浅谈财务档案管理信息化建设

谭雪丽

摘 要：信息化的财务档案是财务部门记录和反映经济活动并归档保存的重要专业历史资料。当前，信息化建设已经成为推动我国社会变革，向国际化接轨的必由之路，财务档案管理也要积极探索信息化建设的路子，只有这样才可以建设好电子财务档案，提高财务档案管理工作水平以及财务管理工作效率。

关键词：财务档案；管理；信息化建设

一、财务管理信息化建设的必要性

随着财务工作范围的拓展和管理要求的提高，改进财务档案管理手段和提高管理效能的问题迫在眉睫。而建设电子财务档案，实现财务档案的网络化管理，既是适应现代化管理的需要，也是搞好企业财务档案管理的必然选择。将财务文件档案转变为电子信息，即电子介质的财务档案后，可以存储于磁盘、光盘及移动设备中，这种虚拟数据模式下的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料在携带、传输及使用方面都更加方便灵活。较之传统的财务档案，电子财务档案具有无可比拟的优点，能够较好地适应高数据量的财务档案的发展需求。具体表现在：电子财务档案易于修正、复制和重置，便于、携带和传递；电子财务档案的存储形式多样，既可以存储于软盘、硬盘、光盘中，也可以打印输出到纸质材料中。另外，随着信息科学的发展，当前数据统计分析的软件很多，以信息化方式存储的数据便于计算、分析，能够方便、快捷获得所需结果。而且，财务档案信息化后，还可以通过计算机操作和网络交流，满足档案信息资源共享、无纸化查阅等目的需求。这样既节约了办公成本，避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损，还有利于专业管理，便于档案资源的统一整合，极大地提高了工作效率和工作质量。

二、财务档案管理信息化建设的内容

（一）完善基础设施建设

硬件平台和网络平台是档案管理信息化建设的基础设施，而信息软件的建设是档案管理信息化能否成功实施的关键。系统软件為使用者管理和运用计算机系统中各项资源的程序带来方便，而应用软件则让使用者方便解决具体应用问题的程序。

（二）加快档案数字化进程

首先，建立高效的信息档案数据库，将馆藏文件目录建立数据库，使用扫描、刻录或数码相机等信息采集技术和设备，将纸质数据文件有效地转换成数字化文件；其次，档案信息数据库的建立需要保障其质量和完整性。

（三）加强应用系统建设

这是利用档案信息资源和建设档案网络时所需要的技术支持。在应用系统建设时，针对信息保密工作和资源共享工作全面地进行完善，尽可能做到最好，健全完善网络安全体系，要处理好信息保密与公开关系，更好地实现信息高效利用。

三、财务档案管理存在的问题

（一）财务档案管理不够严谨规范

财务档案管理的不规范体现在诸多方面，一些单位尤其是机构较小的单位由工程技术人员兼职担任财务人员，或者由于编制等原因兼职、财务外包情况较多，造成会计处理不当，账目混乱，甚至引发机密资料外泄，造成重大损失。还有些实行国库集中支付制度的单位，领导对会计核算和财务管理质量不重视，只设一位报账员，而没有独立的管理体系，也就更谈不上规范信息化的建设。

（二）队伍整体素质不高

从事财务档案管理的人员中，既能够运用现代化技术手段搜集和整理档案，又能够将纸质档案转换成数字化档案的非常少。这并不是财务部门工作人员缺乏，而是具有财务档案管理信息化专业技能的人员匮乏。

（三）财务信息化管理流于表面

随着电子化逐步取代纸质化后，电子财务信息的数据整理也面临诸多问题。首先，很多单位的纸质会计财务档案在整理、装订时类别不清，更新不及时，往往导致数据统计不够权威和有效。转化为虚拟数据库后，许多部门仍存在资料管理低效的问题，数据冗繁和重复的现象屡见不鲜，致使信息化后的财务状况提效有限。

四、加强财务档案信息化建设的策略

（一）健全财务信息化管理制度

健全和完善财务信息化管理制度，打造规范化信息处理体系。首先，健全财务报告分析制度。财务会计报告是一个单位的经济运行状况的综合反映，报告的质量高低直接关系到单位的运作。财务会计报告的关键是数字真实、计算准确、内容完整、报送及时，能满足对外对内信息需求者的要求。可以借助信息处理的及时性、精确性和完整性来保障财务报表的分析报告质量。其次，会计档案管理规范化。对纸质财务档案的管理要求，应严格按照规定进行保管、调阅、鉴定和销毁。电子信息性质的财务会计档案管理也要制定并遵循管理规定，确保档案信息的安全性和规范化。最后要规范核算制度，健全财务管理监督制度。

（二）领导高度重视和大力推动

领导是财务档案治理信息化的真正推动者，领导者的信息化意识的高低决定了信息化建设的力度、进度和深度。领导者要树立科学的治理观念，摆脱传统思维的束缚，熟悉到计算机和网络技术应用于财务档案工作的真正意义。为此，领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以充分投入，把财务档案治理信息化纳入工作计划和考核范围；主管财务工作的领导，要经常过问此项工作，了解财务档案工作情况，提出要求，下达任务，指导财务档案人员依法开展工作，帮助解决工作中存在的实际困难。

（三）加强财务档案信息网络建设，确保档案使用的实效

档案管理信息化带来的档案信息在传输、分析上的便捷，极大地提升了档案材料的利用率。档案信息的充分利用，是建立完善的财务档案信息网络的基础准备。将财务档案网络信息化处理后，既可以将财务会计文档、文件直接进入或转换进入档案数据库，这样大大减少了档案管理人员的重复录入工作，也保证了档案信息的完整性和同步性。由于水利建设工程中财务信息量大、保障要求高，仅凭有关人员的经验来处理问题还不够，必须引进并参考智能化程度较高的相关辅助决策系统。

（四）提高财务档案管理人员的信息化素质

建设一支高素质的财务档案干部队伍，是财务档案管理信息化的重要基础。加强财务档案人员的继续教育，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。

（五）加强财务档案管理的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期，应该有财务部门和档案部门人员共同协商，分别从财务治理角度和档案治理角度提出设计思路，考虑各方面的需要，从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠，提高效率。在财务软件方面，应采用一定的安全保密措施，实行电子签单制度，建立和健全财务档案治理责任制、电子文件签入/签出制度、安全日志制度，从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。

五、总结

综上所述，在以网络和信息技术为主的信息化时代，网络经济将成为一种普及的经济形式。财务档案管理信息化是会计信息化的一部分，在财务人员和档案管理人员的共同努力下，财务管理部门和档案管理部门要充分发挥自身优势，把财务档案信息化建设工作打造成为现代化建设中的一个亮点，努力为经济发展提供优质高效的服务。

参考文献：

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[2]张宇.浅谈财务档案管理信息化建设[J].齐齐哈尔工程学院学报，2015（1）：94-95.

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