节约了有限的人力资源

信息化管理还可以简化工作程序，降低不必要的工作量，使工作人员从重复和复杂的工作中解放出来。在信息化管理的帮助下，使得其他更具有实效性的工作得到了极大的改善。当资料档案的相关信息发生变化时，只需直接输入相关说明，即可自动完成。不仅改善了在资料档案日常管理中的手动操作方式，而且有效地提升了工作效率，大大节省了有限的人力资源。

（五）提高了服务的质量

在基于用户局域網文件信息日常管理系统的建立下，内部人员可以随时查询所需的相关信息，并可以及时与用户进行沟通联系，为不同需要的用户提供个性化的服务，更加高效地开展阅读的服务工作。在服务的过程中，员工对日常管理的各种书籍和资料档案会有更深入地了解，从而提高服务的质量，收获用户的认可度。

（六）激发了社会效益

资料档案信息化管理是所有书籍和相关资料综合管理的技术基础。在网络平台中，图书资料档案和其他电子信息内容被集成在一起，形成一个大的图书资源数据库。在各种信息渠道上，不同的用户跨越了空间、时间和环境进行自由阅览，打开了信息内容和交流互动的大陆，实现了各种图书资料档案信息化管理的高效运行，提高了档案日常管理业务的整体水平，激发了社会效益。

三、结语

综上所述，随着信息技术的飞速发展，图书资料档案的管理需要与时俱进。因此建立并改进了管理模式，以数据管理为基础，提高对信息化管理模式必要性的认识，深刻理解其优势，大力推进信息化管理的进一步发展，充分实现优质资源整合和共享的理念，为用户提供更加优质的服务。

参考文献

[1]罗庆红.图书资料档案信息化管理的优势[J].信息与电脑（理论版），2019（03）：227—229.

[2]黄子宏.图书资料档案信息化管理的优势研究[J].品牌研究，2018（05）：94，110.