信息化时代高校财务档案管理创新

李红光

[摘    要] 首先分析了信息化时代高校财务档案管理过程中的一些问题，相应地提出了一些创新性的解决办法。

[关键词] 信息化时代;财务档案;管理创新

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 19. 021

[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）19- 0048- 03

0      引    言

在过去处理各种各样财务档案的过程中，总会出现一些问题，传统的纸质形式已经逐渐被淘汰，而信息化时代要利用高科技技术，这样才能够更好地解决存在的实际问题。本文沿着信息化时代发展的主流方向，分析了现阶段高校财务档案管理的一些创新性办法。

1      信息化时代高校财务档案管理存在的问题

1.1   管理方式较为单一

既然是高校的财务档案管理，那么就要和普通的档案进行区分来看，不同的档案往往记录着不同的信息，而财务档案记录着学校的每一笔收入和每一笔支出，以及国家所投入的一些资金，又或者是在日常生活中的一些开销。这些财务档案的每一步都十分重要，如果出现了数据混乱，则很难在后来的发展过程中更好地分析以前的数据，也没办法总结出更多的经验，这样自然而然会导致一些问题的发生。不仅仅会对现阶段的财务管理产生一定的破坏，还会对未来的财务档案管理带来更多的影响。所以说牢牢抓住高校财务档案管理的一些特点，这样才能够更好地分析一些实际问题，避免分析问题过于理论化。分析实际问题时本文选取高校财务档案管理过程中的一些典型缺陷进行主要分析。首先就是管理方式比较单一，这也是大多数学校在财务档案管理过程中的通病。因为管理手段比较单一，就导致了效率比较低下。在信息化时代，很多时候都通过电子计算机进行财务档案管理。很多人也能够认识到信息化时代的重要性，但是却很难将计算机技术和传统的财务档案管理有效地结合起来，依旧通过一些人工计算的方式来解决一些实际问题，这样不仅容易出错，而且还效率低下。档案的保存方式也比较单一，这就容易导致数据丢失，会给一些人带来严重的影响，还会给学校的财务处理工作带来严重的麻烦。管理方式较为单一已经是常见的问题，长期困扰了各大高校的财务管理部门和其他工作人员，要想短时间内解决，还需要从多方面进行处理。包括对工作人员进行一定的培训，给学校的基础设施进行一定的更新等等，这些问题都需要重点考虑。解决管理方式单一不应该仅从其自身出发，还要考虑到一些细节的问题。如何了解高校财务档案管理一些特性，如何了解信息化时代的主要发展方向，这都是需要重点考虑的问题。

1.2   管理技术水平不高

接下来就具体分析一下管理技术水平包括哪些方面，依然要回到问题本身，明确高校财务档案管理过程中出现了哪些问题，而信息化时代有哪些特征，有哪些技术又是能够帮助人们进行财务档案管理。高校的财务档案管理往往是多方面的，一方面包括国家投入的资金，而另外一方面还包括学校的收入支出以及学费的管理，学生们的日常支出，科研费用等等。学校的日常建设这些都需要投入大量的资金，财务档案管理无非就是通过记录的方式将这些财务支出财务收入进行明确的数据处理，并且分析其内在的规律，探索出一定的数据模型，这样才能给未来的發展提供一定的经验，这样也是科学的发展道路。因为管理技术不足，才导致数据分析出现了一定的错误，仅仅能够获得一些数据或者是数据获取的都不够全面，记录下来之后就将档案封存起来，无法分析其内在的一些规律，无法通过现代化的一些计算机设备进行高效率处理，已经成为各大高校的通病。在财务档案管理过程中，因为涉及的内容是比较多的，而且每一步都是比较重要的，不能出现一点偏差，管理技术水平不足则成为主要问题。说到具体的技术问题，主要探讨的就是一些财务管理的系统，因为学校要建设一个单独的财务档案管理，就有专门的系统为学校服务，不能够用社会上的一些软件，否则很容易导致隐私泄露，也会导致学校的财务档案管理受到一定的限制。在开发系统的过程中，很多学校是无法独立完成的，要外包给一些科技公司，但是在处理的过程中或许受到资金的限制或者是受到技术水平的限制，财务档案管理系统往往比较落后，在后期维护的过程中也缺乏一定得更新，导致一些问题发生。又或者是在档案管理过程中技术人员对于办公软件的应用不够深刻，很多问题处理的不够明确，而且也不够高效率化，对于未来的发展造成了严重的影响。这些问题都严重地困扰着诸多的高校，管理技术水平不足属于核心问题，落实到根本上还是要不断地进行技术创新，不断地进行硬件升级，这样才是解决实际问题的根本途径。

1.3   管理意识淡薄

另外管理意识淡薄给信息化时代高校财务档案管理发展造成一定的阻碍，因为很多事情需要人为处理，如果对这方面出现了忽视，基础设施再先进，管理设备再全面也都是没有任何意义的。如果人不去主动的处理这些问题，那么就会将财务档案管理忽视，也会把一些关键的数据给忽视，就会产生各种各样的问题。这点可以分析生活中的一些问题，比如说想解决一些实际的问题，生活中的烦恼，又或是学习的过程中的一些困难，如果自身都不想主动地去处理这些问题，那么就会产生一定的消极态度，而且效率也不会太高。在学校进行财务档案管理的过程中，很多工作人员认为这项工作并不重要，又或者是在处理问题的过程中，仅仅通过一些简单的方法进行数据的记录，认为只要留存下来就是根本目的。但是却忽视了其中一个关键的问题，要把数据转化成有用的信息，这样才能供人们参考，并不是所有人都能够从海量的数据中得到有用的内容，需要有专业的人员在其中发挥重要的作用，如果说连专业的人员管理意识都比较淡薄，那么这项工作是很难做好的。

2      信息化时代高校财务档案管理创新方法

2.1   有效地利用信息化技术

所有的问题落实到最后还是要考虑如何提升一些自身的技术手段，这样才能够进行创新性的管理方法，给高校财务档案管理带来更多的帮助，迎合新时代的发展，做出更多的成就。首先就是有效地利用信息化技术。信息化技术无非就是通过电子计算机技术与互联网进行一定的数据处理，能够进行高效率的工作方式，能够利用办公软件，通过一些高效率的数据收集方式给人们带来更多的帮助，摆脱传统的调查和人工手写方式，这样就改变了档案保存方法。有效地利用信息化技术，首先要保证学校的信息化系统足够完善，这样在财务档案管理处理的过程中能够高效快速的收集数据，仅仅以个人为主体就能够将数据上传，这样便减少了数据收集的时间，也能够保证数据的安全性。这种方式在人们的生活中也深有体会，无论做什么工作或者是学习，用一些信息化数据就可以有效地调查到相关内容，而且也能够通过办公软件快速地处理数据，从海量的数据中迅速地画出曲线，以此来分析财务档案管理过程中的问题，并能够有效地解決财务问题。对于每一笔收入每一笔支出都能够准确地记录下来，传统的纸质方式很容易导致数据丢失，还会受到各种各样的破坏，而存储在计算机当中则可以通过云服务来实现高效率的工作方式，即使存储几十年都不会丢失。总而言之，有效地利用信息化技术已经成为时代的发展方向，也是高校财务档案管理过程中的创新方法之一。

2.2   建立完善的信息服务体系

同样建立完善的信息服务体系也是十分重要的，不能够仅仅考虑一些人类因素的影响和外界环境因素的影响。在财务管理过程中，虽然说会受到实际情况的一些破坏，但是如果有一个完善的信息服务体系，这样在财务档案处理过程每个人都能做出贡献，每个人都能够将自己相关的数据上传到学校的信息服务系统，这样财务档案管理过程中会节省很多的时间，也能够给工作人员带来更加高效的方式。以个人为主体上传数据则显得较为安全也较为便捷。而且在信息化时代所倡导的是人人都可以通过一个电子设备就能更好地去解决实际问题，而不是说仅仅由一个部门去收集调查，这样不仅仅会浪费大量的时间，还会导致数据不准确，拖慢时间就相当于浪费成本，就相当于给学校带来了更多的麻烦。完善的信息服务体系还需要根据实际情况进行分析，还希望能够有利于广大的师生。在财务档案管理过程中分析出更多的问题，能够将资金合理分配。

2.3   建立有效的反馈机制

另外有效的反馈机制也是十分重要的，财务档案管理过程中发现这样一个问题，如果说不能够听取广大师生的意见，往往建立的模型是有一定的偏差的，而且信息服务系统也是有一定的错误的，如果还按照传统的方式进行档案管理，那么就会出现各种各样的问题。档案是记录信息的重要方式，虽然说现代是信息化时代，人们愿意通过计算机进行处理信息，开放的服务系统也能让更多人参与其中，但是如果没有一个很好的反馈机制，人们还是不能够听到更多的声音，也听不到师生的意见，那也是没有任何现实意义的。建立一个完善的信息档案管理系统，是为了给财务管理带来更多的帮助，而财务管理又是希望给师生的正常生活带来一定的帮助。无论是学校的科研还是学校的投资建设等等都要用到一定的资金。资金要进行合理的分配，就需要根据档案中记录的数据进行一定的分析，这样才能够有效地预测未来的一些情况。完善的反馈机制是实现学校公平化的重要手段，也是财务档案管理的有效提升措施。

2.4   强化信息档案处理流程

做什么事情都要优化流程，在强化信息档案处理过程中要明白一个问题，对每一个环节都进行充分的优化，这样能够避免意外因素，同时对于财务档案管理也能够有着更多的帮助。在高校发展的过程，信息化技术可以说是走在前沿，很多学校都有足够的资金，在完善档案处理流程的过程中要明白数据的收集来源是如何，数据处理又通过怎样的模型，数据后期使用的过程中要有什么样的规矩，这样才能够解决实际问题，也能够保证每一个步骤都足够安全。

3      结    语

总而言之，财务档案管理因为其自身的特殊性需要着重关注，更需要一些高素质的人才利用信息化时代的技术进行充分处理，才能给学校的财务带来更多的帮助。

主要参考文献

[1]黄莉琴，杨丽娜.档案数字化管理模式在高校档案管理中的重要作用探讨[J].兰台内外，2019（2）.

[2]杨舒丹.西安电子科技大学档案馆荣获教育部直属高校档案信息化工作先进单位和高校档案工作先进个人荣誉[J].机电兵船档案，2018（6）.