新时期人事档案管理制度的优化研究

■姜 杨/中共东营市委党校

一、前言

随着经济的飞速发展，我国步入了一个新的转型期。人们也逐渐意识到了人事档案在工作生活中的重要性，它记录着个人的人生轨迹以及每个阶段的工作经历。因此管理者对人事档案的管理也逐渐的重视起来，但是传统的人事档案管理制度已不符合现阶段的管理要求，所以为了顺应时代的发展，人事档案管理制度也要不断地优化，才能跟上时代的步伐。

二、人事档案管理存在的问题

（一）人事档案网络化管理较为落后

随着我国经济的飞速发展，电子信息技术也突飞猛进，社会已经步入了信息化飞速发展的新时代。在一些经济较为发达的国家，人事档案已经逐渐的由原来的纸质档案转变为新型的电子人事档案，通过计算机网络等工具实现了人事档案的资源共享；这不但是社会信息化的重要变革，而且也是人事档案管理方式的革命性转变。目前我国人事档案的管理与发达国家先进的网络化管理相比，不管是在管理方法还是手段上都显得极为的陈旧和落后。

（二）人事档案管理模式过于单一

许多企业的人事档案管理都是采用干部人事档案管理制度。一般企业的内部员工档案为了方便进行查找和利用都是由企业的上级部门进行管理的，保密性和封闭性较强。这种单一的管理模式随着社会经济管理结构的改变、企业的不断改革变得越来越不适应。各种企业的不断涌现，企业的内部结构也越来越多，员工的结构更是变得越来越复杂，人员的流动性也在不断的增强，这一系列的变化都是对人事档案管理模式提出的要求和挑战。

（三）阻碍人才流动，限制了人才的发展

传统的干部人事档案管理制度由于保密性和封闭性较强，使得档案都是被牢牢的控制在企业的范围之内，这不但阻碍了人才的流动，还影响了人力资源的优化配置以及深入的开发。过度限制人才发展，在企业员工的自由以及工作的积极性方面都受到了极大影响，从而影响了工作的效率以及质量，进一步的影响了企业的发展，阻碍了社会经济的发展。

（四）利用人事档案对员工进行行政控制、谋取个人私利

由于传统的人事档案管理存在着严重的封闭性和内部性，这让企业领导能牢牢掌控住员工档案，造就了企业领导在管理行政方面的随意性，把员工的人事档案当成操纵员工的工具，以显示领导者的权威。对于领导不喜欢的员工就在他的个人档案上增加不好的言论，这种把员工档案当成自己私权的手段，对员工档案随意进行操控的行为，严重的影响了员工的发展。因员工的实际情况跟个人档案描述的不一致，导致其他企业无法进行正确的判断，造成了人才的白白流失。

（五）人事档案内容的严重欠缺

传统的人事档案资源只是对人员过去情况进行简单的记录，并没有根据员工的实际动态加以描述记录，不能真实的反应人力资源的实际情况，这样对人事档案管理制度优化以及发展的现实意义不大。同时，人事档案在记录过程中由于审核记录内容的意识不强，这也造就了档案内容中存在着许多学历造假、谎报年龄的现象。

（六）人事档案管理队伍整体素质不高

人事档案管理的工作人员是直接接触人事档案的第一人，能力的高低，品行的优劣都能对人事档案的管理产生影响。我国的人事档案的管理人员从整体水平上来看管理水平以及政治素养都不是很高，很多企业的档案室都是由其他的部门进行管理的，基层的工作人员中很多都是非正式的员工和外派的人员，还有一些企业的档案室是由即将退休的工作人员在管理。他们当中很多是没有档案管理这方面的知识的，信息化素质方面也不高。而且我国人事档案管理工作的队伍人数还是较为紧张的，比如有一些大型的企业拥有上千份的人事档案，但是只有一两个非专业人士的管理人员来对这些档案进分类整理。

三、新时期人事档案管理制度的改革和优化

（一）加强对人事档案重要性的宣传

人事档案管理部门可以以人事档案为依据为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续，还可以办理社会保险、确定退休年龄等等。因此要想让人们从整体上正确的认识人事档案，就要充分利用每个地区以及当地的企业的发展特点，结合网络、报纸、广播等媒体工具的力量，对人事档案的重要性以及作用进行广泛的宣传；让人们开始全新的认识人事档案。同时将人事档案科学合理的纳入到企业的人力资源管理工作中。只有在企业内部树立了良好的档案意识，才能有效的开展企业的人力资源管理工作。同时也可以使广大的人们群众深刻的认识到在社会竞争日渐激烈的情况下，无论是企业之间的竞争还是地区之间的竞争都是围绕人才进行的。

（二）创新人事档案的管理体制，丰富人事管理的多样化，打破人才流动的壁垒

在我国经济体系的不断发展和变革之下，随着企业和员工雇佣关系的建立和接触，人的根本属性也开始在社会人和单位人之间进行转变。在这种形式的影响下，我国的人事档案管理也要顺应这种新的变化，由传统的人事档案向社会人事档案进行转变，同时也要对人事档案的管理制度进科学的改革创新。目前市场经济飞速的发展，人才资源的属性改变也随之加大，人才的自由流动性也显得更为的主要，人事档案也要随之发生相应的变化以适应当下人才的流动趋势。

（三）促进人事档案信息化的建设

实现人事档案信息化管理是进行人事档案管理制度改革的重要目的。利用信息技术开发人事档案资源、提升人事档案的利用价值，实时的推进人事档案信息化的进程。同时人事档案信息化的建设也可以促进人事档案管理制度的改革，它们之间是相互促进、相互联系的关系。只有从传统的人事档案管理模式中脱离出来，才能将每个地区的档案资源变成信息数据加以保存，只有这样才可以有效的提高人事档案的利用率以及实现人事档案的社会化。

（四）创建人事档案监督体系

新时期，对干部队伍进行廉政建设的工作，加大了对干部队伍的审查力度，其中，干部队伍的人事档案中的年龄、履历等造假事件频频被曝光，许多贪污腐败官员纷纷落马。之后对各省官员的人事档案进行了严格的核查；其中上百名的干部因为档案问题而被停止任职。与此同时，社会也因为人事档案的丢失、造假等问题出现了许多的人事纠纷案件。因此加强人事档案的监督、强化人事档案的管控职能，建立科学合理的监督体系已然成为了新时期的要求。

（五）建立高素质的人事档案管理队伍

要创建高素质的人事档案管理队伍，就要对档案从业人员的培训时间、课程内容、培训效果提出更高的要求。由于企业的档案管理队伍人数较少，因此企业可以邀请人事档案管理方面专业的人士对本公司的档案管理员进行更深层次的培训，严格把控培训的课程内容，使其能真正运用到档案管理的工作中。这样不但能促进人事档案管理工作的进步，还能提高档案管理的工作能力。同时，加强对档案管理相关的法律法规的宣传，制定企业关于档案管理的规章制度，对违反规定的工作人员严惩不贷。

四、结语

在经济飞速的发展，企业日渐增多的社会，传统的人事档案管理模式和制度已经无法满足新社会对人事档案管理的需求。本文主要对传统的人事档案管理模式引起的人才流动问题、管理腐败问题、档案内容问题、管理队伍问题以及信息技术应用的问题进行了分析，提出了加强人事档案重要性的宣传、改革人事档案管理制度，打破人才流动的壁垒、加强人事档案信息化的建设、构建监督体系、创立高素质管理队伍等方面的改革与优化措施，以满足相关部门和企业对人才信息资源的需求。